（一）商务信函的分类

提到商务信函，不少人会将其理解为专门用来进行商务洽谈的信函。但实际上，公司招聘者会使用信函告知应聘者是否获得在公司任职的权利，公司的业务负责人会使用信函委婉地拒绝其他业界人士的邀约。相同地，商业活动的举办方也会使用信函来邀请业内人士参与自己举行的活动，一些公司的销售人员也会时不时地利用商务信函来推销自己的产品，他们使用的信函同样属于商务信函。根据人们使用商务信函的目的不同，我们可以将之分成商务洽谈信函、询问信函、请求类信函、告知类信函、投诉类信函以及其他多种信函。而这些信函既有相同点也有不同点，在翻译的过程中，翻译者要关注每一种信函的不同之处，保证翻译措施的针对性和翻译结果的贴合性。

（二）商务信函的共同构成部分(www.daowen.com)

每一种文体都有其特有的构成成分，商务信函也不例外。而商务信函的组成元素包括信头、参考编号、日期、信内地址、经办人、称呼、事由、正文、结束语、签名、信函处理人代号、附件、抄送、留言等多个方面。其中信头往往指的是发信公司的相关信息，例如发信公司所在地、发信公司电话等等；参考编号指的是写信者或信件的收件人为了方便信件的分类和管理为其设置的编号；信内地址实际上指的是信件接收方（企业）所在地以及名称；经办人实际上指的是经办人姓名，也就是将信函从发信公司转交给收信公司的信件传递者的姓名；称呼指的是，写信人对收信者的称谓，需要强调的是，出于礼貌，写信人称呼收信人时通常会使用敬称，在翻译的过程中翻译者需要额外注意这一点；事由指的是信件的主题；信件的结束语指的是信件结束以后，写信人为了表示对收信人的尊敬而使用的礼貌用语；信件签名在一般情况下指的是写信人的姓名，但是由于商务信件或多或少都与商业活动相关，因此商务信件的撰写人不但会在签名处写上自己的姓名，还会在此处写上自己的职位，从而体现信件的商业效力；信件处理人代号指的是直接负责信件起草的相关人员的签名，正如我们所知道的那样，有资格向其他人发出商务信函的人都是在公司有一定职务的人，而这些身居高位的人相对而言比较繁忙，没有时间处理创作商务信函等常规性的事务，正是这个缘故，他们一般会向下一级的工作人员阐明自己对商务信件的具体要求，然后将起草信件的具体工作交给他完成。在这种情况下，商务信件的起草者也会对商务信件的效力产生不可忽视的影响，故而当一篇商务信件完成后，负责直接起草商务信件的工作人员会在信件中添加代号，也就是自己姓氏的大写字，这体现了商务工作中权责分明的特点。附件指的是随信函一起发送给收信人的资料或者附件的名称或数量。

需要强调的是，由于商务信函的具体内容有很大的差别，因此商务信函的附件也与其他内容不同，这些内容通常也会有自己的特点。因此在翻译的过程中，翻译者应注重分辨不同附件之间的区别并应采取不同的翻译策略，以免影响翻译结果的效率。抄送内容，公司内部的业务往往需要多人共同负责，因此如果商务信函涉及某项业务的开展，则发信人会同时将信件抄送给多个人，让信件的各个收信人明确有哪些人和自己同时收到了该信件，节省他们的工作时间，提高他们的工作效率。附言顾名思义是为了补充信件内容而存在的，其内容往往与信件正文有着非常密切的关系。