组织做好员工入职管理，不仅能保证员工入职阶段基本的手续办理、合同签订、试用转正等流程的标准化、规范化，也能降低企业的管理风险，更能让新员工感受到组织的办事效率，并快速融入组织文化、进入工作角色。

（一）岗位描述要求

组织在编写岗位描述时，要注意调整文字风格，不同的岗位应有不同的描述。如果企业要招聘的是一线产业工人，那么它的岗位描述的文字风格就和招聘设计师岗位时的文字风格完全不同；如果企业要招聘文案美编，那么其岗位描述的文字风格就和招聘销售经理岗位的文字风格不同。

文字风格可以根据招聘岗位受众的不同进行调整。文字风格主要是根据需求岗位人群的文字偏好来选择的，例如可以选用如下风格。

1.清新文艺风格

对一些与设计、艺术、创意等创造性的脑力劳动相关的岗位，在编写岗位描述时可以采用清新文艺的语言风格。

2.诙谐幽默风格

为了吸引眼球，可以使用一些网络流行词，以诙谐幽默的方式编写岗位描述，展现自身的优势。

3.激情澎湃风格

对一些招聘年轻人的岗位，在编写岗位描述时可以相对激情澎湃，以点燃年轻人的热情。

4.文学创意风格

对一些文学素养或知识水平要求较高的岗位，企业可以用偏文学或创意的风格来编写岗位描述。

5.平实诚恳风格

如果组织是比较务实的风格，也希望吸引一些比较务实的候选人，那么在编写岗位描述的时候，考虑吸引力的同时也可以更偏向于采用平实诚恳的风格。

（二）电话面试要求

电话面试是企业与候选人的第一次面试交流。电话面试的质量不仅影响着组织对候选人各方面信息考察的完整性，还影响着候选人和组织之间进一步交流沟通的可能性，以及候选人最终入职的可能性。电话面试可以包括如下内容。

（1）首先可以请候选人简单介绍个人情况。以自我介绍开场，这是双方相互熟悉的过程。企业可以借此判断候选人简历信息和个人描述是否一致，可以大体了解候选人的基本情况。

（2）询问和确认候选人各阶段的工作经历、工作职务及工作职责，可以针对候选人简历上的学习背景和工作内容来询问对方的情况。这里要有工作时间长短和专业深度的匹配。例如，有可能企业发现候选人工作时间其实很短，但是他表现出来的专业深度却很深，在电话面试的时候就可以确认一下其中的原因。

（3）询问候选人目前或上一份工作的主要内容、绩效以及候选人具备的主要技能。这里要注意，应当尽量让候选人提供能体现其曾经的业绩或工作复杂程度的确切数字。例如，管理了多少人、管理了多少预算、达成的销售目标等。

（4）询问候选人每个阶段离职的具体原因。判断候选人离职是因为没有确定自己的职业发展方向，还是因为对现在的薪酬不满，或是因为工作得不开心，又或是因为其他一些客观因素。

（5）询问求职的动机，询问候选人目前的薪酬情况以及他能够接受的最低薪酬。如果候选人能接受的最低限度和岗位能够提供的最高限度相差较大，那么接收此人的可能性就较小。

（6）询问在简历筛选的过程中发现的候选人简历中的各项疑问点。简历筛选过程中发现的所有疑问点都可以在电话面试的时候先行确认，以免进一步面试的时候浪费双方的时间。

（三）面试提问技巧

面试除了简单地让候选人作自我介绍，询问候选人的工作经历、家庭状况、离职原因、兴趣爱好等传统问题外，在面试交流过程中还应遵循如下基本原则。

1.多听少说的原则

面试的过程是候选人表达和展示自我的过程，面试官应该想办法让候选人在问题下尽情地发挥，而不是让候选人听自己滔滔不绝。一般来说，一场面试结束，候选人的表达时间应占全部时间的80%以上，面试官的表达时间应控制在20%以内。

2.开放式问题的原则

面试官应该多问开放式的问题，少问封闭式的问题。所谓开放式的问题，就是为什么、是什么的问题。

3.STAR原则

STAR原则类似一个面试问题生成器，面试官可以用这个逻辑来不断生成问题，同时可以更加准确地考察候选人完成任务的能力。这个逻辑是：之前什么时候？在什么背景下？（情景）要完成什么任务，达到什么目标？（任务/目标）在这一过程中，候选人担任了什么角色？做了什么？（行动）取得了什么结果？（结果）如图6-1所示。

图6-1　STAR图形演示

（四）录用通知模板

如果候选人被组织录用，组织应向候选人发放录用通知书。录用通知书是组织录用候选人时向其发出的正式文书，格式模板如下。

尊敬的________先生/女士：

感谢您对________的信任和肯定，感谢您耐心、热心并满怀诚意地参与面试。经过沟通，您的职业素质、专业能力和工作经验赢得面试官的一致肯定，我们热诚地邀请并欢迎您加入________！

