员工入职之后，应做好新员工的培训、人事档案接收保管等工作；员工试用期结束后，要做好员工的转正管理；当员工需要开具各类证明材料时，可以参照模板帮助员工办理；在员工在职期间要做好员工的维稳工作，做好劳动争议防控，防止发生劳动争议。

（一）新员工培训

行政管理部门统一组织的集中培训的操作流程如图6-2所示。

1.准备阶段

在培训开始之前，行政管理部应根据新入职员工的数量等具体情况确定培训时间，拟订培训的具体方案，形成新员工入职培训计划报送本部门领导审批，确认后再报送其他相关部门领导确认。待其他相关部门确认无异议并给出反馈后，再发送正式的新员工培训通知。通知发送后，行政管理部要做好培训讲师的沟通，场地、设备等培训资源的准备工作。

图6-2　行政管理部门统一组织的集中培训的操作流程

2.实施阶段

在培训实施的过程中，行政管理部要和相关部门协调，做好培训全过程的组织管理工作，包括人员的协调组织、场地的安排布置、培训讲师的沟通安排、课程的调整及进度推进、培训质量的监控保证等工作，保证培训能够按照预期的计划顺利运行。

3.评估阶段

行政管理部应在每期培训结束当日对新员工进行培训的反馈调查，填写新员工入职培训效果反馈调查表，并汇总分析新员工反馈的意见，总结出对培训课程、培训讲师、授课方式、授课时间等的改进参考意见。一般在新员工培训结束后的一周内，要提交该期培训的总结分析报告，报相关领导审阅。

需要注意的是，除非是一些组织做不了的特殊项目，否则新员工培训的讲师一般不宜使用外部讲师。因为外部讲师不在组织内部工作，很难真正了解组织核心的文化和倡导的理念，很难把组织精神的精髓传递给新员工。给新员工培训的讲师应该尽量在组织内部寻找，一般可以找优秀的部门领导或有较丰富的工作经验、品行兼优、具备正能量的骨干员工。

（二）人事档案接收

人事档案管理是人事工作中基础而重要的部分，也是档案管理工作的重要组成部分。人事档案是员工在工作中形成的有关个人经历、业务水平、工作表现及工作变动等情况的材料，是人事管理的重要依据，也是反映个人成长情况的凭证和依据。

一份完整的人事档案通常包括：身份证复印件，正反面应复印在同一张A4纸上，原件应审验；证书复印件，包括职称证书、学位证、毕业证、职业资格证等，原件应审验；管理及技术岗位的员工，应有其原工作单位出具的解除或终止劳动关系的证明；近期免冠1寸彩照2张；入职登记表（包括附带的个人简历）；聘用岗位有要求的，应有岗位要求规定的县区级以上的医院体验的报告；法规规定的特殊岗位，应有职业资格或从业资格证书复印件（原件应审验）；劳动合同正本1份；保密或竞业禁止协议正本。

组织接受员工的人事档案时，需要走档案接受流程，由相关部门领导和行政管理部审批后方可接受员工档案。人力资源确认档案转出的依据为人事档案调入审批表，格式模板如表6-2所示。

表6-2　人事档案调入审批表

（三）员工试用管理

试用期是劳动法律法规中的标准概念。试用期是一种适应期，指的是组织确定录用候选人，候选人上岗以后，一段组织和候选人之间相互了解、双向选择的缓冲期。在此期间，如果候选人的工作能力达到要求，就转为正式员工；如果候选人的工作能力没有达到要求，用人单位可以和候选人解约，并且不需要支付经济补偿。

需要注意的是，用人单位和候选人解约并不支付经济补偿的前提是用人单位具备能够证明候选人不符合岗位录用条件的证明；如果候选人在试用期间觉得自己不适合该岗位，只需要提前3天提出，双方就可以解除劳动关系。

《中华人民共和国劳动合同法》中的相关规定如下。

第十九条　劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。

同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期。(www.daowen.com)

以完成一定工作任务为期限的劳动合同或者劳动合同期限不满三个月的，不得约定试用期。

试用期包含在劳动合同期限内。劳动合同仅约定试用期的，试用期不成立，该期限为劳动合同期限。

第二十条　劳动者在试用期的工资不得低于本单位相同岗位最低档工资或者劳动合同约定工资的百分之八十，并不得低于用人单位所在地的最低工资标准。

除了试用期之外，有的企业和员工约定了学徒期。学徒期是新招用员工熟悉业务、提高技能的过程。学徒期的时间可以比试用期的时间更长。但学徒期不是劳动法律法规的概念，不能和试用期混为一谈，更不能把试用期的规定用在学徒期上。例如，有的企业规定学徒期的时间是一年，学徒期的工资是岗位正式工资的80%，这样的规定就是违法违规的。

为了方便员工总结和提高能力，新员工在试用期间需要定时提交总结报告，一般为1周或1月提交一次，格式模板如表6-3所示。

表6-3　员工试用期总结报告

（四）员工转正管理

员工在试用到转正期间，行政管理部门不能对其“放任不管”，需要做及时的摸底和跟进，具体工作如下。

1.面谈

一般用人单位在员工入职的一周之内、一个月之内和转正之前需要做3轮面谈，每轮面谈的对象分别是员工本人、员工的帮带老师和周围的同事等。面谈的内容主要是员工对工作氛围和工作内容的感受、员工是否得到了来自部门内部应有的关心和帮助、员工的帮带老师或同事对该员工的评价、员工遇到的问题及需要的帮助等。

2.反馈

行政管理部门应根据员工试用期间的3轮面谈情况，提炼出有建设性的、有价值的、有意义的信息反馈给新员工的直属上级或部门负责人。如果发现新员工的直属上级或部门负责人没有很好地帮助新员工融入新工作环境，行政管理部门需要及时介入，了解实际情况并及时修正，根据情况给出指导和建议。

3.总结

针对新员工在试用期间遇到的不同问题，根据新员工和部门之间的面谈结果，行政管理部要总结招聘、面试、入职、试用过程中存在的问题，例如人才的招聘标准是否有问题、面试的方法和判断是否有问题、入职培训是否全面、入职和试用期间的管理是否能更优化等。

试用期满后，新员工可以按照组织的转正流程提交转正申请。员工转正申请表的格式模板如表6-4所示。

表6-4　员工转正申请表

员工提交转正申请后，在正式转正之前，行政管理部需要对员工进行评估。对员工的工作进行评估不仅是为了使单个员工转正，也是企业优化人事管理的重要工作。员工转正前的评估可以根据必要性，设置4个维度的评估：知识层面的评估、能力层面的评估、行为和态度层面的评估以及绩效层面的评估。

知识层面的评估是评估新员工对该岗位应知应会相关知识的掌握程度。测评的方式可以是笔试或口试。需要注意的是，进行知识层面的评估需要提前准备试题和标准答案，问题需要和新员工的工作具有较强的相关性。

能力层面的评估是评估新员工是否已经掌握了岗位必备的各项基本能力。测评的方式可以有实测操作模拟、工作成果评估、专家意见评价、直属上级评价、团队成员评议、关联方打分等。

行为和态度层面的评估是评估新员工日常工作过程中的行为和态度是否符合用人单位的要求和期望，是否存在消极怠工、违规操作等不良态度和行为。测评的方式可以是民主评议或直属上级打分。

绩效层面的评估是评估新员工的工作成果是否达到了岗位的基本要求。测评的方式是岗位绩效评价。需要注意的是，由于新员工入职的时间较短，对新员工的要求不应过于严苛，一般是达到该岗位绩效的最低要求即可。