场景回顾

萧晨在一家企业担任行政助理，公司这段时间新开发了一系列项目，会议特别多，几乎每天都有一两场。萧晨负责会前准备、会议记录以及会后内容的整理工作，因此各类会务工作也变得相对多了起来。

面对各种陆续不断的会议，萧晨感到工作很有压力，非常担心自己会前的准备工作不足而影响会议的进展，所以希望能够理清会前准备工作的相关程序。

场景解读

企业会议是指为了解决某个共同的问题或者出于各种不同的工作目的而聚集在一起进行的讨论、交流。

每个企业都会因为工作需要而进行各种类型不同、规模不等的会议，会前的准备工作是否充分直接影响会议的进展和效果。因而，作为一名出色的行政工作人员，希望在工作上游刃有余，就必须熟悉地掌握会前准备工作的各个流程安排，确保会议能够顺利进行。

会务前期准备是保证会议如期顺利举办、召开和闭幕的一个重要行为过程，要圆满成功地举办好一次会议，尤其是大型会议，要做好会务的前期准备工作。除了考虑问题要周全细心外，还要有科学合理的计划安排。

1.拟订会议准备工作方案

在会议准备工作开展之前，我们必须拟订一份详细的会议准备工作方案，其中应该包括：会议主题以及流程、会议时间及地址的选定、经费预算、食宿安排、设施检查准备、工作分工、保卫和保密工作等。

2.会务分工与合作

工作日常性会议、小型会议，一般由办公室工作人员负责会务工作。规模较大且比较重要的会议，需组织精干有力的工作班子或成立大会秘书处，下设若干工作小组，如秘书组、文件组、宣传报道组、交通组等，明确分工，各负其责，协调合作，保证会议的顺利进行。

3.确定会议的主题及议程

提前预知和确定会议的主题及议程有利于细化会前的各类准备工作，使会前准备工作做得更加充分到位。

会议讨论的问题和决策的对象就是会议主题，它一般由主持会议的领导提出，会务工作人员需要加以修改、充实，并报请有关领导审查，通过确认后再开展实施工作。

会议议程是指会议所要通过的文件、解决问题的概略安排。会议议程用简练的文字逐项写出即可，按照时间先后顺序依次安排会议步骤，议程只供主要领导和主持人参考，可不发给其他与会人员。

4.确定会议的时间、地点及参会人员

会议的时间一般是指在会议期间进行的具体安排，将会议期间每天上午、下午、晚上的活动罗列清楚，如果有说明，附于表后。

会场的选择要结合参会人数以及会议内容等因素考虑。在有条件的情况下，主要考虑下列因素：第一，会场大小适中，以每人平均2～3平方米为宜，太大显得松散，过小则拥挤；第二，会场地点合适，交通便捷，与会人员容易找到；第三，会场附属设施齐全，包括照明、通信、卫生、服务、电话、扩音、录音等。

在参会人员名单中，应该注意与会议讨论议题密切相关的部门领导是否列席。在会议开幕前，与主持人确认主持词的领导名单里是否有错漏现象，确保万无一失。

5.会场布置及会议设施检查

不同性质的会议，要求有不同的布置形式，包括横幅、电子屏等悬挂设置。例如，座谈会会场要求和谐融洽，庆祝会会场要求隆重欢庆，日常工作会议会场要求简单实用等。

会前应该提前安排好参会人员的座次、会议资料等，并检查话筒、音箱、灯光等是否正常，茶水、保洁工作是否妥当。

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常规会务工作安排流程

1.会务工作总体思路

（1）任务分解。将会务工作分解为各专项任务，明确分工并保证质量。

（2）责任到人。每项任务均有专人负责。

（3）周密计划。每项任务均需制订周密的工作计划。

（4）逐项落实。计划的每个环节、步骤均需严格落实。

2.会前准备

（1）成立会务组

1）会务组组长：总体负责。

2）文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。

3）后勤保障小组：负责会议的后勤保障事宜。

4）任务分解后，形成《会务工作分派表》，相关责任人签字。

（2）明确会议概况

全体会务人员应明确会议概况，了解以下基本内容：

1）会议主题。

2）级别与规模。

3）参会人员（与会人员的单位、职务）。(www.daowen.com)

4）会期与日程安排（会议日期、时间、议程、活动安排等）。

5）根据会议概况，按集团本部有关标准预算会议经费，签报集团本部分管领导批准。

（3）选定会议场所

1）责任人：后勤保障小组。

2）责任：联系几家宾馆（先前最好有一些基本了解），实地考察、比较。应调查的项目包括：价格（客房、会场及其他服务项目的价位）；设施（客房、会议室、休闲设施、环境等）；服务（办会经验、餐饮质量、服务态度等）；交通（便利与否）；当期有无接待能力。

3）综合比较后按优质低价原则选取一家，签报集团本部分管领导批准。集团本部分管领导批准后，立即完成以下工作：与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣；根据会议预算领取支票。

（4）下发会议通知、登录代表名单

1）责任人。文秘材料小组。

2）责任。在落实以上各项工作后，起草会议通知、报集团本部分管领导批准后下发各参会单位。通知内容应包括：会议主题；参会人员；会期安排；会议地点与联系电话；会务组联系人与联系电话；报到日期；有关事项（如要求自带有关材料、物品等）；会议回执；会址交通导引。

3）会议通知以传真、电子邮件、原件邮寄等方式传达给各参会人员。

会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登录报名情况，形成《会议代表登记表》，制作会议名册。登录内容应包括：单位、姓名、职务、性别、民族、到达航班与到达时间、是否要求接站等。

登录工作应尽早完成，并在此基础上编制《接站安排表》。

（5）准备会议材料、用品

1）责任人。两组分工协作。

2）材料内容。会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式会议材料外，还应包括：会议代表名单（附房间号）、日程安排，各项活动地点及注意事项等。

3）会议用品。会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：与会领导桌签（可由宾馆代为制作）；参会代表证（可由宾馆代为制作）；会场条幅（可由宾馆代为制作）；文件袋、笔记本、笔；录音机、照相机、摄影机；打印机及纸张、投影仪（根据需要）；花卉、水果及方便食品（可由宾馆准备，或自行购置、分发）；药箱（备常用药品）等。

（6）餐饮安排

1）责任人。具体落实。

2）责任。与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实以下工作：就餐地点、就餐时间、席位安排。

（7）会场安排

1）责任人。具体落实。

2）责任。与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实会议室、领导临时休息室。

3）会场布局包括：座次安排、花卉摆设、话筒音响、灯光、摄影、摄像负责人。

（8）文体活动安排

根据实际情况和需要细化内容。

（9）房间安排

1）责任人。后勤保障小组。

2）责任。在确定了参会代表名单之后，即在宾馆订房、安排房间。

3.会中服务

（1）接站

（2）签到

1）在正式报到前日，应完成以下工作：将分装好会议材料的文件袋运至宾馆；统一领取代表餐券并分装至文件袋；统一领取代表房间；在房门上粘贴印有代表姓名的纸张；花卉、水果等分发到各房间；准备好签到簿、订票登记单等待用。

2）签到工作包括以下环节：在宾馆门厅悬挂欢迎条幅（或设置欢迎引领标牌）；在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到。

3）代表签到过程包括：在《会议房间安排表》上签到；领取会议文件袋；领取房间钥匙；确认返程日期及订票。

4.会后收尾

（1）退房、送站

（2）结账

逸马点睛

会务筹备宜未雨而绸缪，毋临渴而掘井。