员工的离职分为主动离职和被动离职。常见的员工主动离职的情况包括员工主动辞职、员工劳动合同到期和员工正常退休；常见的员工被动离职的情况包括劝退员工、辞退员工和经济性裁员。对企业来说，员工主动离职的法律风险较小，手续相对简单，但要注意手续办理的完备性；员工被动离职的法律风险较大，需要谨慎操作。

（一）员工辞职申请

《中华人民共和国劳动合同法》中的相关规定如下。

第三十六条　用人单位与劳动者协商一致，可以解除劳动合同。

第三十七条　劳动者提前三十日以书面形式通知用人单位，可以解除劳动合同。劳动者在试用期内提前三日通知用人单位，可以解除劳动合同。

主动提出辞职的员工，应按照《中华人民共和国劳动合同法》规定的时间提出并填写离职申请表，经所在部门的直属上级、部门负责人和行政管理部审批后，办理离职手续。离职申请表的模板如表6-6所示。

表6-6　离职申请表

备注：1.试用期内辞职，最少提前三个工作日，试用期后辞职，最少提前30天，否则按急辞办理。
2.离职时请做好离职交接工作。

（二）员工离职交接

离职员工在正式离职之前应填写离职交接表，按照离职交接表中的内容逐项执行交接手续，保证完成交接工作。离职交接表如表6-7所示。

表6-7　离职交接表

离职交接的过程中需注意，由于员工离职后的工作任务、文件资料、办公用品等不一定全部交接给同一个人，所以，交接的过程需要逐项核对，并由接收人逐项签字。如果表格填不下，可以附交接清单。如果交接过程中发现有物品或资料遗失或毁损，给企业造成损失的，应按照企业的相关规定折价赔偿。

根据《中华人民共和国劳动合同法》的规定。企业如果存在下列情形之一的，员工可以解除劳动合同。

（1）未按照劳动合同约定提供劳动保护或者劳动条件的。

（2）未及时足额支付员工劳动报酬的。

（3）未依法为员工缴纳社会保险费的。

（4）企业的规章制度违反法律、法规的规定，损害员工权益的。

（5）因劳动合同法第二十六条第一款规定的情形致使劳动合同无效的。

（6）法律、行政法规规定劳动者可以解除劳动合同的其他情形。

如果企业以暴力、威胁或非法限制人身自由等手段强迫员工劳动，或企业违章指挥、强令员工冒险作业，或有其他危及员工人身安全情况的，员工可以立即解除劳动合同，不需要事先告知企业。

（三）劳动合同到期

员工的劳动合同到期之后，如果企业不想与员工续签合同，那么要根据员工的工作年限，给员工经济补偿。如果企业想与员工续签，但想向下调整薪酬或岗位，如果无法协商一致，因为企业降低原来的劳动条件导致员工不续签劳动合同的情况，企业同样要支付员工经济补偿。

只有在一种情况下，员工的劳动合同到期后，企业不需要提供经济补偿，那就是企业维持或提高员工原来的劳动条件，但员工本人不愿意和企业续签。这种情况相当于员工自愿提出离职。

企业向员工支付经济补偿的标准参照《中华人民共和国劳动合同法》的规定，具体内容如下。

第四十七条　经济补偿按劳动者在本单位工作的年限，每满一年支付一个月工资的标准向劳动者支付。六个月以上不满一年的，按一年计算；不满六个月的，向劳动者支付半个月工资的经济补偿。

劳动者月工资高于用人单位所在直辖市、设区的市级人民政府公布的本地区上年度职工月平均工资三倍的，向其支付经济补偿的标准按职工月平均工资三倍的数额支付，向其支付经济补偿的年限最高不超过十二年。

本条所称月工资是指劳动者在劳动合同解除或者终止前十二个月的平均工资。

（四）员工退休操作

根据各地人社部门规定的不同，退休办理的流程不尽相同，当员工达到法定退休年龄后，正常退休的办理流程一般包括以下步骤。

（1）员工先填写退休申请表（一般需含有1寸照片）。组织每月在当地人社部门规定的时间内，向人社部门提交退休人员的退休申请表、身份证原件及复印件（复印件一般一式两份）、医保卡复印件、员工档案（一般需要加盖企业公章）。

（2）人社部门审核退休人员的出生年月、参加工作时间、历年调资表、社保缴费年限等，审核后开具公示单。

（3）组织公示无异议后，加盖组织公章。当月缴纳完社保后，组织对退休人员进行减员，同时向人社部门提交退休申请表、退休申报表、退休公示表。

（4）有部分地区的人社部门对有需要的人员，可以打印退休证明。

如果是特殊工种或因病等情况需要提前办理退休的人员，办理流程比正常的退休流程多一步提前审核的过程，组织可以根据当地人社部门的具体要求提交相关审核材料。

（五）劝退员工的方法

劝退，指的是企业通过相关人员和员工谈话，希望员工能够主动提出辞职。劝退不合格的员工是组织降低用人成本、提高用工效率的必要方式。虽然组织需要严格遵守劳动法律法规，不得随意辞掉员工，但也不能让管理流于形式，任由不合格的员工在企业中越来越多。

