（一）公文管理办法

1.总则

（1）为了统一公司公文运行程序，加强公文管理，提高办公效率，公司特制定本办法。

（2）各级政府、上级机关和其他单位报送本公司的公文，统一由综合事务部办公室（以下简称“办公室”）收管，并负责签收、分类、登记、分发和传阅工作。

（3）以公司名义发出的各种文件，由办公室编号、登记，统一对外发送。

（4）全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。

（5）必须严格保守文书的机密。

（6）公文处理。

1）凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等，一律以“公文”的形式进行。所有公文的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。

2）即使在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以公文形式记录下来。

（7）公文管理的原则如下：

1）办公室负责公文的收发、领取与寄送工作。

2）分公司或分支机构的公文管理另行规定。

2.公文的收发

（1）到达公文全部由后勤部接收，并按下列要点处置。

1）一般公文予以启封，分送各部门。

2）私人公文不必开启，直接送给收信人。

3）分送各部门的公文若有差错，必须立即退回后勤部。

（2）节假日及工作时间外到达的公文，由值班人员接收后转交。

3.公文的处理

（1）公文按机密程度可分为以下几类。

1）绝密指极为重要并且不得向公司内外无关人员泄露内容的公文。

2）秘密指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的公文。

3）外密指不宜向公司以外人员透露内容的公文。

4）普通指非机密公文。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。

5）传阅指在本公司内广为传阅或传达的公文。

（2）普通公文的处理原则如下。

1）由部门经理以上级别的管理人员负责对公文送件审阅、回答、照会以及其他必要的处理；或者指定下属对公文进行具体处理。

2）如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级管理人员取得联系，按上级指示办理。

3）与各部门有关联的事项，必须经与各部门的合议后才能予以处理。

（3）机密公文的处理原则如下。

1）机密公文原则上由责任人或当事人自行处理。

2）指名或亲启公文的寄发，原则上在封面上注明公文所涉及事项的要点，注明发文者姓名，由发文者封缄。

3）到达的指名或亲启公文，原则上由信封上所指名者开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定约束。

（4）公文的阅览原则如下。

1）某公文被阅览后，阅览者必须签字画押，表示已经阅览完毕。在有必要的情况下，在公文的空白处填写阅览后的意见，转给或交还公文的主管。

2）有必要在各部门传阅的公文，必须附上“传阅登记簿”，按传阅登记簿规定栏目填写，并最终交还公文主管。

（5）与各部门有关的公文，如果在处理意见上存在分歧，则由公文的主管部门出面进行协商；如果不能协商一致，上报或请示高一级领导，由上级裁决。

4.请示审批

（1）请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得董事会、总经理的审查、裁决和下文批复之后，才能实行或行事。

（2）需请示审批事项如下。

1）职务及重要人事安排。

2）各种制度性规定的变更。

3）重要契约的缔结、解除与变更。

4）诉讼行为。

5）与政府有关的各种重要的请示回执、申请等。

6）土地、建筑物的购买与转让。

7）大额馈赠、谢礼以及宣传广告费用的开支。

8）分支机构的增变与升级。

9）预算与决算事宜。

10）借款与贷款。

11）重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让与廉价出售。

12）定期或不定期刊物的发刊、修改与废除以及费用开支的修订。

13）有关公司经营的重要计划与企划。

14）其他上述未涉及的重要事项。

（3）请示审批者为总经理、物管中心经理以及以此基准确定的管理人员。

（4）请示审批的提案公文，必须进行认真斟酌，以便能顺利地予以实施。

（5）请示审批的事项，必须以提案公文的方式，经主管呈交公司。如果事情紧急，允许直接以非公文形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案公文上报。

（6）请示提案公文的内容和顺序，包括标题、正文、理由、说明和附录。提案公文一式多份，分送有关部门。

（7）请示提案公文必须编号，并注明起草或请示者，所属分支机构及部门以及签名盖章。

（8）请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，就以请示提案书（副本）替代批复返回请示部门执行。

（9）请示提案原本由后勤部保管。

5.公文的制作

（1）公文制作要领如下。

1）公文必须简明扼要，一事一议。语言措辞力求准确规范。

2）起草公文的理由必须作出交代，包括起因以及中间交涉过程必须写明。必要情况下附上有关资料与文件。

3）必须明确起草公文的责任者，署上请示审批提案者姓名。

4）对请示提案公文进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改后必须署名。

（2）公文的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进行。公文起草只是一个“公文化”的过程与结果。公文的草案必须予以保存。