请您仔细阅读以下内容，按要求备齐相关资料，在指定时间内到行政管理部办理入职手续。

1.任职岗位

拟聘任您担任________岗位，所属部门为________，汇报对象为________，下属人数为________人。

2.报到情况

入职时间：20________年________月________日

报到地点：

联系部门：行政管理部

联系人：

联系电话：

3.入职需准备和携带的材料

身份证、学历证、学位证、资质证书、职称证书的原件及复印件

1寸照片________张

近期体检报告一份

最后任职公司的离职证明

其他资料：________

4.薪资待遇

基本薪酬：________元人民币/月

绩效薪酬：________元人民币/月

各类补助：________元人民币/月

其中，基本薪酬为代缴个税及五险一金个人部分前的应发工资，试用期薪酬为基本薪酬的________%；绩效薪酬和各类补助为税前额。(www.daowen.com)

5.福利待遇

公司的福利为________。

6.合同期限：________年，其中试用期为________个月。

期待您给我们的团队带来新的活力，希望您工作愉快，事业有成！

××组织

行政管理部

20××年×月×日

需要注意的是，盖公章的录用通知书具备一定的法律效力，企业应谨慎开具。此模板仅供参考，建议组织在使用前自行修改，并交由法务专业人士审核。

（五）未录用通知书

很多组织在候选人面试没有通过后，就不再与候选人联系，默认候选人没有通过面试。这种做法实际上非常不专业，可能会引起候选人对组织的反感。候选人在面试结束后，在等待面试结果的过程中会有很多的想象。

早一点告诉候选人面试结果，能打破候选人不切实际的想象，让候选人可以进行其他安排。如果候选人面试后未被企业录用，企业应向候选人发放未录用通知书，格式模板如下。

尊敬的________先生/女士：

感谢您满怀诚意地参与我公司的面试。非常遗憾地通知您，您此次的面试情况与岗位要求存在差异。经公司慎重考虑，决定您的面试结果为：未通过。您的简历将被纳入公司的人才库，当有适合您的岗位时，我们可能会再次与您联系。

非常感谢您对我公司的信任，祝您早日找到理想的工作。

××公司

行政管理部

20××年×月×日

（六）入职登记表单

新员工入职时，企业首先要采集员工的信息，让员工填写入职登记表，如表6-1所示。

表6-1　入职登记表（样表）

入职登记表不仅起着收集员工信息的作用，而且具备一定的法律效力，如果员工在入职时提供虚假信息取得某岗位，当组织发现后，入职登记表可以作为企业方与员工解除劳动关系的有利证据。

为确保员工入职登记表填写得准确无误，企业要对员工入职材料和信息的真实性进行仔细核查，需重点关注的信息包括员工的教育背景、工作经历、家庭状况、紧急联系人及通信地址、健康状况等。组织务必要新员工在入职登记表最后的声明中亲笔签字。

对于有疑问的信息，组织要进行必要的背景调查，要确认员工的上一个单位已开具双方已经解除劳动关系且并不存在任何劳动纠纷的证明；对于特殊或敏感岗位，要提前通过电话、邮件、传真等方式审查候选人是否还处在竞业限制期。

组织需要妥善保管好员工的入职登记表，并整理好员工信息，最好将员工信息通过内网系统或Excel表统一管理，便于快速查找和分析。同时要注意对员工信息进行保护，更不得主动泄露员工信息。

（七）员工入职流程

员工面试合格，组织对其发放录用通知书后，员工一旦接受并确认，下一步将是办理入职手续。员工入职的基本流程及关键控制点如下。

1.入职前的准备

在新员工报到前，企业需要做好充分的准备工作，主要包括：确定好新员工的入职时间，提前做好入职手续办理的各项准备工作；虽然录用通知书中已包含入职需要携带的相关资料信息，为防止新员工入职时遗漏，企业最好提前打电话提醒；若需要新员工做入职体检，需要安排好体检相关事宜；协同相关部门，为新员工安排好工位，并提前准备好相关的办公物品、工作服、工作牌、餐卡及入职需要的各类资料和表单等；提前与用人部门对接，通知用人部门领导提前为新员工准备好帮带老师或入职对接人。

2.办理入职手续

办理入职手续的过程就是收集资料、核对信息、整理归档的过程，主要包括：收取面试时使用的入职登记表；收取新员工的相关资料；核对入职登记表上的相关信息与入职后个人准备的信息是否一致；与新员工签订劳动合同；告知新员工入职培训的时间和地点。

