场景回顾

小张刚从业务部门调入办公室两个月，面对一大堆文件，不知道怎么管理、怎么分类，昨天领导突然急着要小张寻找一份合同，小张在文件柜翻了半天才找到，领导非常不高兴，责备小张要将文件分类管理好，以便随时抽调查阅。

小张之前没有文件的管理经验，而领导明确要求在短时间内将公司所有文件都存档管理好，小张在工作上显得束手无策。

场景解读

在公司里，各种文件不计其数，且随着时间的积累逐年增多，如果没有科学有效的管理方法，很难在一大堆资料中找到自己需求的文件。不能及时找到需要的文件有可能影响到其他工作的进程，如果不小心丢失或者销毁还可能造成巨大的损失。

小张对公司以前的文件了解不详细，而且之前也没有办公室文件管理的经验，缺乏科学有效的管理方式，所以才会出现上述案例中的一幕。其实，文件管理并不复杂，只要掌握科学的管理方法，数量再多的文件也能随时迅速地抽调查阅。

公司文件的管理最主要的是要学会分类存储，针对不同的文件按类型、用途分区域存储。除此之外，还要心思细腻，对文件管理工作有高度的责任感，认真处理每一份文件，防止遗漏或者丢失。

专家建议

企业文件资料主要分为两种方式：一是纸质实物文件资料，二是电子档文件资料，其管理方法大同小异，重点都在于文件分类和专人专管。

1.纸质实物文件资料的管理

（1）如果是中途接手文件管理工作，应该先盘查清理公司原有的所有文件，进行有效的划分归类，然后再将日常工作中产生的文件资料及时按原有类型储存管理。

（2）文件分类标准

1）按用途性质分类。按用途性质进行分类可分为办公管理、人事管理、财务管理、行政管理、公文管理、合同管理、客户管理、客户服务管理等。具体的文件划分可根据自己公司的经营性质来命名区分，但一定要详细、清楚，便于后期查找。

2）按部门区别分类。按照部门区别来进行文件分类也是一种不错的方式，具体细节划分，可以根据企业的部门设置来调整，这样可以有效地分别文件类型，在简短的时间内迅速找到想要的文件资料。

3）按时间年月分类。在企业文件量不多的情况下，我们也可以考虑根据文件制定产生的年月顺序来依次进行归类划分。(www.daowen.com)

4）按常用程度分类。如果是一些小企业，文件数量少，也可以按照企业文件的常用程度分为常用文件和不常用文件两大类来进行管理。

（3）文件编号。文件分类摆放以后，要在文件档案盒上注明该盒内装的是什么文件，并准备一个文件登记本，记录每个档案盒内的文件具体内容，进行对应的编号，防止遗漏，方便查找。

（4）专人专管。企业办公室文件资料应与其他资料区分开，设定专门的档案管理室、档案管理柜进行妥善保管，另外应安排专人负责文件的全权管理，落实责任。

（5）保密备份。针对一些重要的公司文件资料，要适当地复印备份，防止文件丢失造成重大损失；对于一些机密性的文件，要提高责任感，做好相关的保密处理。

（6）文件管理交接。如果文件管理员调离工作岗位或者离职，应该提前做好交接工作，防止因交接工作不清等因素造成文件管理重新混乱。

2.电子档文件资料的管理

随着计算机在企业工作中的广泛使用，很多企业都采用了无纸化办公。电子档文件资料，便于保存，可以节省不少的空间资源，而且能够快速方便地传送。电子档文件资料的管理方式与纸质文件资料管理基本相同，除了上述的纸质文件管理方式以外，电子档文件在管理上有如下几个方面值得注意。

（1）统一管理文件存储空间。最好是安排独立的专用计算机进行文件的管理工作，重要文件应复制备份，防止因病毒等其他非法侵害造成文件的损失。

（2）确定并登记好文件信息的存放位置和存放形式，最好以文件的内容命名，文件实名管理有利于文件的自动检索查找，便于对实名文件进行各种控制操作（如建立、撤销、打开、关闭文件等）和存取操作（如读、写、修改、复制、转储等）。

（3）电子档文件资料储存管理有多种介质可供使用，如硬盘、软盘、光盘、U盘、记忆棒等。这些介质的使用使文件储存管理更加便捷，但是泄密的几率和复制传播的速度也在提高。因此，对于重要机密文件，要做好相应的泄密防御措施。

逸马点睛

文件分类和保密文件的管理工作是文件管理的重点。

读书笔记