一份完整的、科学的谈判方案应包括以下几个方面的主要内容:
(一)谈判主题
所谓谈判的主题就是参加谈判的目的。谈判主题应根据谈判的内容和类型进行确定。一次谈判一般只确定一个主题,对谈判主题的表述要做到高度概括、简洁明了。比如,一项关于汽轮机转子延迟交货索赔方案的主题是“解决汽轮机转子延迟交货问题,维持双方长期合作关系”。
(二)谈判宗旨
谈判宗旨包括谈判目的、谈判原则和谈判指导思想。例如,为解决我企业产品长期存在的质量问题,计划从国外引进一套生产流水线。在设备购进的谈判中,要坚持合法、平等、公正的原则,切实做到目标与效率的统一,既要坚持目标、把握机会、回避风险,又要紧贴市场、货比三家。为防止失误,除组织有经验的技术人员参加谈判外,还要聘请专家共同参与,防止出现失误造成损失。从技术交流、技术谈判、商务谈判、出国考察,到现场试运行、设备验收以及索赔均由该谈判组成员负责到底,无特殊情况中途不得换人。
(三)确定谈判目标
谈判目标是谈判活动所要达到的最终目的,为谈判人员提供了奋斗方向,是企业所追求的经济效益和社会效益。谈判目标的确定必须合理,如前所述,谈判目标应具有层次性,包括最高目标、最低目标和中间可接受目标。以设备的引进为例,谈判目标指设备的各种技术指标参数、各种性能标准、成交价格及其他交易条款的要求。比如,引进的生产设备确保是国际先进水平的目标;生产效率、技术性能指标与有关合同参数相符合的目标;设备可靠性、安全性、节能性等符合国际标准的目标;争取以低于100万美元的CIF 价成交,并于2010年9月前交货的目标。
(四)选择谈判对象
在谈判之前,选择合适的谈判对象,认清谈判对象的优劣势,了解谈判对象的期望值,这样才能够在谈判中控制局面,以自身的优势获得谈判终局的胜利。
在选择谈判对手时,一般应确定在三个以内。如果谈判内容广泛,交易比较复杂,可将对手确定在两个以内。否则,对手过多,会分散己方注意力,难以处理和控制复杂的谈判过程。谈判另一方也因竞争对手较多而失去谈判的信心,反而不利于谈判进行。对于一次性买卖,谈判对手的数目则不必受到限制。如果是大项目,企业可以采取招标的方式,在对方报价的基础上,确定谈判对手。
(五)选择谈判人员
谈判人员是谈判活动的主体,是谈判活动必不可少的要素之一,谈判人员素质的高低、能力的强弱直接影响谈判的结果。商务谈判人员一般都是经验丰富、知识面广、能力强的高级人才,同时又是某一领域的专业人才。
(六)确定谈判议题
谈判议题是指谈判各方所共同关心并希望解决的问题。一项商务谈判活动包括的议题较多,主要包括一到两个主要议题以及大量的次要议题。例如,在商品买卖谈判中,商品的质量、价格、交易数量、交货时间、交货地点、运输、保险、货款支付方式、违约责任等都是谈判议题。
列出所有谈判议题后,就应按优先顺序对这些议题进行排序。确定哪些议题(或交易条件)是最重要的,哪些是次要的,哪些是最不重要的。可以将这些议题按其重要性划分成三组:非常重要、一般重要和不重要。同时,谈判者还必须就这些议题之间的关系做出判断:是相对独立的,还是相关联的。
在对谈判议题进行优先排序后,谈判者应与谈判另一方就相关情况进行核实,以确定对方预备的谈判议题清单。这样将谈判双方各自准备的清单结合起来,就可以确定谈判议题的最终清单。谈判开始之前,双方应该明白无误地确定他们即将商讨哪些议题。
(七)确定谈判议程(www.daowen.com)
谈判议程分通则议程与细则议程。
通则议程是谈判双方共同遵守的日程安排,一般要经过双方协商确定。通则议程通常包括:双方讨论的中心议题,议题讨论的先后顺序,谈判总体时间及各阶段的时间安排,谈判中各种人员的细节安排,谈判地点及招待事宜等内容。
细则议程是根据通则议程拟订对谈判事项涉及的细节的安排,是己方谈判方案的具体体现,具有保密性。其内容一般包括:对外谈判中口径的统一,如文件资料说明、发言观点、证明材料、提供的证据等;对谈判过程中可能出现的各种情况的对策安排;己方发言的策略;谈判人员的调整策略;谈判时间的安排策略;谈判期限控制策略等。
1.谈判时间与谈判期限安排
(1)谈判时间。谈判时间包括谈判的开始时间、谈判各阶段的起点时间与时间跨度等。谈判时间安排就是要根据各谈判议题的重要性及复杂程度进行时间确定与分配。
(2)谈判期限。谈判的期限与谈判的效率直接相关,现代谈判是否成功的一个重要评判标准就是谈判的效率,因而谈判期限的安排非常重要。
所谓谈判期限通常是指从谈判的准备阶段起到谈判的终局阶段的结束日期。谈判期限要从有利于解决问题,促成谈判,提高谈判效率等方面加以确定。所确定的谈判期限要明确、具体,有伸缩性,能够适应谈判过程中的情况变化。
2.谈判地点的选择和安排
商务谈判中可供选择的谈判地点有三种类型,即己方所在地、对方所在地和第三方所在地。这些地点各有优缺点,谈判人员应注意趋利避害。
(1)己方所在地。
谈判应尽量争取在己方所在地进行,一般而言,在己方所在地进行谈判能占据天时、地利、人和的优势。具体来说,具有心理上的优势、掌握谈判的主动权的优势、控制谈判议程、日程优势等。
(2)对方所在地。
在对方所在地进行的谈判称为客场谈判。客场谈判也有一定的优势:谈判人员可全身心投入谈判,不受外界干扰;进退自如,不受过多客观条件的限制;决策果断,易于发挥谈判人员的能动性。
(3)第三方所在地。
第三方所在地亦即中立地,在第三方所在地谈判,双方处于相同背景的环境,有助于创造一种冷静的气氛,排除了地点对双方的影响,在不受任何干扰的情况下,双方可以心平气和地讨论问题,便于消除误会,提高谈判效率。
(八)确定谈判的基本策略谈判的基本策略是指谈判者为了达到和实现自己的谈判目标,在对各种主客观情况充分估量的基础上,拟定采取的基本途径和方法。谈判准备阶段,应该对己方谈判过程中需要采取的策略在谈判团队之间充分地商讨,确定基本的谈判策略,并对对方可能采取的谈判策略进行推测,制订相应的策略及应对方案。
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