回顾关键绩效、更新工作进展、识别（但不要做出）关键决策

与我工作过的几乎所有CEO、中层管理者以及初级管理者都认为，举行高效而成果丰硕的员工会议是一件很难的事。主持会议的人经常会害怕会议，参与者认为那是在浪费时间，会议之外的人因为自己被排除在外而伤心难过。尽管低效的员工会议会消耗人们的时间和精力，但是运行良好的会议能够让你察觉到问题，让所有人高效分享信息并对本周优先事项达成共识，最终节省时间。

图8-2　员工会议

高效的员工会议有三个目标：回顾上一周工作情况；让人们分享最新工作进展；让团队阐明重要决策并在下周进行讨论。这些就是全部，员工会议不应该进行讨论或做出决策。你的工作是建立一以贯之的会议议程，让人们坚持做这件事，并打断长篇大论或是跑题的人。

以下是我认为最高效的会议议程：

·学习：回顾关键绩效指标（20分钟）

·倾听：在共享文件中展示最新情况（15分钟）

·阐明：确定关键决策并讨论（30分钟）

学习：回顾关键绩效指标（20分钟）。上周哪些工作运行良好，哪些运行得不好，为什么？如果你设有关键指标指示板，那么事情就能得到顺利推进。“指示板”不是由信息技术部门设立的复杂系统，而是有许多数字的电子表格。你需要知道每周观测哪些重要活动和数据，才能清楚掌握工作进展。这个指示板可以自己设计，不一定需要公司的技术支持。指示板最好能够自动更新，如果做不到自动更新，确保每一名直接下属在员工会议的前一天晚上将自己负责的部分更新完毕。如果有必要，就自己进行检查并催促没有及时更新的人，将指示板放在整个团队都能看到的地方，而且这种记录应该永久公开。(www.daowen.com)

倾听：在“自习室时间”展示共享文件中的最新情况（15分钟）。确保所有人都了解其他人的工作，这是管理团队最富有挑战性的事情之一，这样大家就能够明白哪一部分工作存在隐患，哪一部分工作会重叠。最新进展与关键绩效指标不同，它包含指示板中没有的事项，比如，“我们需要改变这个项目的目标”“我在思考做一次人员调动”“我认为应该解雇谁和谁”“我下周要进行外科手术，会缺席三个星期”。

有些领导者在员工会议上分享这些信息要花费几个小时。几乎所有人都不喜欢长时间会议，所以有些人选择了另外一种方式：设立公开文件，每个人都写下自己上周的工作以及下周的计划。谷歌就采取了这样的做法，并把它称作“工作摘要”。

理论上说，通过工作摘要系统进行更新更便于操作，并且能够避免冗长的员工会议。毕竟，写下个人工作摘要只会占用一小部分时间，阅读所有人的摘要也只需要几分钟。然而实际上，很多人不愿意写下自己的摘要，当有些人拒绝完成这件事时，这个方法就会显得支离破碎。我发现尽管自己一直在尽力避免无止境的员工会议，但实际上，我对输入自己的摘要也感到烦琐。有段时间，我强迫自己这么做，但后来我发现有很多人和我一样，所以我决定换一种解决方式：我在员工会议上留出时间，让所有人一起写下摘要。这样一来，情况好了很多。

以下是自习室摘要的运行方式。让所有人用5～7分钟写下3～5件需要让别人了解的工作，可以是自己的工作，也可以是团队的工作，再利用5～7分钟阅读别人工作的最新进展。不允许交头接耳，后续问题可以在会议之后处理。这个简单的规则会为员工会议节省大量时间。如果你不这样做，那么在大部分会议上就会有这样的场景：所有人冷漠地观看两三个人激烈地讨论。

摘要工作最好可以和多人同时编辑的共享文件一起使用。你可以利用谷歌文档（Google Docs）、微软文档（Office 365）以及全能便签（Evernote）等应用。如果你的员工没有个人电脑或智能手机，也可以利用纸和笔，每个人在纸上记录信息，然后再将记录进行传递。

如果你是老板的老板，那么这些摘要应该对范围更广的团队公开。这意味着记录中不能包含保密信息，比如一个人的绩效问题、工资调整计划等。你也许希望自己的团队了解“保密信息”，但要确保里面没有包含太多内容。你们讨论的大部分事情应该是可以大范围公开的。

阐明：确定关键决策并讨论（30分钟）。本周团队需要研究的一两件最重要的决策以及最重要的讨论是什么？如果你的团队规模在20人以下，那么你也许可以将它们列出并以一种特定方式进行决策或讨论。

如果你的团队规模在20人以上，那么就需要更正式的做法。将这些话题提上议程并确定每一项决策的制定者。在议程中，写清楚每一项“重大决策”与“重大讨论”。这感觉像是让会议更复杂了，但这会让你摆脱会议，同时也能让不希望被排除在外的人参与讨论和决策，这是为他们准备的。通常情况下，讨论和决策的制定者并不是你或你的直接下属。对你来说，这样的单独会议是下放讨论与决策权的有效方式，这能让员工注重实际，避免令员工认为这过于等级化，从而使得决策与细节/真相脱节。

这两种会议的议程都应该在较大范围内进行，任何想参与的人都可以出席会议。最初，可能会有很多人参加会议，但是很快很多人就会离开，最后，只会留下真正想参与会议或会议需要的人。大多数人不喜欢在与自己相关的决策中被排除在外，但是他们更反感参加与自己毫无关联的会议。让事情更透明一点，很多问题就会迎刃而解。