场景回顾

叶某在一家连锁企业总部担任行政经理，该企业在全国范围内有十几家分公司，门店遍布全国。

由于门店的持续扩展及公司业务的交易频繁，公司印章经常要用到，有时印章的使用得不到有效的控制和管理。近日出现了一起重大的涉嫌越权使用公司印章的事件，造成了公司权益受损。虽然违纪者已经被诉讼法律，但是由于制度管理疏漏，叶某和行政部门也受到了连带的处罚。

场景解读

叶某公司印章被侵权滥用导致公司的利益受损，是一起明显由于印章监督管理制度的漏洞而造成的恶性事件。因此，加强对企业印章的规范管理和使用是行政管理的重中之重。

每个公司都有自己的印章，在商业活动和交易活动中，印章时常被认为具有比签名更强的证明力。只要在合同或者其他相关文件上加盖了印章，那么就意味着合同即刻生效或者公司认可、知晓该文件内容。而企业合同往往涉及公司的生产、经营、管理等各个领域，是公司取得经济效益的桥梁和纽带，是公司的财富来源。同时，合同也是产生纠纷的根源所在，如果企业在日常的经济活动过程中陷入了合同的陷阱中，企业则可能因此蒙受巨大的经济损失。

正是由于印章在民事活动中具有确认法律行为、识别行为主体身份、代表、代理权限的作用，所以印章的管理不容忽视，它对保障公司的正常经营，防范经营风险都具有重大意义，也是维护企业合法权益、增加企业经济效益的基本要求。

在合股类型的企业中，有时掌管着公司印章意味控制着法人行为。当公司出现权力斗争时，其往往是权力制衡的重要“武器”。

在一些大型连锁企业当中，总部、分部与门店的印章种类繁多且各不相同，为了维护公司的合法权益，防范和控制风险，这些印章到底由谁来掌控？如何使其得到有效管理，并且不影响工作效率呢？

专家建议

1.分类管理使用

企业印章根据用途、类别可分为：公司公章、财务专用章、法人章等。各类印章的使用范围如下。

（1）公司公章的使用范围：公司对外签发的文件；公司与相关单位联合签发的文件；由公司出具的证明及有关资料；公司对外提供的财务报告；公司章程、协议；员工的调动、任免及聘用。

（2）财务专用章及法人章主要用于货币结算等相关业务。(www.daowen.com)

各类印章的保管与使用如下。

公司公章的保管与使用：公司公章由行政部经理负责保管与使用；使用公章需履行登记手续，由经办人至行政部填写《公章使用登记表》，写明用印事由，并经行政经理审核同意后方可用印；以公司名义上报、外送、下发的文件、资料等，经由总经理审阅批准，行政部经理同意后方可加盖印章；不得以任何事由要求在空白书面上加盖公章。

公司财务专用章、法人章的保管与使用：公司财务专用章由财务部经理负责保管，法人章由财务部出纳负责保管；公司财务专用章与法人章不得交给出纳员自行保管和使用；除正常的财务需要用到财务专用章与法人章外，其他事项必须经过财务部经理报请公司总经理批准后方可使用。法人章用印需履行登记手续，由经办人至财务部填写《法人章使用登记表》写明用印事由，并经行政经理、公司总经理审核同意后方可用印；任何人不得以任何事由在空白书面上加盖财务专用章和法人章。

2.建立印章专管制度

印章应交由专人掌管，绝对不可由多人同时保管，应做到谁掌管谁负责，责任落实到具体个人。无论什么人需要用印，包括领导或同在一个办公室工作的同事，都应由印章专管员亲手盖印，不能把印章交给别人去盖，印章管理人员也不得擅自使用、擅自委托他人代管代用印章。印章的使用只限于办公室内，不得将印章携带出公司使用。遇到特殊情况需在外用印时，应经过相关领导批准后，由印章管理人员现场用印。

3.建立印章专管员的责任制度

印章由专人掌管，如果业务员有时确实需要携带印章外出公干，应当由印章专管员持印跟随，不能将印章交由非专管员携带或使用，以防止责任不清。另外，更换印章专管员时，应当制作印章交接备忘录，记录交接日期，并由先后两名专管员签字。必要时应重新刻制印章，以区别不同印章专管的责任人。

4.建立用印审查及用印登记制度

印章的使用应该实行制度化、规范化，严格履行审批手续，并按规定执行，以确保安全。在加盖合同文件时，合同文本应由公司合同审查人审查后方可使用印章，而且在使用之前应当履行登记程序，即记录印章使用文件的名称，申请使用印章人的职务、姓名等，并由申请使用印章人在登记簿上签名，以备查考。

5.尽量不在空白合同或空白纸张上加盖印章

在空白合同或空白纸张上加盖印章使企业增加了合同风险，尤其是在公司人员不稳定的情况下。所以，印章专管责任人应谨慎对待在空白合同或空白纸张上加盖印章的行为。如确有需要，需经特别批准并办理领用手续，使用完毕经审查无误后，办理准销手续。

逸马点睛

印章的归属管理只有做到严密到位，方能有效避免企业的权益被侵害和利益受损。