设置行政管理部门的组织机构和职责时要参考整个组织机构和管理模式。当组织机构和管理模式偏向分权时，行政管理部门的组织机构和职责的设置也应当采取分权的形式；当组织机构和管理模式偏向集权时，行政管理部门的组织机构和职责的设置也应当采取集权的形式。

（一）行政管理部的常见机构

如果是偏分权型的组织，各事业部或分组织内部可以单独设立行政管理部。各事业部或分组织行政管理部之间的关系相对独立，可以制订各自的管理制度。总部的行政管理部人数相对比较少，其主要工作是统一监督、统一制订个别政策，并且对下属机构行政管理部的人员任命有一定的提名权或否决权。

如果是偏集权型的组织，各事业部或分公司内部一般不单独设立行政管理部，而是设置比较少的行政管理人员。这些行政管理人员受总部行政管理部的统一管理，并受各事业部或分组织负责人的管理。他们的主要工作是协助各事业部或分支机构负责人做好经营管理，同时传达和落实总部行政管理部的各项政策。

如果不考虑分权、集权和组织规模大小，常见的比较通用的行政管理部的组织机构如图5-1所示。

图5-1　行政管理部的组织机构

这种组织机构划分实际上是把行政管理部的职责划分到7种角色身上。

1.行政管理角色

行政管理角色主要负责贯彻执行组织的各项管理制度，保证组织各项行政事务工作的正常开展；负责组织具体管理工作的布置、实施、检查、督促，并落实执行情况；负责协调组织各部门之间的工作关系及跨部门事务；负责行政管理部内部的费用预算及企业行政费用预算的管控；负责统筹管理组织的食堂、住宿等行政后勤服务工作；负责组织的文化建设等工作。

2.公务管理角色

公务管理角色主要负责相关会议的组织及会议决议事项的督办；负责企业的接待工作及政府关系、公共关系的建立、维护及保持；负责前台接待工作。

3.人事管理角色

人事管理角色主要负责组织的人事工作，包括人员的选、育、用、留等相关工作及各类人事手续的办理工作。

4.车辆管理角色

车辆管理角色主要负责管理组织的车辆和驾驶员，协调用车问题。

5.保卫管理角色

保卫管理角色主要负责组织的安保工作，管理每天进出组织的车辆和人员。

6.档案管理角色

档案管理角色主要负责组织档案文书的管理，管理组织的印章和证照。

7.法务管理角色

法务管理角色主要负责处理组织的各类法律事务；负责经济合同的管理；负责法务文书的起草和审核。

（二）行政管理部的工作职责

在行政管理部和人事部合二为一的组织中，行政管理部的职责一般包括如下内容。

1.外联协调(www.daowen.com)

负责管理和维护公共关系；负责处理与政府部门、行政监察部门等的日常关系和事务；负责协调组织周边场地、环境等事务。

2.行政管理

负责主管领导办公会议的组织、会议记录、记录整理归档等工作；负责协调组织及各部门之间的工作关系以及跨部门事务；负责行政费用预算的管控。

3.总务

负责员工保健相关内容的管理；负责员工福利的发放管理；负责更新和管理员工通信信息；负责组织制度的建立、规范，并监督实施过程。

4.内外部通知

管理组织的内部事务，负责组织文件、报告、信函的起草、打印和发放；负责来文、来函的登记、办理；负责组织对外签订的合同文书的管理。

5.档案管理

负责档案制度的建设、规划、管理及维护工作；负责组织各类相关文件资料的收集、建档、归档；负责财务、科研项目档案的入库、登记和归档；负责组织证照、资质及资格证书的管理；负责定期更新资料，保证证照的有效性。

6.印章证照管理

负责管理各类印章的刻章、保管和使用等工作；负责管理各类证照的办理、建档、使用和更新等工作。

7.法律事务管理

负责构建法律风险防控体系；负责经济合同的审核；负责法律纠纷事务的处理；负责起草各类法务文书。

8.组织文化建设

负责组织文化的提炼和建立；负责组织文化的落实；负责组织文化的传播。

9.接待管理

负责客户的食宿预订工作；负责组织来访客人的接待、引导和公关工作；负责大型会议的会务工作。

10.后勤保障及管理

负责组织内部人员出行、就餐、住宿等相关事务的安排，负责员工食堂和宿舍的管理工作；负责组织的安全管理、保卫管理及卫生管理，负责员工的考勤和外出登记；负责组织内部各部门的低值易耗品及办公用品的管理；负责组织车辆的调度和管理、组织车辆的证照办理及车辆安全管理等工作；负责邮件、报纸、杂志的收发；负责差旅、票务的预订；负责会议室的管理和会议室使用制度的管理；负责组织的通信管理；负责组织其他后勤事务的管理。

11.人事管理

负责组织员工的招聘、面试、选拔工作；负责在职员工的管理，避免发生劳动风险，避免出现劳动争议；负责员工离职手续的办理和离职管理工作；负责组织的人力资源规划工作；负责组织的人力资源配置工作；负责组织人力资源的培训与开发工作；负责组织的绩效管理；负责组织的薪酬管理；负责组织的劳动关系管理。

12.人员管理

负责制订本部门内部的各项管理制度，建立、健全岗位责任制；负责对内部成员进行日常管理和工作考核；负责培训和发展内部成员。

13.其他工作

在外部存在重大政策变化，内部存在重大风险和不稳定因素时及时向总经理汇报；完成上级领导交办的其他工作。