（一）行政费用预算编制

行政费用预算编制的时间一般在前一年的10月份。行政管理部负责人参考去年的费用发生情况和今年的规划，制订下一年的行政费用预算。行政费用的种类比较多，常见的行政费用分类如表5-1所示。

表5-1　常见的行政费用分类

续表

行政预算的编制流程可以分成以下6步。

1.上年比较

对上一年的行政费用的预算和结算情况进行比较，找出上一年预算和结算之间差异比较大的项目并分析差异产生的主要原因，判断下一年是否会发生类似的问题。

2.本年比较

将本年度发生的行政费用实际情况和预算情况进行比较，找出当前实际发生费用和预算差异比较大的项目并分析差异产生的主要原因，判断下一年是否会发生类似的问题。

3.分析趋势

在做完上年度预算结算情况比较和本年的预算结算情况比较之后，总结出行政费用预算的变化趋势，明确哪些项目的费用可能会增加，哪些项目的费用可能会减少。这时候对趋势的分析不能仅仅停留在数字层面，还要考虑实际工作情况。

4.经营分析

对行政费用的分析不能仅停留在行政管理部的规划层面，还需要站在企业经营管理的高度，了解企业的战略目标、发展状况和生产经营状况，让企业的行政费用预算与生产经营状况相匹配。

5.工作预测

结合上一步的分析，列出符合企业战略的工作重点，列出当前影响企业行政费用预算的主要因素，同时列出明年行政管理工作的重点及方向。

6.预算编制

根据企业的行政费用预算表格和前5步对行政管理工作重点的分析和预测，逐项分析下一年的费用变化情况，并编制行政费用预算项目中的具体数字。(www.daowen.com)

在编制行政费用预算的时候，要尽可能地考虑到会发生变化的各项因素，在数字上留有余量，设置预算预备费用，以防发生预算外的支出。预算预备费用的具体数字可以根据前3年行政费用预算和结算之间的数字差异来确定。

（二）行政费用预算执行

编制完成的行政费用预算应当形成书面报告，由组织预算管理委员会进行核准和审批。行政管理部在收到组织预算管理委员会的批复后，在内容方面有需要修改的，应及时修改，直至最终通过。方案通过后，组织可以最终执行该行政费用预算决议。

组织在制订预算决议的具体计划时，应同时形成行政费用预算执行表，如表5-2所示。

表5-2　行政费用预算执行表

在行政费用预算执行表中，第1列的预算项目可以根据组织行政费用分类的项目分级表示；第2列到第4列的预算和实际发生情况的记录一般是以月为时间单位；第5列到第7列的累计预算和实际发生情况的记录一般是当年累计月的数据。

在执行行政费用预算以前，组织应具有相应的管理制度和对预算责任人的奖惩制度。审批后的行政费用预算目标一般是和企业绩效指标挂钩的硬指标，没有特殊原因一般不得超过预算。在行政费用预算执行的全过程中，组织要做好管控，并应当注意如下事项。

1.在预算内使用时

对行政费用预算内的项目，一般由行政管理部负责人和总经理进行审批和管控，由财务部和预算管理委员会进行监督。

2.在预算外、预备内使用时

如果遇到特殊情况需要突破行政费用预算，但是超出的金额在预算预备费用内时，需要提出申请并详细说明原因，由财务部负责人和总经理核准审批后纳入预算外支出。

3.在预算外、预备外使用时

如果需要突破行政费用预算且超过预算预备费用时，除了需要财务部负责人和总经理审批外，还需要经过预算管理委员会的审核与批准。必要时，企业应对超过预算的项目的必要性进行充分的考证。

4.在预算使用不足时

当行政费用预算使用不足时，一般可以跨月结转，下月继续使用，但一般不能跨年度结转使用。为了厉行勤俭节约，防止各部门为了争取明年的费用额度而乱使用今年的预算费用，组织可以规定当预算使用不足时，不因今年预算费用使用的减少影响明年的预算费用额度的审批。

5.在环境变化时

在行政费用预算使用过程中，如果因各类环境变化（如政策环境变化、经济环境变化、产业环境变化等）以及其他特殊原因使企业的经营战略发生变化，企业应对行政费用的预算及时做出修正，并按照相关规定重新实施核准和审批流程。