（3）重要公文或契约书案，必须经过公证，并且在正式公文形成之日前，必须掌握且附上具有价值的证据或证明文件。

（4）公文的署名按下列规定进行。

1）公司内公文，如果是一般往来公文，只需主管署名即可；如果只是单纯的上报公文，或者不涉及各部门，且内容并不重要的公文，只需部门署名即可；如果是重要公文，按责任范围署名总经理、副总经理或有关部门的主管姓名与职务。

2）对外公文，如契约书、责任状、许可申请书、回执、公告等重要公文，一律署名总经理职务与姓名。如果总经理委托的事项，可由指名责任者署名。上列规定以外的公文，也可署名分公司或分支机构主管职务与姓名。

（5）公文的盖章按下列要点进行。

1）在正本上必须加盖公文署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。

2）如果公文署名者不在的情况下，加盖职务替代或代理者印章，且加盖具体执行者印章。在这种情况下，公文存档前加盖署名者印章。

3）以部门或公司名义起草的公文，在旁加盖有关责任者印章。

（6）总经理与公司印章按下列原则使用。

1）有必要加盖总经理或公司印章者，必须填写委托申请书，经所属部门主管认可，并且加盖印章之后，向公司后勤部提出。

2）公司后勤经审核，签名盖章，批准申请。如果有必要则需请示总经理。在事情紧急情况下，可以口头申请与批准，但事后必须补填申请书。

3）在需要总经理签字的情况下，手续同前。

4）经公司后勤部批准后，去印章保管员处加盖总经理或公司印章。

5）一些带有公司字样或总经理职务字样的其他印章，须经主管同意，直接向印章保管员申请加盖。

6.公文的送发

（1）一些需要邮寄或专人递交的公文，按下列要点进行，必要时给文秘处以回复或回执。调查报告不受本条规定限制。

1）公文封面必须明确写清发送或接收单位与地址，收件人姓名。并且注明“快递”、“邮寄”、“面呈”或“转交”。

2）公司内部公文原则上不作封缄。

（2）各部门的邮寄公文，必须在发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上做好登记与填写。

7.公文的整理与保存

（1）公文按内容进行整理，并分为两类公文分别保管。一类是尚未完结的公文，另一类是可以归档的公文。

（2）全部完结的公文，分别按所属部门，文件机密程度，整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“公文保存簿”上做好登记，归档保存。

（3）制度规定、不动产权利书、契约书、往来公文等特别重要的公文，由后勤部填写“重要公文目录”后，予以保存。

（4）分公司或分支机构的公文，分为两类，一类特别重要公文，直接归主管领导保存，另一类一般公文，留存各部门保管。

（5）公文的保存年限如下。本条规定以外的公文保存年限，依法律或部门主管指示。

1）永久保存公文包括：章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册公文；股票关系书类；重要的诉讼关系公文；重要的官方许可证书；有关公司历史的公文；决算书和其他重要的公文。

2）需保存10年公文，包括请示审批提案公文、人事任命公文、奖金工资与津贴有关公文、财务会计账簿、传票、会计分析报表以及永久保存以外的重要公文。

3）需保存5年公文，指不需要保存10年的次重要公文。

4）保存1年公文，指无关紧要的，或者临时性公文。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。

（6）全部重要的机密公文，一律存放在保险金库或带锁的文件柜之中。

（7）保存期届满的公文以及没必要继续保存的公文，经主管决定，填写登记废除理由和日期之后，可以予以销毁。机要公文一律以火焚的方式销毁。

（8）如果职务或部门划分发生变更，公文存档归并作出调整，则必须在有关登记簿上做好变更与调整的理由以及变更与调整后的结果。

（9）借阅重要文件，必须做好登记，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。

8.附则

（1）本办法由综合事务部负责制定和解释。

（2）本办法自颁布之日起施行。

（二）档案管理制度

1.总则

为了加强公司档案管理工作，根据国家有关档案管理的规定，结合公司实际情况，公司特制定本制度。

2.管理部门

（1）公文结案后，原稿由各公文管理部门归档，经办部门根据实际需要可留存副本。如因业务处理需要，原稿需由经办部门保管，应经公文管理部门主管同意后妥善保存，公文管理部门的副本归档。