组织在劝退不合格的员工之前，需要确认该员工不合格。如果员工在某一岗位达不到岗位要求，组织需要提供必要的培训。如果培训之后该员工还是不能达到岗位要求，可以调岗或继续培训，若仍不合格，再实施劝退。组织劝退不合格员工的核心目的并不是免于支付经济补偿，而是让员工了解自身能力与岗位要求之间的差距，减轻员工对离职的抵触情绪，维护好组织的社会声誉。如果员工意识到这一点后自愿提出离职，也能在事实上为组织降低成本。

组织在劝退不合格员工前，要了解相关的法律法规，要提前经过工会的审批，面谈者要分析该员工的性格特点，了解他的上下级关系，了解大家对他的评价并收集必要的数据资料或文档等证明材料，还要提前预测面谈过程中可能出现的状况。面谈的内容应以事实为主，简单的寒暄之后可以直奔主题，围绕员工不合格的原因展开对事实的讨论。如果员工接受，面谈者可适当对其提出建议；如果员工不接受，可以说出不接受的原因和证据，行政管理人员对此应做必要的核查。

为了稳定离职员工的情绪，行政管理人员需告知员工能够享受的权利。如果有必要，组织可以为员工写推荐信。行政管理人员可以给员工提出职业发展的建议，有条件的组织可以给予员工职业生涯发展的培训。员工确认离职后，组织应启动员工离职程序，做好工作交接。

在劝退员工前，组织需要做好如下工作。

1.具体化人才录用条件

企业需要具备具体、明确的岗位工作条件。根据《中华人民共和国劳动合同法》规定，员工在试用期间被证明不符合录用条件的，用人单位可以与其解除劳动合同，并且不需要支付经济补偿。实务中，难点往往出现在企业难以证明员工究竟在哪方面不符合录用条件，所以用人单位要具体化人才录用的条件以避免这样的情况。

2.具体化岗位胜任条件

用人单位需要列出具体、明确的岗位胜任条件。根据《中华人民共和国劳动合同法》规定，如果员工不能胜任现岗位的工作，经过培训或岗位调整仍不能胜任工作的，用人单位可以与其解除劳动合同。实务中，能不能胜任工作也是一个难以衡量的概念，所以用人单位要具体化岗位胜任的条件。

3.具体化严重失职条件

用人单位列出具体、明确的在工作岗位严重失职的条件。根据《中华人民共和国劳动合同法》规定，员工因为严重失职给用人单位造成重大损害的，用人单位可以与其解除劳动合同。同样，“严重失职”和“重大损害”也都是难以衡量的，所以用人单位要具体化严重失职的条件。

不论是人才的录用条件、岗位的胜任条件，还是严重失职的条件，能够避免争议、化解误解、提升管理效率的关键点都是通过数字量化的方式来定义岗位的基础要求、能力要求、绩效指标等。同时，用人单位平时要注意相关数据和证据材料的收集和保存。

（六）辞退员工的方法

辞退，指的是因员工违反组织的规章制度、劳动纪律或犯有重大错误，但还没有达到双方自动解除劳动关系的条件，经过合法合规的处罚、调岗、培训后仍然无效，组织内部研讨后，经过一定的程序主动与该员工解除劳动关系的行为。

《中华人民共和国劳动合同法》的相关规定如下。

第三十九条　劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：

（一）在试用期间被证明不符合录用条件的；

（二）严重违反用人单位的规章制度的；

（三）严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的；

（四）劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经用人单位提出，拒不改正的；

（五）因本法第二十六条第一款第一项规定的情形致使劳动合同无效的；(www.daowen.com)

（六）被依法追究刑事责任的。

第四十条　有下列情形之一的，用人单位提前三十日以书面形式通知劳动者本人或者额外支付劳动者一个月工资后，可以解除劳动合同：

（一）劳动者患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由用人单位另行安排的工作的；

（二）劳动者不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的；

（三）劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经用人单位与劳动者协商，未能就变更劳动合同内容达成协议的。