3.入职培训

入职前的培训，也就是新员工培训，需要着重讲解企业各类规章制度、员工手册，一定要有培训前的签到和培训后的考试。培训结束后，应让所有新员工对学习内容签字确认。可以组织新员工参观企业或相关的岗位。参观前，需要与各部门做好沟通，以免影响各部门正常工作。参观过程中需要专业细心地讲解，耐心全面地解答新员工的问题。

4.用人部门接待

用人部门在新员工入职过程中的作用比行政管理部更重要，它直接影响着新员工的感受，决定了新员工未来是否愿意留在企业、是否能够融入组织并长期稳定工作。用人部门在新员工入职中的工作主要包括：部门安排帮带老师或专人负责引导新员工并为其进行相应的人员介绍；对新员工做本部门规章制度和岗位职责要求的必要介绍；在部门例会上向同事介绍新员工。

（八）签订劳动合同

劳动合同能够确定企业和员工之间的劳动关系，但不代表不签劳动合同，企业和员工之间就不存在劳动关系。

确认劳动关系，看的不是企业和员工之间是否已签订劳动合同，而是看有没有用工事实。有了事实，即使不签订劳动合同，企业和员工之间依然存在劳动关系。也就是说，实际上企业自实际用工之日起，就已经和员工建立了劳动关系。

有的企业为了不给员工缴纳相关保险，故意不和员工签订劳动合同。这种行为违反了法律。根据《中华人民共和国劳动合同法》的规定，如果企业超过一个月而不满一年未和员工签订书面劳动合同的，应当承担向员工按月支付两倍工资的赔偿责任。而且如果企业不和员工签订劳动合同，企业就没有权利追究员工可能产生的违约行为。

企业为员工缴纳相关保险和是否签订劳动合同无关，这是一个“必选项”。如果员工因为工作原因受伤，也就是发生工伤，企业不仅要承担自己应该承担的责任，而且原本社会保障部门可以分担的责任，企业也要承担。劳动监察部门一经发现，会对不签订劳动合同的进行处罚。

劳动合同中应包括9项内容：企业的名称、地址和法定代表人或主要负责人信息；员工的姓名、住址和居民身份证号码或其他有效身份证件号码；劳动合同期限；工作内容和工作地点；工作时间和休息休假时间；劳动报酬；社会保险；劳动保护、劳动条件和职业危害防护；法律法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。

劳动合同除上述规定的必备条款外，企业与员工还可以约定试用期、培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项。

每个地区的人力资源和社会保障部门一般都会有劳动合同的标准版本，企业可以直接采用当地人社部门的标准版本，签订劳动合同的时候，注意将关键项目填写完整。

劳动合同的期限分为固定期限、无固定期限和以完成一定的工作为期限。当企业和员工连续订立两次固定期限的劳动合同之后，员工同意续订劳动合同的，除员工提出订立固定期限的劳动合同外，应当订立无固定期限劳动合同。员工在同一企业连续工作满10年以上，双方同意续订劳动合同的，如果员工提出订立无固定期限的劳动合同，应当订立无固定期限的劳动合同。

（九）入职风险防控

行政管理部在办理新员工入职手续时，需要特别注意以下事项。

1.入职前的准备环节

规范、明确、合理、经得起推敲的人才录用条件和合法、合规、有效的规章制度对组织的用工意义重大，是组织规避用工风险、防止用工欺诈的有效手段。其中，录用条件包括：岗位职责条件、身体健康条件、兼职条件、档案存放情况、社会保险缴纳条件、绩效考核条件等。

规章制度要合法有效，不能与法律冲突。规章制度通过的程序也要合法合规，需要经过职工代表大会同意，并在人社部门备案。规章制度通过后，要通过组织网站、邮件、公示栏等方式向员工公示和告知。

组织可以在劳动合同或劳动合同的附件中明确说明企业的规章制度属于劳动合同条款，员工入职前必须参与学习、培训、考试并签字确认。为方便员工快速学习了解所有的规章制度，比较好的方式是制作并发放员工手册。

2.岗位职责明确环节

新员工入职前，企业需要对用人岗位的岗位职责有清晰明确的认识，一是为了评估该岗位究竟需要招聘何种类型的人才；二是为新进人才入职后能够快速理解岗位工作内容、快速进入工作状态提供保障；三是为了能够有效评估新员工上岗后工作职责的履行情况。

明确岗位职责需要罗列出各岗位所有的基础性工作活动，分析涉及的相关工作任务，并据此明确列举出必须执行的任务以及每项任务背后的目的和需要达成的目标，从而根据任务和目标的要求，明确列出该岗位要求具备的各项能力。

3.入职前的体检环节

入职前的体检是确认候选人身体健康状况的依据，行政管理部门应注意核查，有效甄别出个别员工体检作假的情况。同时注意不要有健康歧视，要根据劳动者的健康状况合理分配岗位。