（2）各部门档案分类目录及编号原则，由各部门自行处理。

3.文件点收

文件结案移送归档时，根据以下原则点收：

（1）检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查。

（2）文件如经过检查应由管理部门主管签收。

（3）文件的收理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门收全。

（4）与本案无关的文件或不能随案归档的文件，应立即退回经办部门。

（5）有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归案处理。

4.文件整理

点收文件后，应依下列方式整理：

（1）中文横写文件从左方装订。

（2）文件如有皱折、破损等情形，应先补整，使其整齐划一。

5.档案分类

（1）档案分类应视案卷内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类，先以部门区分。

（2）档案分类应力求切合实用。

（3）同一“小类”（细类）的案卷以装订于一个档夹为原则，如案卷较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档夹装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查找。

（4）每一档夹封面内首页应设“档案目录表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“档案目录表”编号为原则。

6.档案名称及编号

（1）档案各级分类应统一名称，其名称要简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

（2）各级分类、卷次及目录的编号，均以十进制阿拉伯数字表示，其位数使用视档案多少及增长情况决定。

（3）档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”。将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

（4）档案分类各级编号内应预留若干空当，以备将来公司规模扩大或业务增多时，随时作增补之用。

（5）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改；如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟订新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

7.档案编号

（1）新档案，应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目录顺序，以此采编列档号。

（2）档案如果归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

（3）档号以一案一号为原则，遇有一档案叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

（4）档号应自左向右编列，应将档号填写在案件首页的右上角。

8.档案整理

（1）归档文件，应依目录号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目录号码，以便翻阅。

（2）档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

9.保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定外，依下列规定办理：

（1）永久保存。

1）本公司的规章制度。

2）本公司的股东名册。

3）本公司的组织规程及办事细则。

4）董事会及股东会记录。

5）本公司的财务报表。

6）政府机关核准文件。

7）不动产所有权及其他债权凭证。

8）工程设计图。

9）经核定需永久保存的其他公文。

（2）10年保存。

1）预算、决算书类。

2）会计凭证。

3）事业计划资料。

4）经核定需保存10年的其他公文。

（3）5年保存。

1）期满或解除的合约。

2）经核定需保存5年的其他公文。

（4）1年保存。结案后无长期保存必要者。

（5）各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存。

10.档案清理

（1）档案管理人员应随时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。

（2）每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁。销毁前应造册呈总经理核准，并在目录表附注栏内注明销毁日期。

（3）保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，档案管理人员应将收（发）文登记单附注在其保留文件上，并注明部分销毁的日期。

11.档案借阅

（1）各部门经办人员因业务需要调阅档案时，应填写“调阅单”，经其部门主管核准后向档案管理人员调阅。

（2）档案管理人员接到“调阅单”，经核查后，取出该项档案，并在“调阅单”上填注借出日期，然后将档案交与调卷人员。“调阅单”要按归还日期先后整理，以备催还。

（3）在档案室当场借阅者，免填“调阅单”。

（4）调阅的档案应与经办业务有关，如调阅与经办业务无关的案件，应经公文管理部门主管同意。

（5）借阅时间以一周为限，如有特殊情形需延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。

（6）调阅人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调阅登记，不得私自授受。

（7）档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案就归入档夹。“调阅单”由档案管理人员留存备查。

（8）调阅人员对于所调档案，不得抽换增损，如有必要拆开时，也需报明原因，请档案管理人员负责处理。

12.附则

（1）本制度由综合事务部负责制定和解释。

（2）本制度自颁布之日起施行。

（三）印章管理制度

1.总则

为了规范公司内印章的改刻、废止、管理及使用方法，公司特制定本制度。

2.公司印章的制订、改刻与废止

（1）公司印章的制订、改刻与废止的方案由总经理办公室主任提出。

（2）总经理办公室主任必须在提出的议案中对新旧公司印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限作出说明。

（3）公司印章的刻制由总经理办公室主任负责，更换或废止的印章应由规定的各管理人迅速交还总经理办公室主任。(www.daowen.com)

（4）除特别需要，由总经理办公室主任将废止印章保存3年。

（5）公司印章散失、损毁、被盗时，各管理者应迅速向公司递交说明原因的报告书，总经理办公室主任则应根据情况依本章各条规定的手续处理。

（6）总经理办公室主任应将每个印章登入印章登记台账内，并将此台账永久保存。

（7）印章在公司以外登记或申报时，应由管理者将印章名称、申报日期以及申报者姓名汇总后报总经理办公室主任。

3.公司印章的使用

（1）使用手续。

1）使用公司或高级职员的印章时应当填写公司印章申请单（以下简称“申请单”）。写明申请事项，征得部门领导签字同意后，连同需盖章文件一并交印章管理人。

2）使用部门印章和分公司印章，需在申请单上填写用印理由，然后送交所属部门经理，获认可后，连同需要用印文件一并交印章管理人。

（2）公司印章的使用原则上由印章管理人掌握。印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有批准人的印章。

