一段时期以来，公司在办公用品以及设备的购买、保管、领用等方面条理不清、责任不明，造成了不必要的浪费。为此，公司特制订了物品管理方案，以规范物品的管理。

（一）物品采购

（1）各部门所需物品库存不足或库内无货时，应及时填写采购申领单，报财务部审核后转采购部采购（按用款程序审批）。

（2）国外进口物品一般应于上年度提出采购计划，最迟要提前三个月提出申领（国外有现货的物品）。一般物品应提前三天提交采购申请或提前预订，如客用品、针棉织品、备品备件等。

（3）水产、肉类和蔬菜、水果提前两天申请采购。

（4）临时接待会议可按需要应急采购。

（5）计划外物品采购要由使用部门填写申请报告，并详细说明购置理由及效益预测，资本性投资要分析投资回收期和利润率。

（6）成本性投资要分析成本费用率和毛利率，申请报告经主管副总同意，财务部经理审核后报总会计师，待总经理批准后采购。

（二）物品验收

（1）购买的一切物品都要通过收货部门办理入库验收收货手续，认真把好数量、质量和价格关。

（2）水果、蔬菜验收后可直供各餐饮点，高档食品由厨师长和收货人员共同验收，切实把好收货关。

（3）专卖物品必须从专卖店进货，对进口物品要按国家有关规定办理，采购食品要有合理的保质期限。

（4）对不合格物品收货人员有权拒收，并及时向部门经理汇报。

（三）物品保管

（1）对所有入库物品都要妥善保管，防止损坏、变质、丢失。对食品及清洁用品定期检查保质期或有效期，防止过期失效。

（2）对常用物品要测定每月正常消耗量，保证正常储备量，及时提出补充计划，在保证合理需求的前提下，减少库存量，加速资金周转，防止物资积压。

（3）库存物品要定期盘点，每月25日对在用物品进行一次清点，期初数加本期增加数减本期消耗等于期末盘点数。检查消耗量是否合理，期末办理退库手续，以正确核算成本。

（4）对库存物品每月抽查（抽查比率不少于10%），每季度进行一次全面盘点，要求做到账物相符、账账一致。在清查中发现临近保质期或有效期的物品要及时提出处理意见。

（5）物资保管员要严格遵守规章制度和工作程序，认真做好物品收货、保管、发放工作。对超计划领用，不符合报批手续的有权拒绝发货，并及时向部门经理汇报。

（6）工程及维修所用材料，考虑其品种多，需急用等特点，采购物资办完验收手续后，实物由工程管理部设专人保管，并建立实物账。物资三级账在财务管理部设置，进行统计核算。

（7）每月末工程管理部库房管理人员要对所管物资与财务部三级明细账逐一核对，保证账物相符。工程管理部实物账与财务部三级账要做到账账一致。财务部有责任对工程管理部库房进行不定期抽查。每季度抽查物品品种的比率不能少于30%，每半年进行一次大清点，年终进行全面盘点。

（8）工程项目及大、中修使用的材料、备件、设备等按工程预算及修理计划做好储备及供应工作。

（9）积压物资的管理。各类物资一年内无人领用，经使用部门确认一年内仍不需用的，除专用的市场短缺物资外，均可视为积压物资。财务部按上述条件每半年提供一次积压物资明细表，并说明造成积压的原因。凡因为个人原因造成物资积压的，要由责任者承担部分经济损失（视情节不同分别确定赔偿比例）。积压物资经总会计师审批后交有关部门统一处理。

（四）物品领用(www.daowen.com)

（1）各部门日常所需物品、食品、客用品、维修及工程专用材料等，在本部门用款计划之内申请领用时，应填写物资申领单，经部门经理同意和财务部经理审核后，从物资库领用。

（2）如果超计划领用物品是由于销售量增加所致，可按成本率控制，视为计划内用料。部门经理同意，财务部经理审核，总会计师批准后才可申领；单项金额小于5000元、大于1000元的要经主管副总批准；超过5000元的要报总经理批准。

（3）其他超支计划领用物品要由总经理批准。

（4）特殊急用物品可由使用部门暂由内部用款计划调剂，事后按程序补办手续以调整本部门用款计划。若内部无力调剂，必须详述理由，并经主管副总审批同意，总会计师批准才可领用。

（5）工具、器具低值易耗品、针棉织品要以旧换新。

（6）物品丢失要让责任者按质赔偿后才可补发。特殊情况由部门经理说明原因，总会计师审批后才能补领。单项价值超过500元的物品要经总经理批准。

（7）纪念品、礼品等作交际应酬用的物品，领用时要经总经理或总经理授权人批准。

（五）个人保管物品管理

1.个人保管物品的范围

个人物品主要包括因工作需要购买或领用的计算器、工具、仪器、仪表、寻呼机、对讲机、手持电话、充电器和照相器材等单位价值在100元以上，使用年限一年以上，由个人保管和使用的物品。个人保管使用的物品属单位资产，保管者有责任和义务妥善保管、合理使用。不得丢失或损坏，也不能随意转交他人。

2.个人保管物品的领用

（1）所在岗位工作必须配备的计算器、小型工具等，经本部门经理同意，在本部门当期费用中列支，经财务部统一审核后就可办理领用手续。

（2）大型工器具、仪器、仪表（单位价值在200元以上、1000元以下）、寻呼机和对讲机等经主管副总批准后才可领用。

（3）手持电话、充电器、照相器材及摄、录像器材等大型工具或专用物品，必须经总经理批准后才能配备给个人保管和使用，并建立个人保管物品档案。

（4）由于工作变动不再需要原个人保管的物品，可办理退库手续；新调入人员因工作需要应按规定办理领用手续。

3.个人保管物品的丢失与报废

（1）因为使用者使用不当造成物品损坏，由责任者按物品的购置价格和使用时间、新旧程度折价赔偿。

（2）凡属正常磨损或工作中发生意外情况造成个人保管物品损坏，由保管者填报废申请单，说明原因和理由，经部门经理审批后交财务部审核。单位价值在200元以下的由财务部经理签批，200元以上的由总经理审批后办理报废手续，进行有关账务处理，并办理补充新品的领用手续。

4.个人保管物品的检查与监督

各部门经理对个人保管的物品进行检查和监督，应严格控制个人保管物品的领用，保证公司资产的完整和合理使用。

5.个人保管物品退库手续

所有离职人员，必须先到财务部办理个人保管物品退库手续，或按规定程序办理物品移交有关手续。否则财务部不予签字，综合事务部有权拒绝办理出库手续。对不办手续擅自离职的员工，财务部将个人管理物品清单交秩序管理部，由秩序管理部负责据此追回公司资产，交财务部办理退库手续。

凡拖延不交回者，由秩序管理部按《治安管理条例》提交法律机关依法处理。