一、海运出口货物运输业务操作基本流程

海运出口货物运输业务是根据贸易合同有关运输条件，把出口货物加以组织和安排，通过海运方式运到国外目的港的一种业务。在以CIF或CFR条件成交，由卖方安排运输时，其工作环节和程序如下：审核信用证中的装运条款、备货报验、托运订舱、投保工作、货物集中港区、出口报关和装船、装船通知和换取提单、制单结汇。

二、海运出口代理业务

为了履行贸易合同，卖方若要把出口货物通过海上运输方式运到目的港，发货人就必须根据贸易合同的有关条件，办理备货、包装、刷唛、制单、报检、催证、集运装车、向港口发运，以及货到港口后的接货、储存、制单 （装船运输单证）、复检、报关、订舱配载、修补包装、港内集运、投保、装船、结汇等项业务。这一系列的业务单靠发货人往往是难以顺利完成的，一般除了备货是由发货人自己进行以外，其他项目都可以委托货运代理来办理，这样的货运代理业务称之为出口代运。

（一）出口代运的方式

1.全部代办

港口的货运代理接受发货人的委托后，负责办理自港口接货、储存开始，直到制单、复检、报关、订舱配载、修补包装、港内集运，以及装船、换取提单、结汇等一系列工作。发货人只负责备货，将货物装车运往港口。

2.部分代办、自行结汇

港口货运代理接受委托后，负责办理出口货物抵港后的接货、储存、货场管理、制单、报关报检、订舱配载和装船，而由发货人自行备单结汇。而备货、集运装车、催证等业务由发货人驻港业务员自行办理。

3.部分代办、异地催证

港口货运代理接受委托后，除发货人负责办理催证业务外，货运代理负责包括投保、结汇在内的全部业务。而催证则由发货人在内地进行，证到港口中国银行后，转发货人驻港口业务人员审查，再交港口货运代理，据此办理装船、结汇手续。

（二）内地发货人委托代运方式

（1）由内地货运代理归口委托港口的货运代理人办理代运业务。

（2）由内地进出口公司直接委托港口的货运代理人办理代运业务。

（3）由内地进出口公司通过其对口的口岸进出口公司委托港口的货运代理人办理代运业务。

委托和代运双方必须签订委托代运合同，以明确委托的项目、双方的权利、义务和责任、费用结算和劳务费的计算标准等，以免日后产生争议。

（三）出口代运相互责任

1.代理人责任

（1）委托人所发货物已按到港计划发到，代理人要保证储存；已报订舱计划，货、证齐备的货物，代理人要及时租船订舱。

（2）货物运抵指定的库、场站时，代理人要认真做好同承运部门的交接、验收工作，发现短缺、残损，取得记录向责任方提出交涉，并将结果通知委托人。如因货物包装不符合运输要求，出现严重破损，代理人应及时通知委托人，商定整修或换货。代理人接货后妥善安排货物的倒运、储存和保管。

（3）由于船舶延误、气象因素或港方安排等原因而造成货物不能在信用证有效期内装出时，代理人应在装期前将原因通知委托人，以便办理展证，或根据委托人的书面通知办理倒签提单手续。

（4）代理人对货物的实际装船执行监装，当船方对货物有异议，在装货单上签批注时，为取得清洁提单，根据委托人授权向船方出具保函。装船时发生的短、残事故，取得责任方证明，将结果通知委托人。

（5）货物装船后，按时取回提单寄交委托人，按要求拍发装船电报。

（6）代理人负责向委托人提供船期动态、货物装船资料、货物中转资料。

（7）负责空包装苫垫物料、退关货的回运。

2.委托人责任

（1）运交代理人的货物要符合信用证和合同规定。包装完整牢固适合远洋运输，唛头清晰准确，外观整洁，按货物种类标明注意事项。对于易破易残货物，大宗商品应提供必要的备用货或备用包装。

同一包装两票或以上同车发运的无唛头货物，要在货物上分别标注不同的明显标记。

（2）集港货物按到港计划或代理人通知的日期起运，并立即向代理人发出起运电报，内容包括起运日期、车号、零担运单号、委托号，品名、件数、重量、尺码、超重和超长的货物分别说明。货物启运后24小时内填写发货通知作为代理人核收货物正式依据，两份寄送代理人，一份随运单交收货人。货物发车后，发现货物不符情况立即通知代理人。

