（一）物业档案管理流程

1.整理分类

整理分类是建立物业档案的重要基础工作，是由物业公司或下属管理处将收集的资料按四类常见的档案类型区分、归类整理，组成物业公司内部所需保存的档案。同时，根据所售或所租物业的特点，按一户一档的办法，为每栋物业的业主或租户建立相应的档案。每信出或租出一套，物业预立卷工作同步进行，总卷与一户一档整理归类工作也同步开展。

（1）收集归类、整理成卷。这里收集的档案资料，是物业公司需要总体掌握的资料，按部门、内容、年度顺序整理成物业公司所需的若干大类总卷宗。

1）业主档案资料。包括：购房合同及身份证的复印件、入住通知单、入住手续书、业主公约、验房单等；业户详细资料登记表；家庭人员登记表；业主房屋维修档案；缴费情况。

2）工程技术档案资料（含产权）。工程技术档案资料包括：规划图样、项目批文、用地批文；建筑许可证、投资许可证、开工许可证；拆迁安置资料；竣工总平面图；地质勘察报告、开竣工报告、图样会审报告；工程合同、工程预决算；工程设计变更通知；竣工图，单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等工程及地下管网竣工图；房屋、消防、燃气竣工验收证明书；主要材料质量保证书，新材料、购配件的签订合同证书；水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料；砂浆、混凝土块试压报告；绿化工程竣工图；各类房屋清单；出售房屋的产权范围或成本核算清单；公用设施、设备和公共场地清单；未完工房屋公用设施、设备和公共场地的竣工日期；产权方面的资料；其他工程技术资料。

3）服务档案资料。服务档案资料一般可细分为业主服务档案、装修档案、维修档案、治安交通管理档案、设施/设备管理档案、绿化清洁管理档案、社区文化档案等资料。业主服务档案资料有：业主意见调查、统计结果，业主接待记录，业主投诉和处理记录，回访记录等；装修档案资料有：二次装修申请表、装修责任书，施工企业资质证明、装修人员登记表，室内装修设计平面图，装修竣工图等；维修档案资料有：维修申请记录、回访记录，维修派工单，公共设施巡检记录等；治安交通管理档案资料有：日常“四防一保”网络图、巡检记录、交接班记录、值班记录、巡逻路线，日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带，进出入记录、应急处理记录，车辆管理记录、车辆详细资料等；设施、设备管理档案资料有：公用设施、设备维修保养计划，公用设施、设备维修保养记录，机电设备运行、巡查记录，设备分承包方资料，公用设施、设备台账及更新记录等；绿化清洁管理档案资料有：清洁班检记录、周检记录，绿化工作记录、检查记录，消毒、杀虫记录，绿化病虫害检查记录等；社区文化档案资料有：社区文化创建构想、组织活动计划及实施情况记录，社区文化活动图片等记录内容，传媒报道资料，文化活动场所、设施台账及使用记录等。

4）其他管理档案资料。其他管理档案资料是指在物业管理日常工作中形成的一些公务性、行政性、指导性的管理文件资料，一般有行政文件、管理指导文件和业主委员会相关资料。行政文件包括：财务文件，人事管理记录文件，政府主管部门文件，内部管理规章制度、通知、签报等文件；管理指导文件包括：质量手册，程序文件（质量），环境手册，程序文件（环境），作业文件等；业主委员会相关资料包括：下属管理处业主委员会筹备成立的文件，下属管理处业主委员会成立后的运行文件等。

（2）建立一户一档。根据业主或租户所有或使用（租用）的一栋物业的性质、特点，将总卷宗内部分涉及的相关资料集中，然后分别建立相应的档案。

1）拆私房类案卷应含资料：住房调配单、私房保留产权协议书、私房管理协议、物业管理公约、拆损房屋扣押金签报单、维修记录等。

2）旧公房出售类案卷应含资料：住房审批表，公有住房买卖合同，付款凭证，购买公有住房委托书，购买公有住房职工连续工龄证明，购买公有住房职工职称、职级证明，本户人员情况表，出售公有住房建筑面积摊算表，公有住房价格计算表，住宅债券单或减免债审批手续；旧房卡，公房维修合同，各户维修签报单、报修单、结算单，拆损房屋扣押金签报单。

