功能翻译理论强调只有保证译文语义和原文语义的一致，翻译者才能保证译文和原文的含义相同。因此在商务信函翻译的过程中，功能翻译理论最为突出的作用就是要求翻译人员保证译文语义和原文语义的一致性。需要强调的是，要保证译文语义和原文语义的一致性，翻译人员必须做到以下五点。

（一）将商务信函中的专业术语翻译成目的语中与之相匹配的专业术语，避免商务信函专业性的丢失以及信息的扭曲。

（二）保证商务信函中的任何一个微小的信息都不会在翻译过程中被遗漏。在翻译商务信函时，翻译者并不需要保证译文中的字数与原文中的字数保持一致，然而为了利用商务信函达成与异国商人合作的愿望，在起草商务信函时，起草者力求信函中的每一个信息都有其实用价值。正因如此，在翻译商务信函时，翻译者应保证将信函中的每一个信息都翻译出来，避免信息遗漏的情况出现。

（三）在翻译的过程中，翻译者应谨慎用词，避免翻译失误。在不同的情境下，不同英语词汇的含义将会有所不同，在翻译的过程中，翻译者必须结合相关资料及该词语使用的具体情境解释词语的含义，避免信息误读的情况出现。需要强调的是，尽管英语信函的起草者在写信时同样务求节俭，但是从中文阅读者的角度看，英语信函中难免存在一些累赘的内容。举例来说，为了刺激消费者的购买欲望，使他们尽快下单，英文版销售类信函的起草者经常会在信函中写上There is no denying the fact that our company does not havemuch in stock，翻译成中文就是“不可否认的事实是我公司的存货确实不多了”。按照中文的阅读习惯，“不可否认的事实是”应当修改为“不可否认”读起来才更恰当。遇到这种情况时，翻译者应合理使用省译法，以免阅读者的阅读感观受到影响。当然这是站在中文阅读者的角度上来说的，如果翻译者接到的翻译任务是将中文版的商务信函翻译成英文，则翻译者应当充分考虑英文信函的受众对信函的需要，恰当地使用增译法。(www.daowen.com)

（四）风格信息对等。由于商务信函是人们用来达成商业合作的重要工具之一，因此在起草商务信函的时候，相关人员力求做到行文严整、逻辑严密、语气委婉。为了使其在跨文化交际中产生应有的效果，翻译人员在翻译商务信函时要保证译文像原文一样，词风严肃、逻辑严谨、语气委婉。

（五）保证译后信函与未翻译信函的格式对等。尽管中西方信函有很多相同之处，但是由于中西方商业人士的用语习惯不同，中西方的信函格式也存在一些不同。举例来说，西方人写信时会将写信日期置于信首，而中国人写信时会将写信日期放在信件的末尾位置。另外，英语使用者和中国人写日期的方式也存在差异，在翻译的时候，翻译者应注意做到入乡随俗，避免译后信件的阅读者因格式偏差而出现问题。

总而言之，作为帮助贸易者实现合作目的的重要工具，商务信函逻辑严密、句式多样且词汇专业，正是这些特点保证了商业信函的商业活动载体作用。因此在翻译的过程中，翻译者要保证译文与原文在语义、风格等多个方面保持一致，进而让商务信函充分发挥自身的作用，这是翻译者最主要的任务之一。