（3）委托人自存，委托代理人代运的货物，委托人按信用证备好货物，集港时办好出库手续交代理人承运。

（4）委托人委托代理人订舱配载的，货物落空而产生的空舱费由委托人负责。

（5）对于散装出口货，按装船商检出具的磅检或水检单的数量为准，亏吨由委托人负责。

（6）国外派船或委托人自行订舱货物，委托人及时向代理人提供船名、船期和运输条款。

（7）倒签和预借提单由委托人书面向代理人提出。

（8）船方对装货单批注时，为取得清洁提单结汇，代理人代为出具保函，由委托人承担风险。

（9）及时向代理人提供齐全、准确的出运单证。做到单证相符 （委托单与信用证相符），单单相符 （委托单与报关单相符），单货相符 （委托单与实货相符）。

（10）委托代理人发装船电报时，提供买方地址、电报挂号或电传号码。

（11）转船货物提供对方收货人和通知人详细地址名称，以免货到目的港无人提货，多支付额外费用甚至被当地海关拍卖。

正本提单按信用证规定，注明收货人和通知人。副本提单中间商的名称、地址作为第二通知人，以便中转港船代理联系目的港收货人及时提货。

三、国际海上货物运输出口代理业务程序

（一）委托代理合同的签订

按照 《中华人民共和国民法通则》的规定，委托人与代理人之间必须签订代理合同，以确定代理的范围以及双方的权利和义务。委托代理合同是检查双方关系的重要依据。

1.委托的形式

双方建立的委托代理关系可以是长期的，在目前条件下以一年或者两年期为好，双方都有机会就当时的情况变化提出修改意见，若无大的变化还可以续约，这对双方都比较主动。

委托代理合同可以就一定数量的货物签订，也可以就某批货物签订，还可就某一贸易合同的货物运输签订，或者一次托运多次装运等多种形式。

对某一批货物也可以采用委托书的形式，但必须具有类似提单背面条款等要件。

2.委托的范围

委托的范围可以根据上述出口代运的范围由双方协商议定并在合同中明确，例如运输的形式、委托代理的项目、运输的方式、保险、商检、仓储、报关、包装等等，以及委托方相应提供的单证和提供单证的时间。由于货运代理在委托代理合同中往往处于主动揽货载物的地位，因此，货运代理可以准备一些委托代理合同的范本，作为签订合同的基础，供签约双方讨论修改。

3.需要的单据

出口货运代理接受委托时，委托人需要提供的单据有：贸易合同和信用证副本、出口货物明细表、商检初验证、出口许可证、出口收汇核销单和进料加工登记手册、来料加工和补偿贸易登记手册等。如果是危险品则需要有危险品说明书，并提供齐全的资料。

（二）单证的审核

接受委托后，对代办出口手续所需要的一切单证都需要认真审核，其内容是否齐全、准确、符合要求，凡发现单证有错、漏、不齐全或无效的，应及时通知货主补齐。审证要注意以下几点。

（1）提单份数，是否要求随船带证，提单上要填的收货人名称和通知方。

（2）有无贸易合同、信用证和出口许可证。

（3）信用证下要求出具的文件和证明：如产地证明、品质证、重量证、商业发票、检疫证等。对FOB条款，还要有船名、船期等。

（4）如第一次从该口岸出口货物的货主，应同时携带本公司营业执照 （副本）及出口批文。

（三）托运订舱

单证齐全后，根据装船期、目的港以及船期表，缮制托运单、装货单和收货单；按要求的份数，去本公司海运出口部，或船公司及其代理订舱，取得船名、航次和提单号，并在装货单签章，以便报关。若船期和目的港与委托要求不符时，应及时通知货主。

（四）报关、报检、代办保险和危险品申报

（1）缮制出口报关单、报检单、投报单及危险品申报单等有关单证。

（2）法定检验的货物，或要商检出具商检证的货物，一定要在装船前提前检验。报检前要按委托或信用证的要求填制报检单，然后由商检人员进行验货检验。商检放行或检验合格方可装运，并出具商检证书或放行单，或在报关单上加盖印章。

