场景回顾

罗素在现在的这家公司从事企业行政管理工作已经多年了，今年年底公司要举办一场大型的十周年庆典会议活动，因为规模空前，而且邀请了许多重要的领导嘉宾以及公司客户，所以集团领导非常重视，并多次强调要将周年庆典会议办好，不能出现丝毫差错。

罗素接到任务后，准备立即着手开展工作，可是面对这样前所未有的会议规模，罗素不知道自己该从哪些方面下手，不知道如何控制才能确保会议不出现差错。

场景解读

随着社会的发展，会议的功能性在不断增加，内容也在不断地丰富。大型会议其实是一个资源重组的过程，它涉及策划、搭台、安装、印刷、设计、旅游等多个领域环节，一场成功的会议其实是企业一次完美的形象展示。

企业的常规性会议可能定期就有，而且次数多，所以对于一般性会议的筹备工作，大家都相对比较熟悉，但是在面对突发性的会议，或者是大规模、高层次的会议，而且领导非常重视的情况下，该如何做好会务的相关工作呢？

或许，突然面对这样的大型会议，我们会因为流程太复杂，准备工作太多而变得一筹莫展，其实，只要我们制订适当的工作安排计划，并且按照步骤一步一步地进行，再多的问题我们也能迎刃而解。

我们可以将所有的会务工作划分为三个部分，即按三个步骤来走。

首先，要做好充分周密的会前准备工作，为会议的准时顺利召开做好相应的铺垫；其次，要控制好会议现场的流程和秩序，确保会议圆满成功；另外，对会后的清场工作我们也不能有所松懈，要做好相应的安全保障，并且维持有序离场，确保闭幕的顺利和安全。

专家建议

充分周密的会前准备，具体内容如下。

1.成立会务筹备小组，明确分工

在面对大型会议的筹备工作时，我们有必要抽调公司的精干人员成立专门的会务筹备小组，并细化会务准备工作，将会议准备工作分成若干个小项目，逐一计划安排到具体人执行，明确个人分工与责任。

2.经费预算

会务组成立以后，应通过考察作出可行的会务准备工作方案，科学预算会务的经费范围，并报递领导审批通过，形成决议。

3.会议场所的选择

选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

（1）按类型划分

1）商务型酒店。这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通信工具、适合会务的商用场地上，一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅，各种商店、健身房、游泳池等配套设施。

2）度假型酒店。这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。

（2）按地理位置划分

1）中心酒店。在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场的距离（包括交通是否拥挤）。选择设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者及其随行家属就有很多活动可做。

2）市郊酒店。对于当地可驱车前往的与会者来说，选择这类酒店是大受欢迎的。

在确定数家会议场所以后需要同会议场所的销售部门直接联系，进行一个非常详细的报价咨询，予以比较后从中选择最优方案并做进会议整体计划中，同时需要同1、2个会议场所保持联系以备急需时调整。

4.会务细节工作安排

（1）交通安排

重要性会议的参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，则车辆调度可能不成问题；如果在异地举办，则车辆调度就值得好好研究。因此，主办方应该提前确定与会者抵达的时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准等。(www.daowen.com)

（2）翻译安排

如果会议是大型的，并且是国际性的，翻译是必备的，有时根据会议要求可能需要同声翻译。

（3）茶歇安排

茶歇对于一般的大型会议而言，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。

（4）摄影摄像安排

根据会议的级别和要求，需要安排专业的摄影摄像人员对会议进行全程拍摄，拍摄以后还需要考虑是否将资料制作成光盘分发给参会人员。

（5）司仪安排

礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。值得注意的是，礼仪人员的文化素质及外语基本技能考察，不能简单看形体决定是否聘请，另外就是礼仪人员的个性是否符合工作要求。各种主题的会议对礼仪人员的要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求一致。

（6）餐饮安排

根据参会人员的喜好，预订各种形式的餐会，包括西餐、中餐、自助餐、宴会等。类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制，很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的要求，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂，特别是大型会议。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。

需要提醒的是，会议前期考察时应注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。

5.会议布置及设备检查

在会议正式进行之前，应根据会务的性质对会场进行合理的布置，并对灯光、音响、话筒、投影等设备进行反复检查测试，确保会议期间顺利运行。

6.活动彩排

大型演出节目应该预先进行一到两轮的现场彩排，让活动演出者与主持人等更加熟悉舞台，注意各自的舞台位置、节目与节目之间的衔接以及主持人与演员之间的配合等。

会议期间的现场控制，具体内容如下。

1.签到入场

参会人员凭参会证统一签到，其中包括出席证、嘉宾证，以及媒体的记者证等。以参会证接待来宾，有序签到入场。如需保密，参会证可以特制，并在会场入口设立保安维持入场秩序。

2.会场秩序维护

对于会议而言，无不希望有良好的秩序，大型会议的秩序维持更显得尤为重要。如果参会人员多，更应该保持会议现场的有条不紊，不要出现重大的骚乱或者噪音，以及其他突发事情干扰会议进程。

3.会议流程的时间把控

会议进行的总时间预计有多久，这些都要事先考虑，并在会议期间对每个环节进行合理的调整把握，确保不要因为过度延时或提前散场而影响会议效果。

会后散场秩序的维持，具体内容如下。

当会议结束后，要防止一哄而散，应按照秩序分批次退场，让嘉宾领导先行离场。

逸马点睛

大型会议应将筹备工作划分成细块，责任到人，明确完成日期。