（3）代理实施用印的人要在事后将用印依据和用印申请单交印章管理人审查。同时用印依据及用印申请单上应用代理人印章。

（4）公司印章原则上不准带出公司，如确因工作需要，需经总经理批准，并由申请用印人写出借据并标明借用时间。

（5）常规用印或需要再次用印的文件，如事先与印章主管人取得联系或有文字证明者，可省去填写申请单的手续。印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表以备查考。

（6）公司印章的用印依照以下原则进行：公司、部门名章及分公司名章，分别用于以各自名义行文时；职务名称印章在分别以职务名义行文时使用。

（7）用印方法。

1）公司印章应盖在文件正面。

2）盖印文件必要时应盖骑缝印。

3）除特殊规定外，盖公司章时一律应用朱红印泥。

4）股票、债券等张数很多，盖章麻烦时，在得到经理批准后，可采取印刷方式。

（8）本规定从发布之日起实行。

4.附则

（1）本制度由公司综合事务部负责制定和解释。

（2）本制度经公司总经理核准后施行。

（四）公章使用办法

1.总则

（1）为了规范公章的使用，公司特制定本办法。

（2）公司可以对外使用的公章包括公司章、公司业务专用章（包括综合事务部章、客户服务部章、秩序管理部章、品牌管理部章、财务专用章和合同专用章等）。

2.公司章使用范围

（1）以公司名义上报总公司的报告和其他文件。

（2）以公司名义向上级国家机关，各省市、自治区党政机关发出的重要公函和文件。

（3）以公司名义与有关同级单位的业务往来、公函文件和联合发文等。

3.公司业务专用章使用范围

（1）办公室章：以办公室名义向公司外发出的公函和其他文件、联系工作介绍信、刻制印章证明。

（2）人事部章：就有关人事、劳资等方面业务代表公司用章。

（3）计划财务管理部章：就有关计划、财务等方面业务代表公司用章。

（4）国际合作部章：就有关国际间交往、业务联系、接待计划、组织国际性会议等方面业务代表公司用章。

（5）合同专用章：以公司名义签订的协议、合同和有关会议纪要等。

4.公章使用手续

（1）公司章、计划财务章、合同专用章必须经总经理、副总经理或总经理助理批准才可使用。

（2）办公室章、国际合作部章，由办公室主任批准后使用。

（3）使用公章必须事先履行登记手续。

5.附则

（1）本办法由公司综合事务部负责制定和解释。

（2）本办法经公司总经理核准后施行。

（五）凭证管理办法

1.总则

（1）为了规范凭证的使用和保管，公司特制定本办法。

（2）凭证包括介绍信、工作证、发票等票证。

1）未盖公章或专用章的空白凭证，虽然还不具备生效的条件，但仍应严格保管好，不得丢失外流。

2）加盖公章并已具有效力的凭证，更应严格保管和使用。

2.凭证管理

（1）严格履行验收手续。

（2）建立凭证文书登记。

（3）选择保密的地点和坚固的箱柜，有条不紊地入库保存。

（4）定期进行检查，若发现异常情况，随时提出处理意见。

（5）严格出库登记。对于有价证券和其他主要凭证，应参照国家规定的金库管理办法进行管理。

3.附则

（1）本办法由公司综合事务部负责制定和解释。

（2）本办法经公司总经理核准后施行。

（六）合同管理制度

1.总则

为了加强公司的合同管理工作，使公司各种合法权益得到有力保障，根据国家相关法律和法规，并结合公司的实际情况，公司特制定本制度。

2.适用范围

适用本制度的合同类文书包括公司对外签订的各类协议、约定、合同等。而作为合同的重要组成部分（如补充约定、协议等）也适用本制度。另外，公司所属的子公司在管理合同方面也要严格遵循该制度中的相关规定。

