场景回顾

公司已经搬进新办公室快一个星期了，大批的办公电脑还没有配置到位，不仅严重影响了行政部门的日常工作，而且造成了其他部门对行政部工作的强烈不满，行政总监李杰真是气不打一处来。

鉴于新入职的员工比较多，并且部分原有电脑已使用多年，不能满足目前的办公需要，公司搬家之前，行政部决定在新的办公室换一批新电脑。由于采购的金额和数量比较大，公司决定由采购部门负责采购。但是采购部门迟迟不见行动，眼看第二天就要搬进新办公室了，采购还没有落实工作。采购部门不断推脱工作没有进展不是自己的责任，李杰也坚持自己已经亲自向某采购员交代清楚关于电脑采购的事，现在两个部门、两个负责人就这样相互推扯着……

问题分析

在企业管理体系中，行政部门的作用是协调功能。行政部门通过对各部门在执行工作计划的过程中所发生的矛盾冲突进行调解，使企业各部门之间能够团结和协调一致，维持企业的稳定和正常运行。案例中的情况却引人深思，行政部门在日常工作中能够协调各部门间的关系，但是当行政部门和其他部门有工作往来或者有矛盾的时候，他们又该如何协调呢？我们能协调别人的关系，但是当问题发生在自己身上时反而不会协调了，怎么办？

这个问题最好从三个角度来思考：第一，行政部门在平时的工作中对采购部门的需要是否服务好，支持到位，如果行政人员忽视了他们的诉求也同样会影响采购工作的顺利开展；第二，采购部门是不是效率低下？还是计划执行力差，以至于耽误了行政的工作？第三，行政和采购两个部门间的沟通是否到位，如果采购没有真正理解行政的要求，自然难以完成工作。

参考建议

1.建设具有执行力的内部氛围

企业行政管理非常繁杂，要勤管，要精管，要有人敢管，要会管。但是，光有管理者的胆识和魄力是不够的，如果部门间各自为政，互相推诿，毫无团队精神，则无法达到高效管理的初衷。所以，要大力加强建设具有执行力的内部氛围，只有不折不扣的执行力，才能从根本上提高团队的协作效率。提升团队执行力是一个长期的过程，不能松懈。

2.在得到他人服务之前先服务好他人

行政管理的实质就是服务。从服务的角度考虑，行政部门要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务干得再出色，也不会成为企业关注的“中心”，因此，行政管理的理想境界应该是“润物细无声”。(www.daowen.com)

行政部门最忌讳处处显示自己的存在，与其他部门抢镜头、争荣誉。行政部门应该像一部自动化程度很高的机器，这头原料（任务）进去，那头成品（结果）出来；其中的许许多多曲曲折折，都消化在行政体系之内，切忌为自己评功摆好，四处张扬。只有踏踏实实地为其他部门、为其他同事服务到位，给予工作上的支持和帮助，才能够赢得他人的尊重。

3.发挥本部门的主观能动性

尽可能地减少对其他部门的依赖，在获得其他部门同事配合与帮助的同时，自己必须主动、积极地工作。因为本部门负责的工作只有自己最清楚该如何去做，工作标准是什么，需要达成什么样的目标，还存在哪些问题。而其他部门在参与协助时，可能考虑得没这么多、这么透彻，也缺乏更强的责任心，因而工作要尽可能在本部门内完成。

有些部门的工作因为其特殊性，往往不能由其他人替代，必须由本部门独自完成。另外，有些部门自身工作比较繁忙，再过多地参与行政部门的协调支持，势必会力不从心，处于两难的境地。不协助会被认为不配合工作，没有大局意识；协助的话，自身还有许多工作要做，造成工作焦虑，效率降低。

4.明确责任人

在需要其他部门协助时，一定要明确对方的对接人，也就是责任人是谁，尽量以书面形式告知对方协助的事项内容，并让对方签字确定。明确责任包括三点：谁负责、负责做什么、完成的时间。只有责任明确了，事情才会清晰，效果才会明显。

5.赢得其他部门人员的尊重

成功的行政管理者要赢得各个部门人员的尊重以确保高效地协调各方工作，必须具有相当的个人魅力和品质。行政管理人员尤其是行政总监必须具备较强的办事能力、良好的工作作风和出众的个人品质魅力，而自身素质修养尤为重要。在协调各个部门的日常问题时，必须做到公正、坦率，同时更需要信守诺言。

逸马点睛

建设具有执行力和沟通合作意识的内部氛围，将有效提高企业的工作效率。