3）商品房类案卷应含资料：商品房出售合同，商品房认购书，商品房出售会签单，商品房用地面积表，公证书，产权证，房屋价目表，入住通知书，入住手续流转单，入住交费表，业主公约，房屋自用部位验收单，入住资料签收单，业主入住所交费用一览表，住宅装修申请表，室内装修施工登记表，各户维修报修单、结算单。

4）外销商品房类案卷应含资料：外销商品房出售合同，外销商品房出售认购书，外销商品房出售公证书，外销商品房出售产权证，业主付款情况明细表，甲、乙双方聘请律师协议书，房屋使用、管理、维修公约；房屋维修合同，房屋价目表，借、贷款协议书，入住通知书，入住缴费一览表，转售方案。

5）职工购房类案卷应含资料：房屋出售合同，房屋置换协议书，房屋置换细则，产权交换合同，入住通知单，住房签收单，补充协议，产证编号，分房一览表，征询单，缴费一览表（各类缴费收据以及借据），业主公约，住宅装修申请表，各户维修报修单、结算单。

6）出租类公房案卷应含资料：住房调配单；动拆迁（过渡）协议书，建设债券证明或减免债券审批手续，拆迁户建设债券认购单，房屋拆迁安置协议，私房保留产权协议书，公房管理协议书，旧房卡，工会证明及家庭成员身份证复印件，小区管理公约，房屋维修合同，维修签报单，报修单、结算单，拆损房屋扣押金签报单。

7）租赁商品房类案卷应含资料：业主委托协议书，租赁合同、会签单，租户入住通知，住户身份证复印件，验房单，缴费一览表，维修公约，房租调整协议，房屋维修签报，报修单、结算单。

8）租赁商业办公楼类案卷应含资料：租赁合同，来往函件，降租、退租、续租协议，欠租、催交租金来往公函，法院审理判决材料。

9）公建配套设备设施类案卷应含资料（按设备类别分类，而后根据设备所属物业区分建立相关档案）：设备设施产品合格证、电器线路图纸、安装调试保养手册、使用说明书、安装检验报告书、危险性较大生产设备技术登录簿、设备设施安装质量等级核定书、设备设施分部工程质量评定书、设备管理检查表、安装（大修）检验报告书、维修合同、维修报告、日常运行检查记录等。

2.编目装订

编目装订一般分为以下几个步骤，即编页号、编卷内目录、填写卷内备考表、编制案卷软封面和装订。

（1）编页号。卷内文件按作者、内容、时间等特征交叉归类、编页号，顺序从“001”开始，每个保管单位独立编号。遇有缺漏编页号时，可在原编号后加“-1”、“-2”等予以标示，并在备考表中加以说明。页号编写位置，左侧装订的，正面标在右上角，反面标在左上角，全部编在原文件上，不可编在裱糊的白纸上。图表、照片的页号可编在空白处或背面左上角。托裱过的文件页号应编在文件的右上角或左上角。一张纸上贴了数张小纸片的，每张纸片都要编号，一张一号。

（2）编卷内目录。按国标卷内目录格式打印，一式三份：一份连同已装订的案卷放在卷内文件首页之前；一份装订成册，成为全引目录，作为索引、查找工具；一份作移交目录。

（3）填写卷内备考表。备考表用于填写卷内文件材料的件数、页次以及组卷和案卷使用过程中需要说明的情况（如卷内文件缺损、修改、书写材料不规范等），由立卷人具名，放在卷内文件之后。如果暂时没有情况需要说明的，也要放一张备考表在卷末，以供日后档案部门记述案卷情况之用。

（4）编制案卷封面。案卷封面通常需要标注的内容包括案卷题名（一般格式为：××路××号××室、产权人、内容、文种）、编制单位、编制日期（即卷内文件的起止日期）、档案编号规则、保管期限（永久、长期、短期）、密级程度。

