理论教育 程序控制法:标准化控制的关键和原则

程序控制法:标准化控制的关键和原则

时间:2023-06-05 理论教育 版权反馈
【摘要】:程序控制法也叫标准化控制。实行程序控制,需要将单位各项业务处理过程用文字的说明方式或用流程图的方式表示出来,以形成制度并颁发执行。程序控制的关键是实行牵制控制,这是在设计程序时必须遵守的原则。程序控制也是典型的事前控制方法,它不仅要求按照牵制的原则进行程序设置,而且要求所有的主要业务活动都要建立切实可行的办理程序。

程序控制法:标准化控制的关键和原则

程序控制法也叫标准化控制。它是对重复出现的业务,按客观要求规定其处理的标准化程序作为行动的准则。进行程序控制,有助于单位按规范处理同类业务,有科学的程序和标准可依,避免业务工作无章可循或有章不循,避免职责不清、互相扯皮等;有利于及时处理业务,提高工作效率;有利于减少差错暴露或查明差错;有利于追究有关责任人的应负责任;有利于及时地处理和解决问题等。实行程序控制,需要将单位各项业务处理过程用文字的说明方式或用流程图的方式表示出来,以形成制度并颁发执行。如制定现金管理制度、材料采购、核算、领用办法、固定资产管理办法、产品成本计算规程及各种业务操作方法等。

例如,规定现金支出的处理程序是:

(1)报销人提出原始凭证;

(2)交由负责人签字;

(3)交由会计人员编制记账凭证;

(4)交由出纳员支付现金。

程序控制的关键是实行牵制控制,这是在设计程序时必须遵守的原则。牵制控制在国外也称事务分管或分科制度。即把一些不相容的职务避免由一人担任,必须同时由多个人掌管的一种控制。例如,在一个企业经营过程中,把经济业务分不同环节和不同科别,由业务部门(合同担当人)、财会部门(会计担当人)和仓储部门(保管担当人)等分别管理,实行牵制性控制。必须把经济管理的权限和责任范围经过科学划分,形成各部门之间对一项经济业务相互核对和相互牵制的管理体制,根据会计组织和事务组织的结合进行内部验证。由于现代牵制控制已超越钱、账、物分管的范围,因此,它的作用不仅在于防止差错、堵塞漏洞、保护财产安全,而且对整个企业管理都起着重要作用。现代职务分管控制一般包括以下五方面的内容:(www.daowen.com)

(1)某项经济业务的授权批准职务与执行职务实行分管。审批支付货款的人员不能同时担任出纳;有权审批材料的人员不能同时担任仓库保管员。

(2)货币资金出纳职务与总分类账记录职务实行分管。出纳员只处理货币资金的收支及保管,记现金出纳备查账,而现金日记账银行日记账和总分类账应由其他人员登记,以便相互制约,杜绝舞弊;如果出纳人员兼管现金、银行存款日记账,则总分类账必须由别人登记,并要对日记账进行经常性的检查。在国外,企业一般设财务主任及主计长两个并行的职位,款项收支由前者管辖,会计工作由后者管辖。

(3)物资的保管职务与物资的记账职务分管。仓库的保管人员不能担任材料明细账的工作,否则,就可能伪造账目,进行贪污舞弊,并能做到“账实相符”。

(4)财物保管职务与财物账实核对职务实行分管。财产清查的账实核对工作不能由单独的财产保管者担任,银行存款调节表的核对不能由银行日记账经手人一人担任。

(5)经济业务的执行者与经济业务的记账职务应实行分管。会计部门与经济业务部门分别设置,采购员、售货员不能兼任记账工作。

程序控制也是典型的事前控制方法,它不仅要求按照牵制的原则进行程序设置,而且要求所有的主要业务活动都要建立切实可行的办理程序。任何业务的处理程序都要与单位的机构设置、人员配置相吻合;任何业务程序都要有助于制约错误和弊端;同时,还要注意程序的经济性与有效性,既不能烦琐与重复,也不能过于简单或存在漏洞。

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