行政管理岗位有很多，本节介绍常见的三种行政管理岗位及其职责，分别是行政助理、档案管理和前台接待。

（一）行政助理的岗位职责

设置行政助理岗位的主要目的是配合行政管理部负责人，做好行政工作及部门内部日常工作，保证行政事务的良好运作。

行政助理岗位的主要职责如下。

1.负责行政管理部日常事务的运行和管理

协助行政管理部负责人制订和完善行政管理部的各项管理制度；协助督促管理制度的有效执行；负责各种文件、通知的整理、下发；负责组织客户宴请，出差票务预定、审核、报销管理等后勤保障工作；负责接打电话，负责传真、文件、通知等的拟订、接收、下发；了解组织各部门重要联络人员的联系方式与业务辖属范围，以便在外部来电来人咨询时能够及时准确地指引传达；负责组织礼品、员工福利的选购。

2.负责组织形象维护与公关活动

协助进行组织形象的设计和推广实施；负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访，负责与新闻媒体的接触；协助组织并协调处理公关危机。

3.负责行政管理部的印章管理

负责建立、健全行政管理部的印章使用管理规定；负责行政管理部相关印章的保管，保证印章的完整、有效；负责做好行政管理部印章的使用记录。

4.负责组织会议管理，并做好会议记录

负责建立、健全会议室使用管理制度；负责会议的记录工作，并将会议记录整理、下发；负责会议召开的通知及会议室的安排、使用管理等工作；负责组织重要活动的会务准备及礼仪接待工作。

5.负责办公设备、办公用品、低值易耗品的申领、选购与使用管理

建立、健全办公设备、办公用品、低值易耗品的申领、选购与使用管理制度；负责协助行政管理部负责人做好本部门的费用预算；负责对办公设备、办公用品、低值易耗品的申领进行登记，并做好相关记录。

6.负责门禁、行政管理部的考勤管理

负责门禁管理制度的建立、健全；负责门禁卡的购买、发放、回收、注销、销毁等工作，并做好相关记录；负责根据考勤情况填写考勤记录，并按照相关规定转交考勤记录核对人员。

7.其他工作

完成领导交代的其他工作；处理与本部门相关的突发状况。

（二）档案管理的岗位职责(www.daowen.com)

设置档案管理岗位的主要目的是保证组织中档案材料的准确性和完整性。该岗位的职责是配合行政管理部负责人，做好档案的入库、分类、查阅、保管、销毁等工作。档案管理岗位的主要职责如下。

1.负责档案室的日常管理

建立、健全档案管理制度，并监督其实施情况；保持档案室的清洁、干燥和卫生，切实做好防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作；严格执行安全制度，禁止在档案室内存放易燃、易爆等危险物品，经常检查档案室的消防器材是否能正常使用；未经允许，非档案室工作人员不得随便进出档案室，做到人走加锁、关窗，妥善保管档案室钥匙，确保档案室的安全。

2.负责档案资料的管理

负责对应归档资料的收集、整理；负责对档案和资料的保管情况进行定期检查核对，做到账物相符；严格遵循档案入库制度，认真做好分类登记及档案的收进、移出和统计工作，对档案的分类应做到科学合理、便于查找；档案借阅应按规定办理登记手续，对借阅到期的资料应及时催还并认真检查归还的资料是否完整，发现问题要及时报告和处理；按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁；对有保密要求的文件，须经领导批准后方可借阅；未经批准任何人不准将档案带出档案室，更不准私自摘抄、外传，发现失密现象应及时报领导处理；监督和管理查阅者，对违反组织规章制度的行为及时予以制止。

3.其他工作

完成领导交代的其他工作；协助处理与本部门相关的突发状况。

（三）前台接待的岗位职责

前台接待岗位的主要是为了保证企业内部信息通畅，提高企业的运作效率。该岗位的职责是做好前台工作，对会议室进行合理的安排利用，做好会务安排、服务工作，负责来访客户、上级主管部门等的接待工作。前台接待岗位的主要职责如下。

1.负责前台日常工作管理

负责工作区域和大厅的报刊管理，以及大厅内家具的清洁工作；负责接待用品的保管、清洁，及时补充所需用品；负责维持上班期间办公区域的公共秩序，及时将异常问题上报给部门负责人；及时接听外来电话，对重要电话做好记录并及时传达、反馈；按时开启和关闭LED显示屏，如有重要客户、上级主管部门来访，应及时与相关部门及领导确认是否需要在LED显示屏显示欢迎字幕；协助有关部门下发和传递文件资料；负责文字信息的录入工作。

2.负责会议、会务的管理

建立、健全会议管理制度，并监督实施情况；保持会议室的清洁、干燥和卫生，切实做好防盗、防火、防虫、防潮等工作；严格执行安全制度，会议室内禁止存放易燃、易爆等危险物品，经常检查会议室内的消防器材、水电暖情况；对会议室内外的各种会议设施设备进行日常检查与维护，确保其正常运行；根据会议通知，向相关部门负责人确认来访人数，合理安排会议室，为布置会议室做准备；会前将会议室的桌椅收拾整齐，准备水、茶、杯子，或根据实际需要另备水果、点心；负责会议室的安排布置工作；根据具体情况，准备相机、摄像机，为会议留存音像资料；会后将会议室清理干净，将座椅归位，将所领用器材及时归库，将相机、摄像机及其他器材送归原处。

3.负责企业日常接待工作

负责企业来访客户、上级主管部门的接待工作；对来访人员进行登记，问清来访人员来意并进行接洽，让来访人员在企业大厅等候和会见，不要进入办公区域内，谢绝闲杂人员、推销人员进入办公区域；接待面试人员，按照企业统一要求，引导面试人员前往指定地点等待，并与相关部门人员做好接洽。

4.其他工作

完成领导交代的其他工作；协助处理与本部门相关的突发状况。