场景回顾

小张在公司担任行政文员，近段时间领导给小张下达一项任务，让小张代为采购一批种类比较多的办公用品。

小张接到任务后，在市场上跑了很多家实体店，比较来比较去还是没有头绪，耗费了很多时间和精力，仍然没有拿定采购方案，既怕自己采购的价格偏高，又怕采购回来的是次品。眼看着离领导交代规定的日期还有几天了，小张希望能够征求到好的办公用品采购意见，既能便捷快速，又能买到自己想要的实惠用品。

场景解读

“三军未动，粮草先行”，办公用品关系到企业的日常办公，开拓市场也首先必须处理好办公室和办公用品的问题。

办公用品采购具有经常性、零散性和服务性的特点。如今的办公用品不再是传统意义上单调的几类文具，产品目录已达上千品种，涉及所有行业的办公需求，而同类产品的品牌也种类繁多，价格不等，存在着较大的质量差异，采购办公用品时应该如何火眼金睛地识别产品质量与价格呢？如何才能便捷、快速、实惠地采购到各类所需的办公物品呢？

随着网络的发展，E时代已经到来，吃穿住行，一网打尽，什么东西都可以在网上买到，办公用品购置是否也可以考虑便捷的网购呢？

专家建议

1.强化履职意识，了解公司的相关采购制度

在采购办公用品之前，我们应首先了解公司的相关采购制度规定和流程，注意采购规定、规范流程细节，清楚以往采购的优惠率及供应商资金结算等问题，防止因工作疏忽或感情用事造成经济损失或不良影响。

增强自己的履职责任意识，清楚自己需要采购的产品种类、品名、规模和型号，并形成书面材料，以便在采购过程中形成具体的参照依据，了解常用办公用品市场，降价或涨价后该如何执行、升级换代产品按什么价格采购合适等。

2.做好市场调查，防止虚增单价

企业办公用品需求频繁、数量较大、品目繁杂，市场上办公用品的种类多达数千种，供应商大部分都是通过“托关系、找路子”来拥有和维护自己固定的消费客户，并借此虚增产品单价、降低优惠率，以此来混淆实际供货价格。“货比三家不上当”，因此，在采购之前，我们要根据企业所需的办公用品清单，深入市场，搞好调查工作，掌握市场行情，作为评判和决策的依据，并以此制订合理的办公用品采购方案。

3.掌握市场价格波动信息，防止采购期间价高于市场

办公用品作为工作、学习的必需用具，需求量大，市场竞争也往往紊乱、激烈，欠缺规范，市场价格波动幅度大、变化频繁，这些因素往往容易使采购办公用具的人员眼花缭乱，因此，采购前期我们要关注市场价格变化的信息，并作出相关适当的记录和判断。如果办公用具需求不是太紧急，可考虑选择最佳时机采购，最大限度地节省采购成本。

4.兼顾质量与价格

经过采购前的大量调查，我们应该清楚地掌握办公用品的市场价格、会员价格以及协议供货价格等，做好相应的分类汇总，然后对同类产品的价格和质量进行比较，防止市场上某些产品以次充好，在选择购买时要尽量做到质量与价格兼顾。

5.改变采购思维，尝试其他采购模式

（1）协议供货

在大部分的政府企事业单位中，多半采用协议供货模式，“一次招标，全年供货”，这样一来，既简化了采购的流程，又节省了大量的采购时间和精力，企业不妨也可以尝试一下。

（2）办公托管

在某些地区的企业中，采购已经被“办公托管”所替代。“办公托管”对于大部分企业还是一个全新的概念，也是一项新服务。“办公托管”是指企业把自己的办公用品采购、软硬件设备维护以及琐碎的行政安排等繁杂的后勤工作从日常事务中完全解放出来，统一打包交给专业的第三方进行管理，第三方可以利用自己的资源整合优势，为企业量身定做全面的办公解决方案，为企业节约成本，提高效率，增加收益。“办公托管”较之传统的采购具有较大的类比优势，因此企业在采购办公用品方面也可以考虑选择。(www.daowen.com)

（3）网购配送

当下网络电子商务发展迅速，不用再大汗淋漓地跑实体店奔波购物，只需鼠标轻轻一点，需要购买的东西就能送到家门。网络上的办公用具品种齐全，价格往往也比市场价格便宜，配送服务可以实现一次采购满足所有办公需求，为企业采购提供了便捷高效的服务，节省了大量的采购时间，因此成为许多企业办公用品采购的首选。

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企业办公用品环保小常识

（1）包装材料的再利用和循环处理

不论订购量有多大，最终都可能要扔掉一些包装材料。在把这些材料交给专门机构进行再处理之前，可以考虑自己如何进行再处理，比如，纸板箱可用来装运东西，塑料袋、塑料泡沫等可用来存放和保护贵重物品。

（2）大批量采购

大批量采购既可以省钱，也不用经常去办公用品商店。如果从网上批量订购，还可以享受较低的优惠价和免费送货上门。

（3）收集废纸和废金属

废纸和废金属都是可循环处理的材料。

（4）监管纸张的使用情况

在必需的时候才复印，复印纸正反两面都要使用，购买再循环成分高的纸张。

（5）重新加注喷墨盒

当喷墨盒用完时，最好重新加注墨粉，而不是购买一个新的。一般情况下，一个喷墨盒可连续加注10次，这样可以比购买新的喷墨盒节省75%的开支。

（6）了解塑料产品的编号

很多办公用品是由塑料制成的，为了方便再处理，需要了解这些塑料产品的制作材料。每件塑料产品上都贴有一个再循环处理标志，查一下其编号就可以知道该产品是由什么材料制作的。

（7）制订一份办公用品循环处理计划

办公室最好像家庭一样，对垃圾进行分类处理。美国环境保护署估计，城市固体垃圾的40%来自办公楼。

逸马点睛

办公用品采购应做好市场价位调查，尝试现代新型采购渠道和采购模式。