场景回顾

某美容连锁企业最近研发推出了几款新产品，总部想在当地举办一个新产品推广的新闻发布会，并借此契机扩大企业的品牌影响力和宣传力度。

新闻发布会的筹备工作落到了曹经理所在的行政部，并由曹经理全权负责筹办。新闻发布会是一项严谨而重大的工作，公司对新闻发布会活动也非常重视，曹经理压力非常大，因为之前没有负责过这一类的新闻发布会，所以立即召开了部门会议，希望广纳意见，商议如何筹办此次新闻发布会。

场景解读

新闻发布会，又称记者招待会，是社会组织直接向新闻界发布有关组织信息、解释组织重大事件而举办的活动。对于企业来说，新闻发布会是企业与媒体打交道的一次好机会，值得珍惜，同时也是企业形象拓展的重要渠道，如果策划欠妥，期间表现不佳，企业整体形象无疑将大打折扣。要举办成功的新闻发布会，策划和布置安排都尤为重要，不能有丝毫疏忽。

举办成功的新闻发布会，不仅在活动前要有充足的准备，还要注意发布会活动中的细节安排与调节，只有这样才能确保发布会圆满成功。

专家建议

1.新闻发布会的筹备

（1）选择标题

新闻发布会一般针对企业意义重大、媒体感兴趣的事件而举办，因而标题要切合主题内容，这个标题要在关于新闻发布会的一切表现形式上呈现，包括请柬、会议资料、会场布置和纪念品等。

在选择标题时，应该说明发布会的主旨内容，通常情况下，需要打出会议举办的时间、地点和主办单位。有时，也可以为发布会选择一个具有象征意义的标题，采用主题加副题的形式，副题说明发布会的内容，主题来表现企业要表达的主要含义。

（2）确定时间

新闻发布会的时间通常也是决定新闻何时播出或刊出的时间。多数平面媒体刊出新闻的时间一般是在获得信息后的第二天，因此要把发布会的时间尽可能安排在周二至周四这个时间段，会议时长控制在一个小时左右，这样可以相对保证发布会的现场效果和会后的见报效果。

发布会应该尽量不要选择在上午较早或者晚上，有一些以晚宴酒会形式举行的重大时间发布，也会邀请记者出席，但应该把新闻发布的内容安排在最初的阶段，至少保证记者的采访工作可以比较早的结束，确保媒体次日发稿。另外，在时间选择方面，还要避开重要的政治事件和社会事件，媒体对这些事件的大篇幅报道任务，有可能会冲淡企业新闻发布会的传播效果。

（3）安排地点

新闻发布会的地点既可以选择在户外，也可以选择在室内。根据发布会的规模大小，室内发布会可以安排在企业的办公场地或者选择酒店。酒店有不同的星级档次，从企业形象的角度来考虑，重要的发布会应该选择五星级或者四星级酒店为宜。

（4）摆放席位

新闻发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放。特别要注意主席台人员，并摆放相应的席卡，以方便记者记录发言人的姓名。摆放的原则是职位高者尽可能地靠近前排靠近中间。摆放“回”字形会议桌的发布会现在也比较多见，发言人坐在中间，两侧及对面留给新闻记者，这样不仅便于沟通，而且有利于摄影记者拍照。另外，要注意席位的预留，一般在后面准备一些无桌子的坐席。

（5）准备资料

新闻发布会的主题材料应该预先准备，并留足份数，包括发言稿、新闻通稿、宣传材料等，记者提问提纲应该事先充分讨论，统一认识、口径，由专业人士起草、打印。提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当、按顺序摆放，再在新闻发布会会前发放给新闻媒体。顺序依次为：会议议程、新闻通稿、演讲发言稿、发言人的背景资料介绍、公司宣传册、产品说明资料、发布会纪念品、企业新闻负责人名片、空白信笺和笔。(www.daowen.com)

（6）其他安排

会场最主要的道具是麦克风和音响设备，一些需要电脑展示的内容还包括投影仪、投影幕布、笔记本电脑、上网连接设备等，相关设备在发布会前要反复调试，保证不出故障。

现场的背景布置和外围布置也需要提前安排，新闻发布会的背景要衬托会议主题，在设计和选材上也要有一定的考虑，尽量不要有异味，还要具有不反光和高清晰的特点，这些对新闻发布会现场的气氛营造和媒体摄像都大有好处。

另外，在大堂、电梯口、转弯处要有指示欢迎牌，酒店通常有这项服务，事先可安排礼仪小姐迎宾，如果是在企业内部召开发布会，则安排相关员工做好引导工作。

2.邀请记者

（1）邀请技巧。既要吸引媒体记者参加，又不能过多透露即将发布的新闻内容，适当地制造悬念可以吸引记者对发布会新闻的兴趣，如果事先透露太多，往往容易造成新闻资源的破坏，从而降低记者的兴趣，新闻便难以发布。

（2）邀请数量。既不能过多，也不能过少，一般以邀请与自己联系比较紧密的商业领域记者参加为主，也可以根据发布会的性质和内容作适当的调整。

（3）邀请时间。邀请时间一般要提前3～5天为宜，发布会前一天再做适当的提醒。

（4）邀请方式。联系比较多，或者非常熟悉的媒体记者可以直接采取电话邀请的方式，相对不是很熟的媒体或者发布会内容比较严肃、庄重时，则应该采取书面邀请函的方式。

3.新闻发言人的确定和准备

（1）新闻发言人的选定。新闻发言人代表着公司的形象，对公众认知会产生重大影响，新闻发言人一般应具备以下几个方面的条件：

1）具备较强的沟通传播能力，知识面要丰富，要有清晰明确的语言表达能力、倾听的能力以及敏捷的反应能力，另外还有身体语言要整洁、大方、得体等。

2）具有执行原定计划并能够加以灵活调整的能力，有现场调控能力，可以充分控制和调动发布会现场的气氛。

3）身份头衔。新闻发言人一般应该在公司身居要职，有代表公司讲话的权力。

（2）新闻发言人的会前准备。在新闻发布会上，通常在发言人正式讲话以后，会有一个记者问答的环节，通过双方的沟通，增强记者对整个新闻事件的理解以及对背景资料的掌握，新闻发言人的充分准备和现场亲和力，有助于发布的新闻素材得到进一步的升华。

（3）在发布会过程中，对于记者的提问应该认真应对作答，对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地谢绝，对于涉及企业秘密的问题，有的可以直接、礼貌地告诉记者这是商业机密，一般来说，记者也是可以理解的，有的则可以委婉作答，不宜采取“无可奉告”的方式。对于复杂而需要大量时间解释的问题，可以先简单答出要点，邀请其在会后探讨。

逸马点睛

成功的新闻发布会取决于周密的筹备和对媒企关系的正确把握。