理论教育 如何优化行政工作?

如何优化行政工作?

时间:2023-06-05 理论教育 版权反馈
【摘要】:场景回顾小雅在一家服装连锁企业从事行政工作,整天周旋在领导和各个部门之间。小雅和行政部的同事们按照会议要求,每周都催促各级部门递交工作计划和业绩报表。场景解读小雅所遇到的问题,在大部分行政人员当中几乎都普遍存在。其实不然,行政部门是企业内部各部门之间沟通的桥梁,起到承上启下的作用,只是工作形式偏向于事务性,所以小雅应该首先端正自己的心态,挺直腰杆做好自己的行政工作。

如何优化行政工作?

受气小媳妇

代领导向部门要东西,部门却万般推脱,甚至不予理会,行政真委屈。

排忧解难知心人

行政不是委曲求全,要挺直腰杆做行政!

场景回顾

小雅在一家服装连锁企业从事行政工作,整天周旋在领导和各个部门之间。这几个月公司的业绩连续出现下滑,引起了公司领导的高度重视,在这周的管理级会议上,公司领导再次督促行政部门要加强对底下各级部门的管理,要求各部门每周向行政部门递交工作计划和业绩报表,然后汇总呈递上来。

小雅和行政部的同事们按照会议要求,每周都催促各级部门递交工作计划和业绩报表。刚开始时,其他部门还比较配合,每周都能按时递交,可是过了一段时间以后,一些部门就经常因为嫌麻烦或者以工作忙为理由迟迟不肯递交或者干脆不交。小雅多次督促也还是交不上来,有时催促的次数多了,一些部门还不给好脸色看,觉得自己部门业绩最高,对公司贡献最大,根本不把行政部门放在眼里。

小雅顿时感到非常无奈和尴尬,心里面也很委屈,为什么行政部门就这么没有地位,这么不让人重视呢?

场景解读

小雅所遇到的问题,在大部分行政人员当中几乎都普遍存在。行政部门作为职能部门,不直接参与业务,不会带来直观的经济利益,因此在企业中,大部分人都只重视业务部和其他部门,而忽视了行政部门的作用和重要性。

行政部门在企业中起着上传下达的协调作用,公司领导经常会提出许多新的要求,有些甚至近乎苛刻,作为行政人员必须面对和接受,并且要不折不扣地去完成任务。

如今企业的行政部门的定位相对以前有了很大的转变,行政部门从以前的权力中心开始向服务中心转变。行政部门在运行过程中要经常与企业的其他部门相互影响、相互作用,经常需要与上下级进行有效的沟通。

行政人员在工作的执行过程中,夹在上下级之间,经常会遭受由于误解、利益、习惯性、组织懒惰性等方面因素造成的不同阻力,有时难免会遭到其他部门同事的抵触或者推脱,遇到这类事情,我们应该冷静地寻求解决办法,不断地提高自己的行政管理能力,还要学会公共关系处理能力,想办法去协调各方面的矛盾,最终实现自己的行政工作目标。(www.daowen.com)

专家建议

1.摆正自己的位置,树立正确的心态

小雅因为其他部门同事对自己工作不支持,感到行政部门在公司没有地位,因而认为自己的行政工作低三下四。其实不然,行政部门是企业内部各部门之间沟通的桥梁,起到承上启下的作用,只是工作形式偏向于事务性,所以小雅应该首先端正自己的心态,挺直腰杆做好自己的行政工作。

2.加强沟通,换位思考

企业是一个有机的整体,由各个负责不同方面工作的部门组成,其中必然存在着差异,尽管大家在一起协作才能顺利完成任务,但是在现实中总会有一些部门觉得自己有“特殊情况”,并给出各种理由推脱责任,由此在完成任务的过程中总是会遇到各种不同的困难和不协调。

每个人都是在不同的出发点上考虑问题的,行政人员在与其他部门协调处理问题时,应该更多地加强与对方之间的沟通,了解对方工作上的具体情况,想到对方的困难所在,以帮助和服务的心态去解决问题,争取得到更多的理解与支持。

3.提高自身的素质和服务水平

行政是一种服务性非常强的工作,看起来觉得不难,但是在实际工作过程中会遇到各式各样的问题,要想从容地胜任这个工作岗位,就必须不断地锻炼和学习,提高自己的沟通能力与协调能力,在工作中加强自身整体综合素质的提升,树立起服务意识,学会灵活处理各种工作困难。

4.提高行政工作的专业化

作为一名行政人员,应具备较强的执行力,能够不折不扣地执行领导交代的各项任务和命令。行政的专业化水平是衡量一个行政人员工作素质的重要体现,也是行政过程中处理事情成败的关键,规范专业的行政管理水平,可以提高行政管理的工作效率。

逸马点睛

做小事,行正道,挺直腰杆做行政!

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