场景回顾

小鲁所在的公司是一家全国性连锁企业，目前已经有两百多家分店，遍布全国各地。

由于机构庞大和工作需要，公司员工每月的出差流动性很大，小鲁每个月因为出差人员的登记考勤就忙得焦头烂额，有时还会出现出差人员故意假报多报的现象，导致每月出差成本预算不足，时常暴露一些出差管理制度方面的漏洞，给公司管理造成了一定的难度。这些事情也让小鲁感到头疼，不知道该怎么做才能有效地处理好繁冗的差旅事务。

场景解读

连锁企业组织庞大，分支机构遍布各地，每个月员工出差的情况非常多，而且次数频繁，给企业的内部管理造成了一定的压力。如何规范管理出差审批流程和出差费用报销等问题是连锁企业管理中的一个重要方面。

企业员工出差管理，主要包括审批管理和出差费用管理两个主要方面。

作为企业行政管理阶层，在出差管理环节上，既要形成明确的制度规定，规范出差的审批流程，还要提高出差人员在出差期间的工作效率，并加强监督管理，同时在费用报销方面要合理，既能有效降低企业内耗，又不至于打击员工出差办事的积极性。

专家建议

1.完善和规范出差申请登记审批制度

员工出差必然带有明确的目的性，否则出差就变得毫无意义，而企业也白白投入时间、金钱、人力，最终一事无成，达不到企业派遣员工出差的目的。因此，要做好出差的申请登记工作，并且严格执行审批核定，明确出差的时间（当日出差、远途出差）、出差地区（省内出差、国内出差、国外出差）、出差性质（个人申请出差、公司指派出差）、出差交通工具（自备车辆出差、搭乘交通工具出差）、出差目的等。这一类登记数据还可以作为日后企业部门人员配置和整体工作协调的参考意见和数字依据。

2.科学合理地规划时间和路线

正是因为出差带有明确的目的性，所以出差必须要科学合理地规划时间和路线。(www.daowen.com)

连锁企业出差次数多，地域性广，而且分散。很多时候，一些出差事务的集中安排，可以有效地节约资源，提高出差人员的工作效率。

另外，有时由于一些不确定因素和突发事情，员工出差的实际时间都和预期的时间偏差很大，可能原计划只需要一周，但是因为项目的进展不顺或者其他原因，可能要延长一到两天，这种情况就涉及员工出差期间的时间规划和投入成本变化。企业行政管理者对此必须有充分的认识，要制定更科学、更合理、更实用的出差制度来应对此类情况。

3.加强对出差人员在出差期间的监督管理

员工出差在外，可能因为自我的约束性和责任感不强而导致工作进展缓慢或者效率低下，每天的工作不明确。完善的企业出差管理，应该将这一环节纳入考虑范围，实行严密的监督体制和工作考核，可以通过每天的工作日志或者述职汇报来更清楚地了解出差人员在外期间的工作状态和进展情况。

4.出差成本的预算及控制

员工正当的出差成本应该包括往返路费、外地公交、出租车票、住宿费、伙食补贴、电话费补贴等。从企业的角度出发，都希望控制出差的成本，降低企业的内耗费用，所以会根据不同的职务和出差地区的经济消费情况等因素来制定报销的标准。

但是，值得提出的是，在“严谨完善”的基础之上更要注意出差管理制度的人性化和合理性。员工出差不是为了出差而出差，而是带着企业的责任、为了企业更好发展而出差的。一些企业过于推崇“管理出效益”，大幅度压缩、控制出差成本，为了“节约”而“节约”，实际上却是本末倒置。

例如，出差人员与客户约定了上午十点钟会面洽谈，由于交通不便，乘公共汽车明显会延误时间，但是由于制度限定只能选用公共交通，而出差人员也不希望出差贴钱，因此而延误时间，给客户带来不好的印象，让客户对企业的形象大打折扣，甚至导致洽谈的失败，那么这样的出差成本控制就实在是得不偿失了。

逸马点睛

出差管理方面既要加强制度完善，又要配合严密的监督体系，在原则的基础上体现人性化的一面，做到具体情况具体对待。