3.公司合同管理相关部门岗位职责

（1）公司总经理室是合同归口管理部门。

（2）公司合同归口管理部门的具体职责是规范、指导、监督、检查合同管理工作。

（3）凡是公司所属职能部门，都要对本部门分工范围内的合同管理工作全面负责。

4.合同管理工作的主要内容

（1）对公司的合同依程序、依法签订进行严密监督。

（2）相关部门要专门建立合同档案，并登录、统计、保管合同以及相关的例行报表。

（3）相关部门要对合同履行程序等严格监督、检查。

（4）相关部门要逐步完善公司合同管理制度。

（5）相关部门要认真保管公司的法定代表人授权委托书、法定代表人身份证明书。

（6）其他相关工作。

5.相关部门进行合同审核的内容

（1）公司总经理室审核合同时，需审核以下内容。

1）合同完整性。

①合同中设定的权利和义务要明确、具体。

②合同相关手续要完备。

③合同各项条款要完整。

④合同中的文字要清楚、准确。

⑤合同相关的附件要完备。

⑥合同附加的条件要合法。

2）合同合法性。

①合同主体合法，合同签约双方都要具备签约的行为能力和权利能力。

②合同内容合法，合同签约双方表达方面要同时具备真实性和有效性，切忌存在有失公平的内容。

③合同形式合法。

④合同签约程序合法。

3）合同可行性。

①合同担保方式一定要切实、可靠。

②合同资信具有履约的能力，并且可靠。

4）合同承办形式审核事项。

①合同符合相关规定。

②合同承办人准确无误。

③合同各审核部门的审核意见要完整。

④合同文本文字不能有错误，同时合同正副本、附件份数要齐备。

5）公司总经理室认为必须审核的其他相关内容。

（2）公司业务部门、财务部门审核合同时，需要审核以下内容。

1）合同技术真实性。

①合同技术措施可行、完备。

②合同工程技术依据可靠、真实。

③合同技术标准和参数真实、科学、可行。

2）合同可行性。

①合同整本专案技术具有可靠性。

②社会效益或者经济效益具有真实性。

③资金、资产使用效果的财务可行性。

④具有可操作性。

3）合同实用性。

①市场需求符合实际情况。

②市场需求预测合理、可靠。

③投入产出核算准确、经济。

4）合同安全性。

①合同确保公司商业秘密、商誉及其他利益得到保障。

②合同涉及的知识产权要采取相应的限制或者保护措施。

5）公司业务部门、财务部门认为必须审核的其他相关内容。

（3）公司审计部门、财务部门审核合同时，需要审核以下内容。

1）合同酬金、价款、结算合法性。

①合同酬金、价款的确定合法。

②合同酬金支付方式、资金结算明确、具体、合法。

③合同与资产、资金等相关事项。

2）合同资产、资金合法性。

①合同资产所有权和资金来源合法。

②合同资金动用和资金使用的审批手续合法。

③合同资金、资产的使用用途以及使用方式合法。

3）合同索赔条款必须合乎国家法律规定。

4）公司审计部门、财务部门认为必须审核的其他相关内容。

6.合同承办人具体规定

（1）公司合同的主要承办人必须由公司总经理或者公司所属职能部门来确定。

（2）合同承办人的工作必须严格按照本制度和国家相关法律、法规来进行。

（3）合同承办人的职业必须是法律工作人员或者业务人员，而临时性借、聘人员不能担任合同承办人。

（4）合同承办人负责自签约起至合同履行完毕整个过程的工作，一旦出现相关问题，要及时与相关部门协商、讨论，及时给予解决。

（5）合同承办人在合同签订之前，应该将合同草案、请示单以及相关资料，由公司总经理室负责审核这些资料。

1）在审核合同草案时，公司总经理室要根据实际情况要求相关部门出具各自的审核意见，或者要求合同承办人提供相关的补充资料。

2）公司总经理室有权要求相关部门在请示单上给出审核意见，同时必须有具体审核人员以及相关审核部门负责人的签章。公司总经理可以拒签不具备各审核部门审核意见的合同草案。

（6）合同承办人在合同履行完毕后，必须如实在请示单上填写自己的审核意见。注意填写审核意见时要具体、明确，对于一些模糊性语言，如“基本可行”、“原则同意”等均不能使用。