（5）装订。在装订前先要把文件上的钉书钉、回形针、大头针等金属物全部去除掉，清除时要注意不要损坏文件。对于无装订线位置的文件，要加个边。对于破损的文件，要进行裱糊。加边或托裱应用无字的白纸。文件纸型大小不一、长短不齐的，要折叠理齐，使右边齐、下边齐。然后，开始装订。先订3个孔眼，孔间相距80mm左右，用线装订，结头打在文件的底部、卷皮之内。装订要结实整齐，不要压住字迹，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。不便装订的历史文献、珍贵材料、图表、照片等特殊文件材料，可以不装订，用卷袋或卷盒装起来。

3.平时归卷

物业公司初步完成上述组卷工作后，若已完成一项内容的全部预立卷工作，就可将完成的卷宗先行移交给档案中心，由其统一立卷，这样可减轻年度组合案卷的工作量。若未完成组卷工作，除了要将不足的资料收集齐全以补充卷宗内容外，还要对已组卷的内容定期检查，对归卷不准确的要纠正，甚至可对原设定的、不符合实际的立卷类目酌情进行修改或增补。一般每个基地入住完毕，半年后按归档要求全部整理结束，移交档案室。至此，文书处理部门或业务部门的档案预立卷工作基本完成。此后，由公司的档案中心统一立卷归档。

4.立卷归档

立卷归档是由文书处理部门或业务部门将预立卷后的卷宗或案卷移交档案部门，由档案部门在原基础上进行重审、调整、组合，并施行正式立卷步骤，最后成卷归档。

（1）重审、调整、组合案卷。对于由文书处理部门或业务部门预立卷后移交的卷宗，物业管理企业档案中心还需进行一番调整、组合和编目加工等整理工作，才能成为正式的案卷。在重审、调整、组合案卷时，要检查：

1）文件是否齐全，不齐的要收齐。

2）文件是否属于立卷归档范围，不属于立卷归档范围的（如重份文件、草稿等）要剔除。

3）文件是否属于本公司、本部门立卷归档范围，不属于的应剔除。

4）文件是否属于本年度立卷归档范围，不属于的，应转入有关年度。

5）卷内文件是否有一定的联系，是否反映出一定的特征，无联系的应挑出归入有关卷内。

6）卷内文件的保存价值是否大体一致，差别大的，要按保管期限分开立卷。

7）卷内文件数量是否可立成一个卷，太厚太薄的，要加以调整。档案部门还要对卷内文件的排列进行系统的检查和调整，保持文件之间的联系，保持每份文件的位置相对固定。

（2）案卷软封面的编制。调整后的案卷，应重新编制封面，其包含的内容与预立卷时编制的卷宗封面内容相同，但应根据调整后案卷的具体内容、相关问题拟写标题和确定其他项。(www.daowen.com)

（3）档案索引。档案索引是把反映一定内容或某个具体问题的档案用一定的方法，以相对固定的格式编制成的一种便于查找的工具。

对于基本完成立卷步骤的案卷，档案部门应通过编制并利用检索工具，使整个归档管理工作有序、高效。在日常管理中，一般可通过建立索引目录，建立标准的图、档、卡、册、表，并利用计算机等多种途径进行检索。检索工具可便于使用者或档案管理员查找时从相应的目录或图、档、卡、册、表中找到相关的资料。

索引目录通常按物业所在新村、街坊顺序建立总目录，按物业档案分类、排列的次序建立分类目录，按专设问题或标题建立专题目录或专题卡片。建立标准的图、档、卡、册、表，要以相对稳定的形式，保证检索时方便、可行。

运用计算机，把输入的信息资料分门别类进行编程，而后按新村、街坊、路名、门牌号、产权人（或租赁人）、权证号或案卷号等特征信息进行检索、查找。对于业主、管理处和本企业利益影响大的档案，除了要在案卷上注明加密保存的记号外，在计算机中还应按授权级别进行检索。

