考勤管理制度，是组织为了规范员工出勤而制定的制度。有效的考勤管理制度能够严肃纪律，维护正常工作秩序，优化管理体系，提高管理效率。

（一）如何编制考勤管理制度

考勤管理制度中最关键的内容是规定如何汇总考勤记录、如何规范加班流程、如何规范请假流程以及如何管理考核考勤的汇总等四个方面，具体内容如下。

1.关于考勤记录

对于实施人工手划考勤的组织单位或企业，考勤的原始记录采用考勤表的形式，必须使用碳素笔记录，如出现笔误，不允许涂改，只允许划改，并在划改处由记录人员签字。下级的考勤表，必须由直接上级或直接上级指派的专人进行记录。

全勤天数=本月总天数-周六周日休假天数-法定节假日休假天数。

比如某月为31天，周六日为8天，无法定节假日，则该月全勤天数为23天。

对于安装考勤机，实行打卡考勤制的组织，组织所有人员的上下班应全部打卡。除公休日和法定节假日外，未按时打卡，且无有效未打卡事项说明者，可视为缺勤。未打卡事项说明的格式模板如表2-1所示。

表2-1　未打卡事项说明模板

将上午班和下午班分开管理的单位或企业，可以规定一天打卡四次（上午上班、上午下班、下午上班、下午下班）。规定一天打卡四次的单位或企业，上、下班两次打卡之间为一个时间段，任意一次未打卡，且无有效未打卡事项说明的，视为该时间段未出勤。例如，某公司上午上班时间为8：00—12：00，早晨上班按时打卡，但上午下班未打卡，且无有效请假条的，则视为上午未出勤。

对于迟到和早退，不宜直接扣款。有两种方式可以参考：一是采取公司内部通报批评公示的方式；二是采取扣减绩效考核分或者日常行为分的方式。如果迟到和早退超出了一定的时间范围，比如迟到超过2个小时，可以规定打卡无效。

确实因各种原因不能按时打卡的，必须填写未打卡事项说明，并详细注明未打卡原因及未打卡时间，由相关领导逐级签批，所有的未打卡事项说明与考勤表一起于每月固定时间前汇总至考勤管理员处。

凡无确凿证据证明是工作原因导致未打卡或未打卡事项说明描述原因不符合工作原因的要求或含糊不清的，一律视为旷工，此时的未打卡事项说明即使由领导签批也应视为无效。同时，对签批此类未打卡事项说明的领导也应给予批评。

如果考勤机损坏造成无法打卡，应第一时间通知考勤机管理人员。考勤机维修期间，所有考勤采用人工手划考勤的形式。

对于员工旷工，部门负责人必须第一时间通知人力资源部门，人力资源部门根据劳动纪律或相关制度依次发恢复上班通知函和解除劳动关系函。

2.关于加班

员工加班前，必须提前填写加班申请单，注明加班的原因、内容、工作量、加班时长等，由本部门负责人于次日审核工作完成情况、工作量和加班时间是否相符、是否属实。加班申请单的格式模板如表2-2所示。

表2-2　加班申请单模板

续表

(www.daowen.com)

加班申请单汇总至考勤统计人员处，由考勤统计人员按月报送至人力资源部门。加班申请单是人力资源部门承认的唯一加班凭证，当天的加班申请单当天填写。法定节假日加班的，因特殊情况，加班过程出现人员变动，后补的申请必须在法定节假日结束后的规定工作日内交人力资源部门，逾期则申请无效。

加班原则上应采用倒休的方式予以补偿。由各部门负责人根据部门的实际情况安排倒休，倒休后，由考勤统计人员在加班申请单上标明“已倒休”。

3.关于休假

公司的休假类型分为公司统一安排休假、年休假、探亲假、婚假、丧假、事假、病假、产假、流产假、工伤假、旷工。员工除正常休假外，其余时间休假必须填写请假单。请假单原则上须在休假前填写，如遇特殊情况，必须在上班前以电话或短信的形式通知部门负责人，部门负责人明确表示同意后，由部门负责人指派人员代走请假单程序。无请假单又无出勤的，视为旷工。请假单的格式模板如表2-3所示。

表2-3　请假单模板

年休假、探亲假、病假、婚假、产假、丧假等按照国家相关的法律法规执行。在国家相关法律法规规定范围内的病假、婚假、产假、丧假等休假天数视同出勤。正常的婚假、病假、产假等假满结束后需要继续休假的，按事假处理。

员工履行病假、婚假等请假手续前，必须及时提交相关的请假证明。比如在请婚假前，必须向人力资源部提供结婚证；员工请病假时，必须提供正规医院开具的病历和诊断证明。无相关证据者，按事假处理。

对事假天数的审批应遵循组织的权限规定。比如有的公司规定直属领导有权审批7天以内的事假；经理级有权审批14天以内的事假；总监级有权审批30天以内的事假；副总经理级有权审批60天以内的事假；60天以上的事假，必须由总经理审批。对于为避免审批权限限制连续多次走请假单程序的事件应严肃处理。

4.关于考勤管理人员

考勤统计管理人员对每月考勤的整理汇总要满足及时性和有效性。上月的考勤一般在次月6日前全部汇总核对完毕并报人力资源部门。人力资源部门要严格把关，按照考勤管理制度对员工考勤进行复核，按照上月考勤情况核算工资，确保薪酬核算的严肃性、真实性、准确性。

考勤统计人员要严格按照考勤管理制度核对考勤。有考勤统计和管理人员不遵守考勤管理制度、不客观真实反映考勤情况的，属于违反劳动纪律的一级违规行为，组织有权解除组织关系并不支付任何经济补偿，给组织造成的经济损失，组织保留追究相应法律责任的权利。

（二）考勤管理制度注意事项

在制定和实施考勤管理制度的过程中，人力资源管理人员常常会遇到如下问题。

1.如何核查考勤

即使再小的公司，考勤管理制度也应利用电子信息系统，而不应采取人工的方式核对，人员的主要工作应该是对电子信息系统导出的结果做最后核查。为保证考勤的准确性和严谨性，至少应设置两个以上的核查环节。

2.如何一视同仁

考勤管理人员常常面临一个难题：如果中高层领导考勤有问题该如何处理？比如某中层领导习惯我行我素，没有打卡考勤的习惯，缺卡情况严重，如果按照考勤管理制度则该领导应算作未出勤。鉴于该领导可能造成的影响力，人力资源部门该不该考虑网开一面？

在传统的民营企业中，这种问题最为常见，给分管考勤的人力资源管理人员造成了很大困扰。如果网开一面，那么该领导还是不会重视打卡考勤，考勤制度形同虚设；如果严格执行，该领导势必对人力资源部门有意见，未来人力资源管理工作开展起来也会遇到困难。

这类问题最好的解决办法是请更高层的领导出面，让高层领导在公开的会议上要求人力资源部必须严格执行考勤管理制度，不论是谁的考勤出问题，一律一视同仁。只有这么做，人力资源部在执行中才能切实做到一视同仁。

3.考勤结果公示

在每月的考勤结果确认之前，应对考勤结果进行公示。有异议的职工可以向人力资源部进行申诉，提供相关证据，核销考勤核对结果的错误。人力资源管理人员不可只按照考勤机的数据一刀切，要核查和核实相关事实，确认员工的申诉，不能死板教条。