这里需要注意两点，一是确认员工满足上述情况时，用人单位需要有足够的证据。二是当满足某些情况时，用人单位不能与员工解除劳动合同。

《中华人民共和国劳动合同法》的相关规定如下。

第四十二条　劳动者有下列情形之一的，用人单位不得依照本法第四十条、第四十一条的规定解除劳动合同：

（一）从事接触职业病危害作业的劳动者未进行离岗前职业健康检查，或者疑似职业病病人在诊断或者医学观察期间的；

（二）在本单位患职业病或者因工负伤并被确认丧失或者部分丧失劳动能力的；

（三）患病或者非因工负伤，在规定的医疗期内的；

（四）女职工在孕期、产期、哺乳期的；

（五）在本单位连续工作满十五年，且距法定退休年龄不足五年的；

（六）法律、行政法规规定的其他情形。

企业辞退员工时，可以按照辞退通知书向员工发出正式的文件。辞退通知书的模板如下。

先生/女士：

我单位与你于年月日签订了劳动合同，双方建立了劳动关系，您成为我单位部门岗位员工。但在劳动合同的履行过程中，单位发现您不能胜任本职工作，存在的不良行为，给单位的经营发展带来损失，现决定将您辞退，终止与您的劳动关系。

请您接到本辞退通知后，尽快办理交接事宜，并将交接清单提交行政管理部，并前往行政管理部办理离职手续，本单位将按照劳动法的规定，给予您一个月工资的经济补偿。同时，接到本辞退通知后，您不得再以单位名义开展任何业务活动，否则造成的一切后果由您本人承担。

××××公司

________年____月____日

需要特别注意的是，即使员工确实严重违反了组织的规章制度，但不到万不得已，都不要采取辞退的方式。原因一是组织存在法律风险；二是影响组织声誉。在辞退员工前，组织可以先实施劝退。为了成功劝退员工，组织同样应当支付员工应得的经济补偿。

（七）经济性裁员

经济性裁员指的是组织的生产经营遇到困难，为了保证组织能够正常存续，通过一次性主动辞退部分员工的方式来缓解经营状况的做法。

经济性裁员的规定可以参考《中华人民共和国劳动合同法》，具体内容如下。

第四十一条　有下列情形之一，需要裁减人员二十人以上或者裁减不足二十人但占企业职工总数百分之十以上的，用人单位提前三十日向工会或者全体职工说明情况，听取工会或者职工的意见后，裁减人员方案经向劳动行政部门报告，可以裁减人员：

（一）依照企业破产法规定进行重整的；

（二）生产经营发生严重困难的；

（三）企业转产、重大技术革新或者经营方式调整，经变更劳动合同后，仍需裁减人员的；

（四）其他因劳动合同订立时所依据的客观经济情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行的。

裁减人员时，应当优先留用下列人员：

（一）与本单位订立较长期限的固定期限劳动合同的；

（二）与本单位订立无固定期限劳动合同的；

（三）家庭无其他就业人员，有需要扶养的老人或者未成年人的。

用人单位依照本条第一款规定裁减人员，在六个月内重新招用人员的，应当通知被裁减的人员，并在同等条件下优先招用被裁减的人员。

当组织满足经济性裁员的条件后，企业应当提前30天向工会或全体员工说明情况、告知理由，听取工会或全体员工的意见，要与员工谈话，并按照相关法律法规向劳动行政部门报告。

对于组织违反法律、行政法规规定或者劳动合同约定的，工会有权要求组织纠正。组织应当重视工会的意见，并将工会要求的工作处理结果或工会要求提供的相关材料以书面形式通知工会。

如果有员工给组织造成损失的，组织有权要求赔偿。

（八）离职证明模板

当组织与员工之间解除或终止劳动合同时，为了保障员工的合法权益，避免产生劳动纠纷，组织应当为员工出具解除或终止劳动合同的证明，即离职证明。无论员工是主动离职还是被动离职，企业都需要开具离职证明。开具离职证明时需注意，应当写明员工的基本身份信息、劳动合同的起止日期、工作岗位等信息。离职证明的格式模板内容如下。

离职证明

姓名________，性别________，身份证号________，自________年________月________日入职我单位，因自身原因，于________年________月________日提出辞职申请，离职前从事岗位为________，最后到职日期为________年________月________日。

我单位同意其辞职申请，经协商一致，与其解除劳动合同。双方已办理完全部离职手续，并无任何劳动争议。

特此证明！

________年________月________日

单位名称：（公章）

单位地址：

单位电话：

（九）人事档案转出

员工离职或因其他原因需要转出人事档案时，需要走档案转出流程，且需由相关部门领导和行政管理部审批后方可将档案转出。确认档案转出的依据为人事档案转出审批表，格式模板如表6-8所示。

表6-8　人事档案转出审批表

员工转移档案时，企业需要出具企业职工档案转移单，格式模板如下。

注：转出单位收到回执后贴到存根上

其中，用人单位职工档案转移单（存根）由用人单位留存，职工档案转移单和回执联交给员工。职工档案转移单上需要原单位盖章。员工携带这两联单据和人事档案到新的接收单位办理档案接收手续。档案接收单位在回执联上盖章，由员工送回原单位。

如果是干部档案转出，应出具干部档案转递单，流程和方法同普通职工档案一样，格式模板如下。

注：转出单位收到回执后贴到存根上。