目前,我国企事业单位在进行财产清查时,常用的清查方法主要有实地盘点法、技术推算法、核对账目法和查询核实法等。

(一)实物资产清查的具体方法

实物资产的清查主要是对固定资产、原材料、在产品、产成品、低值易耗品及库存商品等财产物资的清查,主要从数量和质量两个方面展开。实物资产清查的具体方法主要有实地盘点法、技术推算法等。

1.实地盘点法

它是指通过逐一点数、过磅、尺量等计量方式来确定财产物资实有数量的一种方法。这种方法适用范围较广且易于操作,大多数实物资产,如原材料、在产品、库存商品、周转材料、固定资产等的确定都采用这种方法。

2.技术推算法

它是指通过技术推算(如量方、比重、体积等)确定财产物资实存数量的方法。该方法适用于大量堆放、物体笨重、价值低廉、无法逐一盘点和精确计量的实物资产,如沙、石、土、煤等。

在财产清查进行的过程中,实物保管人员必须在场,并与清查人员共同参与盘点,以明确经济责任。盘点时,有关人员要认真核实并及时记录,对于清查中发现的异常情况,如腐烂、破损、过期失效等,致使不能正常使用或销售的实物资产,应该详细标注并提出处理意见。盘点结果应由有关人员如实填制盘存单,并由盘点人和实物保管人签字或盖章。盘存单是用来记录实物盘点结果的书面文件,也是反映实物资产实存数额的原始凭证。其格式见表8-1。

表8-1　盘存单

为了查明实物资产的实存与账存是否相符,应根据盘存单和有关会计账簿的记录,编制实存账存对比表,以确定各种账实不符资产的具体盈亏数额。该表可用来分析实物资产实存数与账存数存在差异的原因,也是经批准后调整账簿记录的依据。其格式见表8-2。

表8-2　实存账存对比表

实存账存对比表也称盘点盈亏报告单,清查人员应以该表为基础核准各种资产的盈亏情况,分析账实不符的性质和原因,划清经济责任,按规定程序报请有关部门领导予以审批处理,并针对清查中发现的资产管理方面存在的问题,提出改进措施,促使各项资产管理制度的健全和完善。在清查实物资产时,对于委托外单位加工、保管的材料、商品,以及在途的材料、商品等,可采用询证方法与有关单位核对查实。

(二)货币资金的清查方法

1.库存现金的清查

对库存现金的清查主要采用实地盘点法。为了完善库存现金的管理,出纳人员对现金的收、支、结存应该及时记入账簿,并且做到日清日结和账实相符,除出纳人员于每日结账后对其经管的现金进行清点外,清查小组还应对库存现金进行定期和不定期的清查。盘点时,要求出纳人员必须在场,以明确责任。既要清点现金实存数并与库存现金日记账余额相核对,查明盈亏,又要严格检查库存现金限额的遵守情况,以及有无白条抵库的现象。盘点完毕,应根据盘点结果和库存现金日记账的结存余额填制库存现金盘点报告表,将现金盘点后的盈亏情况及其原因如实填入。该表兼有盘存单和实存账存对比表的双重作用,是对库存现金进行差异分析和用以调整账项的原始凭证。其格式见表8-3。

表8-3　库存现金盘点报告表

2.银行存款的清查

银行存款的清查是采用账项核对的方法,即根据银行存款日记账与开户银行月末转来的银行对账单进行核对。一般方法是开户银行定期将企业一定时期内在该行存款的变化和结存情况,以对账单的形式传递给存款企业并供其核对。企业接到银行对账单后,应与银行存款日记账逐笔核对其发生额及余额,如果双方账目的结存余额不一致,除账簿登记发生差错外,一般都是未达账项所致。

所谓未达账项,是指企业与开户银行之间因结算凭证传递时间不一致,导致一方已经登记入账,而另一方因未接到有关凭证尚未登记入账的款项。未达账项一般有四种情况:第一,企业已收款入账,银行尚未收款入账;第二,企业已付款入账,银行尚未付款入账;第三,银行已收款入账,企业尚未收款入账;第四,银行已付款入账,企业尚未付款入账。(www.daowen.com)

上述任何一种未达账项的存在,都会使企业银行存款日记账余额与银行转来的对账单余额不符,并会有如下影响规律:在上述第一、第四种情况下,企业的银行存款日记账余额大于开户银行的对账单余额;而在第二、第三种情况下,企业的银行存款日记账余额小于开户银行的对账单余额。

在与银行对账时,应首先查明是否有未达账项,如果存在未达账项,为了消除未达账项的影响,可通过编制银行存款余额调节表来进一步确定账单不符的原因。银行存款余额调节表应在企业银行存款日记账余额和银行对账单余额的基础上,通过采用补记法或还原法来进行编制。

补记法,是指双方在原有余额的基础上,各自补记对方已入账而本方尚未登记入账的未达账项,使经调整后的双方账面余额相符的做法。

还原法,也称冲销法,是指双方在原有余额的基础上,各自将本单位已入账而对方尚未入账的款项,从本单位原有账面余额中冲销(包括增加和减少的会计事项),使经调整后的双方账面余额相符的做法。

现举例说明银行存款余额调节法的具体编制方法。

【例8-1】某企业20××年8月31日银行存款日记账余额为683 000元,开户银行转来的银行对账单余额为579 000元,经逐笔核对,发现有以下未达账项:

(1)企业29日收到转账支票一张,金额112 000元,银行尚未收款入账。

(2)委托银行代收销货款9 000元,银行已于29日收妥入账,企业未接到收款通知。

(3)企业30日开出支票一张支付广告费3 000元,持票人尚未到银行办理转账手续。

(4)银行于31日代企业支付水电费4 000元已登记入账,企业未接到付款通知单。

根据上述未达账项,采用补记法编制的银行存款余额调节表见表8-4。

表8-4　银行存款余额调节表(补记法)

根据上述未达账项,采用还原法编制的银行存款余额调节表见表8-5。

表8-5　银行存款余额调节表(还原法)

值得注意的是,编制银行存款余额调节表只是为检查银行存款的正确性,并不能作为调整账面余额的原始凭证。对于其中所涉及的全部未达账项,均必须等到有关结算凭证收到后方可登记入账。

(三)往来账项的清查方法

往来账项是指企业债权债务往来的款项,包括各种应收应付款项和预付预收款项等。对于应收和应付等往来账项的清查,采用的主要方法是通过函询与债权债务单位核对账目。企业应将有关结算凭证全部登记入账并核对清楚,在确认本单位应收、应付款项余额正确无误的基础上,编制一式两联的对账单,送交对方单位进行核对。对方单位核对后,应将核对结果在对账单上注明,加盖公章后退回清查单位。若发现未达账项,亦可采用前述调节方法予以调整。对于清查过程中有争议或确实无法收回,以及无须支付的款项,应及时采取措施加以处理,以便减少坏账损失,避免呆滞款项长期挂账;按规定为个人垫付的各种款项,也应定期列示清单与本人核对,并督促其及时归还。企业应根据收到的有关单位退回的对账单,编制往来账项清查报告表。往来账项清查报告表格式见表8-6。

表8-6　往来账项清查报告表