5.排列上架

将立卷后的案卷排列上架，要维持调整、组合后的系统性和相互联系性。物业公司根据所管档案的特点，排架时常采用流水排架法，即按物业所属新村、街坊先后顺序排架，依次按新村、街坊、路名、门牌号次序排列。虽然这种方法打破了产权房和租赁房的界限，不便于统计，但是从有利于保管、利用的角度出发，还比较适宜物业公司保存档案排列上架时采用。此外，物业档案排架完毕后，还应对各种装具进行编号，以显示排放档案的内容，同时还要编制档案装具及其存放内容的索引图。

6.入库保管

档案接收入库后，由档案部门统一保管。如果保管不善，不仅会损毁档案，而且还会影响档案的利用，造成无法弥补的损失。

7.档案管理

档案入库保管后，并不意味着档案管理工作就此结束。在日常工作中，很多时候需要利用已入库的档案资料，这就需要对档案实施相应的管理。

档案部门应避免无关人员任意进出，档案库钥匙由专职档案管理员保管。

在自然、人为等多种因素的影响下，物业的实物形态和使用状况、业主（租户）的情况等都处于不断变化的状态中，如物业完损程度的变化、物业价值的起落、产权人的更换等。这些信息的变更会相应地带动相关档案的变动，使得档案的管理具有动态性，因此，必须建立动态的管理机制，及时、准确、全面地注记、反映变化的信息。

动态管理机制包含随时动态管理和定期动态管理。

随时动态管理是结合日常管理业务的随时进行而发生的动态注记和相应的管理工作。例如，业主维修档案记录的变更，业主和用户来访记录的变更，房屋中、大修中产生新的记录等。

定期动态管理是按规定期限，将这段时期内发生的变更信息进行注记和管理的过程。例如，通过半年一次上门主动访问业主的形式，核对业主档案内记录、注记变动情况；产业基本情况统计资料每年结合年报调整统计一次等。另外，还需定期对档案资料进行整理，根据档案的保存期限和性质，定期对过期和作废的档案进行剔除和销毁，以免档案堆积、混淆。对于已过保存期的档案，经主管领导批准后可销毁，并建立已销毁档案清册备查。

8.档案利用

档案资料的查阅，可通过实地查找或电话、计算机查询实现。对于原始资料，应严格控制查阅，按档案的不同密级由相关负责人批准才可借阅，并办理借阅手续。

物业档案管理流程，如图2⁃30所示。

图2⁃30 物业档案管理流程图

（二）物业档案利用管理流程

1.物业档案管理现代化

利用现代化的手段来管理物业档案已被纳入公司的办公自动化系统，并专门配备了计算机。这样一来，不管是物业档案输入、检索，还是数据分析、统计等都能使物业档案管理的功能作用最大化，从而更好地服务于公司的经营管理工作。

2.检索体系健全化

编制物业档案案卷目录、分类目录、人名索引、底图目录、专题目录等各类检索，应该是物业档案管理部门工作的重中之重。这样不仅使物业管理工作和编制检索工作得到统一，还使档案查找起来更迅速、更准确。

3.所藏档案了解充分化

对于所藏档案的具体情况，物业档案管理人员应该有充分地了解。这样不仅能提高所藏档案的查准率和查全率，还能更好地服务于公司的相关工作。

4.物业档案利用方式多样化

现在，物业档案利用方式越来越趋于多样化，有电话查询、借阅、主动发送有关目录、出具有关物业证明等多种方式。

5.物业档案信息资源丰富化

积极开发物业档案的信息资源使其丰富化，已经成为目前物业档案管理部门的主要工作。同时，物业档案管理人员还要做好物业档案文件汇编、专题编研等工作，从而提供给经营管理业务人员更多的有用资料。

6.物业档案利用效果最大化

填写物业档案利用效果的时候，要做到及时、准确、详实。为了使物业档案利用效果最大化，物业档案管理部门每年都要编写档案利用年度分析报告，即对本年度档案利用的人次、卷次、内容、利用方式和效果以及存在的问题和整改措施等进行分析和总结。另外，物业档案管理部门还要每年编辑一本档案利用案例汇编、总结、交流利用的心得与体会。

物业档案利用管理流程，如图2⁃31所示。

图2⁃31 物业档案利用管理流程图