（7）在签订合同之前，合同承办人要了解合同另一方当事人的主体资格等，具体如下。

1）合同另一方当事人须具有经年检的营业执照，上面的详细内容要与实际情况相统一。

2）如果合同另一方当事人找代理人代签合同，合同承办人应要求其出具有效、真实的法定代表人授权委托书以及代理人身份证件等。

3）如果合同涉及专营许可的，合同另一方当事人应出具相关证书。

4）合同另一方当事人是否具有一定的生产能力、支付能力等。在必要的情况下，合同另一方当事人应出具资金证明、资产负债表等相关资料。

5）合同另一方当事人在过去三年内，是否一直秉承“重合同、守信用”的原则，以及现时并未涉及各种案件。

7.合同起草注意事项

（1）应由己方或者以己方为主负责起草合同，注意要使用简练、严谨、准确的语言。

（2）一旦合同中涉及日期和数字，则必须注明本数是否包含在内。

（3）公司法律顾问负责拟订公司常用合同的示范合同文本，而该合同的起草工作由公司各职能部门来完成。

（4）对于合同中涉及的特有词汇、术语、重要概念应作专款细述。

（5）对于合同标的超过100万元的重大合同，力争由己方完成起草工作。

8.合同具体内容

（1）合同双方的法定名称、地址、电话、邮政编码，代理人姓名、职务、电话，法定代表人的姓名和职务。

（2）酬金或者价款，另外还包括具体的支付方式。

（3）合同履行的地点、期限和具体方式。

（4）争议问题的解决方法。

（5）合同违约责任。

（6）合同变更或者解除的条件。

（7）按照相关法律法规或者合同性质必须具备的条款或者合同经双方当事人协商以后认为必须明确的具体条款。

（8）合同正副本的存放位置、份数。

（9）合同生效的具体时间和条件。

（10）合同约定的电话等。

（11）合同附件的具体名称。

（12）签订合同的依据和目的。

（13）合同标的。

（14）合同数量和质量，包括检测所依据的标准和具体方式。

（15）合同签约的地点、日期。

（16）合同签约各方开户银行及账号。

（17）合同签约各方公章或者合同专用章。

（18）合同法定代表人或者代理人在合同上的签章。

（19）涉外合同内容的确立须按照有关法律法规中的规定。

9.一次性特别授权的相关规定

合同法定代表人在授权委托代理人签订合同之前，必须先认真签署授权委托书。注意在授权委托书中，对委托许可权和期限要具体明确，如“全权代理”类似的文字要严禁使用。在以下合同中，必须每次单独一次性特别授权。

（1）资产租赁、转让、抵押、出售、收购合同。

（2）担保合同。

（3）股东协议、出资协议、投资合同。

（4）公司兼并、合并、联营合同。

（5）其他需要授权的合同。

10.合同其他规定

（1）对于合同标的超过100万元的重大合同，合同承办人应提请总经理室牵头，组织并召开专题会议进行讨论，参加会议的各审核部门都必须阐明各部门的审核意见。

（2）公司总经理室在合同审核完毕后，根据公司各部门的审核意见将合同修订稿汇总起来，并将请示单和合同修订稿退还给合同承办人。接下来，合同承办人应将合同修订稿送合同对方当事人那里。在经过合同对方当事人的认可以后，合同承办人将请示单和合同修订稿一并送往公司总经理室，由公司总经理室将其一一转呈给公司总经理和分管副总。

（3）公司总经理根据总经理室和公司各审核部门的审核意见来决定是否签约。如果总经理最终决定签约，则应在合同的所有文本上以同一形式签字；如果总经理最终决定不予签约，则采取书面形式明示自己的意见。

（4）公司总经理室按照其职责范围监督合同的签订程序、履行情况及履行结果。

（5）合同承办人将合同草案提交给总经理室，需要提前预留2～7个完整工作日（含本数）供总经理室审核。公司总经理室要求相关部门在规定时间里出具审核意见的，或者要求合同承办人在规定时间里提交相关补充资料的，合同承办人和公司各审核部门必须按时完成。在需要延期的特殊情况下，总经理室应向合同承办人申明理由，同时还要征得合同承办人的同意，但是，审核时间要少于或等于15个完整工作日（含本数）。

（6）审核合同草案时，公司各审核部门一旦发现有错误、遗漏、不妥的现象，则应仔细在审核意见一栏写上修改意见。公司总经理室如果认为合同需要退改，则连同合同的所有相关资料退还给合同承办人。当相关部门完成相应的修改之后，合同承办人应重新申请审核。

（7）公司总经理室负责制作正式合同，但要严格依据经总经理批准后的合同修订稿。正式合同制作完成后，公司总经理室须复印一份正式合同留存在本部门，同时将正式合同的原件盖上公司的骑缝章，然后交给合同承办人，由合同承办人交合同对方当事人。合同对方当事人在正式合同原件上签章后，由合同承办人携带请示单以及该合同送至公司总经理室盖公司公章。最后由合同承办业务部门的资料员给对方当事人和相关部门分发合同文稿。

11.附则

（1）本制度由综合事务部制定和解释。

（2）本制度自颁布之日起施行。