（3）按照委托人的要求，可代为办理出口货物运输保险。

（4）携带报关单、装货单和收货单、委托单、商检证书、商业发票、出口外汇核销单、出口货物退税单及海关需要的其他单证到海关申报。

（5）危险品的申报。应按照 《国际海上危险货物运输规则》规定的品名进行申报，填写危险货物申报单向港监申报，并送船舶代理、港口港务公司的商检科，同时要附带危险品说明书，需要港监检验的货物，要代理检验人员到仓库检验。这项检验要在装船前3天完成。

（五）货物集中港区

（1）散杂货应根据港务局每天的调度会和港务公司调度室碰头会通知的时间、仓库和场地，安排车辆把货物运到港内指定地点。

（2）集装箱货要在船舶开航前规定的天数 （一般为5天）以前，货物报关、报检后，安排车辆把货物送到集装箱场地装箱，并在港口规定的时间入港。

（六）货物装船

散杂货装船，由货运代理的港口办公室的现场人员负责监装。单证由监装人员交船上理货人员，负责与仓库交接，和外轮理货公司理货人员与船方交接后取得大副签收的收货单，转回出口代运业务员。

（七）换取提单

（1）根据货主提供的信用证和委托，参照货物实际装船情况，缮制海运提单，按要求份数制成后，对照信用证要求核对准确，经复核后，按船舶代理规定的时间内送船代。

（2）货物装船后，从港内监装理货人员取得大副签章后的收货单到船舶代理换取签署后的清洁提单。

（3）将签署的提单，同商检证等有关结汇单证一起交货主，外地货主应以特快专递寄送，保证货主及早结汇。

（八）费用结算

（1）在代运手续办理完毕船舶开航后，应在30天内填制代运费结算账单，转交本公司财务部门。

（2）在与货主建立委托代理合同时应向货主收取佣金，备用金的结算要足够，并及时向有关部门方面结算各项费用。

（3）每票货物代运结束后，及时按要求记入台账，按船名、航次、开航日期及一些单证副本进行整理、归档备查。

图3-3 出口操作业务流程图

四、海运出口散杂货货运代理业务(www.daowen.com)

（一）海运出口散杂货货运代理操作流程

（1）揽货接受委托收集报关单证。

（2）审核信用证装货条款，主要是装货期、结汇期、目的港、转船、分批规定以及结汇所需运输单证。

（3）落实委托人备货、报验情况，做好按时装船准备。

（4）办理租船订舱手续，根据中远、船代船期表或向国外船公司查询，口头谈妥受载期和运价后，以送交装货单方式正式委载、整船货物租船签订承租合同。

（5）船公司或船代签发装货单后，通知委托人，委托人通知国外买方。

（6）办理货物出口运输保险。

（7）落实船期、发货日期、备货情况按港口或船代通知发货日期集港，如按码头接货方式做好在码头的货物交接工作，协助委托方修整包装。

（8）货发齐后报检、报关取得海关放行。

（9）危险品向港监申报取得签证，并且须注明性能；重大件注明每件重量尺码；特殊货物附上起吊重心示意图。

（10）大宗和重点货物审核船方积载图，了解大宗货物和重点货物舱位。

（11）装货期间向船代递交经委托方确认的海运提单。装货后凭大副收据换取已装船提单，委托人交齐运费后转至委托人。

（12）装船后处理退关、短装等事宜并向委托人报告。

（13）拍发装船电报。

（14）支付有关费用向委托方结算，向船代或船公司结算佣金。

（15）按船立卷归档，建立客户档案，对重点船写出总结报告。

（二）出口散杂货代运单证

1.委托人应提供的单证

（1）出口代运委托单四份。注明装运期、有效期和其他注意事项。留底一份，货管登卡后转仓库一份。代理现场二份。装船后代理签注盖章退回委托人一份。

（2）报关单三份。集装箱、合资、进口退货、展览品四份，补偿贸易、来料加工四份并附报关手册。结汇货物附外汇核销单。

（3）发票二份。留存一份，报关一份。

（4）装箱单二份。

（5）品质证二份。

（6）包装合格证二份 （需要时用，下同）。

（7）超长、超重尺码单或重量单六份，分发港口有关部门。

（8）文物附文物鉴定证明 （报关用，下同）。

（9）药品附药检证。

（10）危险品说明书二十份。分发港口部门十份，随船六份 （其余的备用）。

委托人提供单证份数不全的，可以以复印件使用的，由代理人复印齐足够份数。必须用原本的，应督促委托人及时寄送。

图3-4 海运出口散杂货运输货运代理操作流程示意图

2.代理人缮制货运单据

（1）装货单七份：留底一份 （黄色），现场一份 （粉色），船舶代理一份 （白色），正本装货单 （白色），大副收据 （蓝色），财务结算一份 （白色，装船后，凭此结算费用），卡片留底一份。

