出差管理制度，是组织为了规范员工出差的管理工作。规范的出差管理制度，能够达到强化员工成本意识，合理控制出差期间的开支，有效降低运营成本，提高出差期间运行效率的目的。

（一）如何编制出差管理制度

为体现员工出差的计划性、有效性、规范性、合理性和经济性，出差管理制度需要规定的最关键的内容是有出差前的审批程序、差旅费的报销方式以及报销费用的结算方式，其具体内容如下。

1.审批程序

员工因工作需要出差，必须提前填写出差申请单，清楚填写出差事由、出差期限、途经城市、预计费用等，并遵循组织的权限规定进行逐级审批。比如，总监级以下人员出差，由上级领导审批；总监及总监以上级别人员出差，除需上级领导审批外，还需要总经理审批；到国外出差，全部由总经理审批。出差申请单模板如表2-4所示。

表2-4　出差申请单模板

出差申请单是核对考勤的要件，也可以作为出差报销结算的必备附件。若出现紧急状况，未能提前履行出差审批手续的，出差前可以以电话或短信的方式向相关领导请示，请他人代走手续。出差人员无法在预定期限返回，必须向相关领导申请，请他人代走手续。

出差审批程序的规范性，直接牵扯到员工考勤。所以，一定要严肃认真地对待出差的审批流程。没有履行出差的相关程序，则不能视为出差；若员工未履行出差审批程序私自出差，应按旷工处理。

2.报销方式

出差费用报销标准通常有三种可选的方式，第一种是根据岗位、职级的不同，规定差旅食宿等出差花费的限额标准，在限额标准内可以实报实销。在实行实报实销制度的企业，超出限额以外的费用如果也要报销，需由相关领导签字确认，否则，超出部分公司不予报销。

第二种是实行差旅补贴的形式。这种方式是根据出差人员出差的地点，按天给予一定的出差补助，补贴出差人员的住宿、餐饮费用等。完全采取这种差旅费用结算形式的企业，通常不再报销餐饮和住宿的费用。

第三种是实报实销和差旅补贴相结合的方式。这种方式一般是把差旅、住宿、餐饮的部分由公司实报实销，再根据出差地点的不同，按出差天数给予员工一部分出差补贴。

这三种费用报销方式各有优缺点。第一种方式对差旅费用的控制相对较好，但可能会忽略员工的心理感受；第二种方式可操作性强，但可能付出的成本更高；第三种方式虽然能够平衡第一种和第二种形式的优缺点，但平衡点难以把握。组织在选择时，可以根据自身的业务特点、文化、习惯或员工集体意见等做出抉择。

有的公司因为考虑到员工出差需要先垫付差旅费，在员工短期出差前由财务部门先预支一部分现金给员工随身携带，待员工出差返回后再用发票抵账并归还剩余借款。这种操作方式风险较高，比较好的做法是鼓励员工出差时使用信用卡结算。由于信用卡的账期通常在20天以上，一般能够解决员工短期出差费用自行垫付的问题。

3.费用报销

住宿费报销所附单据必须有税务部门的正式发票以及消费单位的水单，其他费用报销必须有正规发票。发票需列明企业名称和税号，数字要清晰。发票要先由经办人签名，分管领导、财务部门审核签字后，报相关领导审批，方可予以报销。

出差时，有工作需要业务招待的，需提前做计划，并请示相关领导同意，填写业务招待费申请单方可执行。出差后出现的特殊情况应电话请示，取消或临时增加业务招待费用，待返回公司后填写业务招待费申请单。招待费必须在出差费用汇总表中列明，并由相应级别的领导签字确认，财务部门才可予以报销。业务招待费申请单模板如表2-5所示。(www.daowen.com)

表2-5　业务招待费申请单模板

一般两位同性员工前往同一地点出差，两人应同住一间标间。员工随同领导出行的，凡食宿费用由领导结算的，费用随领导报销，员工个人不再单独报销。有特殊原因，员工食宿不随领导的，需要在费用报销汇总中注明，并经同行领导签字确认后，财务部门方可予以报销，否则视为无效。外出参加其他部门组织的会议者，已享受会议安排的住宿或餐饮服务的，不再报销会议期间的住宿或餐饮费用。

（二）出差管理制度注意事项

为保证出差管理制度能够有效实施，在制定和实施的过程中需要注意如下事项。

1.如何确定城市消费标准

许多组织在制定出差管理制度时，最头疼的就是如何确定不同城市的住宿或餐饮的消费标准。未经实践而制定的标准，有的人认为过高，有的人认为过低。虽然可以直接借鉴其他公司或者政府部门现成的差旅费标准，但是几乎无法了解其制定差旅费标准的具体依据。

比较简单的操作方式是在不同城市寻找长期合作的协议价酒店和协议价餐厅，员工的住宿和餐饮按照协议价实报实销。当然，有时候因为出差工作限制，住宿或餐饮无法在协议酒店和餐厅附近时，还是要按照城市消费标准的报销。

准确制定城市差旅费标准的方式是先由组织选出允许不同职级的员工入住的酒店类型和用餐的餐厅类型，根据当地同类酒店和餐厅不同季节的价格区间制定差旅住宿和餐饮费用的标准。

为便于对差旅费用报销的管理和统计，通常差旅费的费用标准直接按照城市分类划分，比如一线城市标准、二线城市标准、三线城市标准。差旅费季节的差异主要分为旅游旺季和非旅游旺季两个类别。

2.如何选择交通方式

交通工具的选择应讲究效率第一的原则，不能刻板地规定。比如，有的公司规定员工出差不得乘坐飞机。然而实际情况是，如果提前计划、提早订票，常常是乘坐飞机的费用要低于乘坐高铁、动车、火车的费用。

有的公司规定员工出差或办事不准乘坐出租车，只能乘坐公共交通工具。然而实际情况是，在地铁不发达的城市，如果乘坐公交车需要两个小时的车程，出租车可能只需要半个小时。省出的一个半小时员工本来能够为公司创造价值，却浪费在路上。比较一下公司出差员工在这一个半小时付出的人工费用与“节省”下来的出租车费用，会发现很多时候是得不偿失的。

这种所谓的“节省”在飞机和高铁价格的比较中也能够体现出来。有时即使乘坐飞机的价格比乘坐高铁高，但选择乘坐飞机效率更高。因为乘坐飞机节省了员工的时间，这部分时间是能够创造更多价值的。

3.如何监管核查

有人认为，就算知道了选择交通方式效率优先是好的，但如果不在制度中做出相对硬性的规定，实务中出差费用的管理就会混乱，本来能够节省的交通费，却需要付出更多。如何确定每个员工出差选择的交通方式都是效率最高的呢？

这个问题隐含着运营操作型管控模式的思路，即领导层比较注重运营细节，心理上期望获得“掌控感”。同时，也暗含着对下属各级管理者的不信任、不放权。部门负责人为部门的费用负责，理应拥有出差交通方式选择的审核权。如果过分强调规则的一致性，就是剥夺了部门负责人的这部分权限。

放权后的权力也是可以被关在“笼子”里的。比如公司对交通方式选择的核查，可以分成三个层次，第一层次是出差员工所在部门负责人的合理性核查，第二层次是财务部门的合规性核查，第三层次是审计风控部门的风险性核查。另外，还可以增加人力资源部的抽查。一旦发现弄虚作假者，不仅要弄虚作假者赔偿组织的经济损失，还应给予其严肃处理。