（2）提单正本三份、副本十份：正本三份交委托人结汇，副本三份委托人用，船代一份转船长六份 （集装箱去日本九份，去欧洲八份）。

（3）配载表八份：储运、运输、集港、结算依据。留存一份，货管、仓库、财务、仓库财会、现场各一份，港口两份。

（4）装船电报一正四副：留底一份，电传一正两副，拍电报后退委托人一份。

（5）运费明细表三份：留底一份，委托人两份，其中一份用于计算佣金回扣（1.25％）。

（6）劳务、代刻唛头等转账单两份。

（7）到货通知单四份：现场、仓库、财务各一份，收货验货后退委托人一份。

（8）报关单据交接表两份：海关一份，取S／O签名一份。

（9）出口代运发货单六份：核对件数、收发货。

（10）产地证两份 （进口商需要的提供）。

（11）商检证 （法检两份）。

（12）许可证三份：配额商品附省市经贸部门装船许可证。

（13）出口合同一份。

（14）信用证一份。交接凭证、储存仓库、发货、港口收货、财务结算各一份，港务局仓库两份。

（15）下货纸递送单两份：代理人和港口仓库各一份，双方签交签收。

（16）代运货物退关通知两份：报关后全部或部分退关同海关办理通知手续，取回原报关单，同委托人核证。

（17）危险品向港监申报单。

（18）集装箱装箱证明，报船代制舱单。

（19）到货向港方提出的申请单。

（20）退单通知：报各有关单位。

（21）海关放行保函及签清洁提单保函格式。

（22）转船通知单向委托人报告。

（23）到、提货通知，报有关部门。

3.海运出口货物委托单填写要求

委托单是出口订舱配载、承办出口代运、装船出口、缮制提单的依据，与信用证条款要完全一致。

（1）出口委托必备条件：货证齐全，随时可按通知发货。

（2）出口委托单证应按合同内容要求填写清楚，其中装船期、结汇期及目的港等应与信用证相符。

（3）出口委托单一式五份，不可有空白页。其中装货单、收货单为对外单证，应字迹清晰、无误，不得任意更改。

（4）托运人、发货人、通知人、船名、货名、目的港、装船电报地址要以大写英文为准。

（5）唛头、件数、重量、体积、具体规格、装运期限、结汇期限、能否转船或能否分批装运以及其他有关特殊事项，如限制性的运输条件条款等等，均须详细写明，务必与信用证规定的完全一致。

（6）对属国际规定的危险品，必须提供足够的危险品说明书，以便办理出口手续。

五、海运集装箱出口运输操作

集装箱出口货运代理操作流程：

（1）揽货接单：签订代理协议。

（2）接受委托：索取出口单证。

（3）订舱配载：向船公司或船代递交装货单。

（4）提取空箱：从港口堆场或船代指定货运站提空箱交出口人指定或货代安排的装箱站。

（5）货物报验、报关、保险：包括商检、动植物检、卫检和危险品申报、检验、放行签证。

（6）整／拼箱操作：出口人指定或货代选择的装箱站操作，委托货代装箱的，实行监督装箱。

（7）制作提单：预制提单经出口人审查签认后交船代签收。

（8）集港交货：按船代或港站通知集港交货办理交接签证。

图3-5 集装箱出口货运代理操作流程示意图

（9）港口装船：货代对大宗货箱掌握装船进度。

（10）换取提单：货代凭港站收据向船代换取已装船清洁提单，交出口人向银行结汇。

（11）装船通知：船开后代出口人向国外卸港代理发送。

（12）费用结算：向船代代出口人交纳海运运费。向船公司结算揽货佣金，按代理协议同委托方结算各项费用。

（13）单船整卷：全船操作完毕后整理全部单证、资料入卷、重点船和重点客户作出书面总结，建立客户档案。