在登记账簿的过程中,难免会出现一些记账错误,或是根据错误的记账凭证登记形成的,或是在登记账簿时形成的(会计凭证无误),在记账或结账时如果发现有了差错,应及时查明原因,并予以更正。

(一)错账的查找方法

查找错账的方法主要有个别检查法和全面检查法。

1.个别检查法

所谓个别检查法,就是针对错账的数字来进行检查的方法。这种方法适用于检查方向记反、数字错位和数字颠倒等造成的记账错误。个别检查法分为差数法、倍数法和除9法三种。

(1)差数法,就是记账人员首先确定错账的差数,再根据差数去查找错误的方法。这种方法对于发现漏记账目比较有效,也很简便。例如,发现借贷不平的差是7 800元,则查找与7 800元有关的账簿记录,看是否有一方漏记。

(2)倍数法,也叫除2法,是首先算出借方和贷方的差额,再根据差额的一半来查找错误的方法。这种方法适用于会计账簿因栏次错写而造成的方向错误。在上例中,可以将7 800元除以2,查找与3 900元有关的账簿记录,看是否将借贷都记在一个方向上了。

(3)除9法,就是先算出借方与贷方的差额,再除以9来查找错误的方法。适用于两种情况,即数字错位和数字颠倒。例如,将7 800元误写成8 700元,或将7 800元错误地扩大10倍。借贷不平的差都能被9整除。

2.全面检查法

全面检查法就是对一定时期的账目进行全面核对的检查方法,具体又分为顺查法和逆查法。

(1)顺查法就是按照记账的顺序,从头到尾依次检查原始凭证、记账凭证、总账、明细账以及会计科目余额表等。

(2)逆查法是与记账的顺序相反的方法,也就是首先检查会计科目余额表中数字的计算是否正确,其次检查各账户的计算是否正确,再次核对各账簿与记账凭证是否相符,最后检查记账凭证与原始凭证是否相符。

(二)错账的更正方法

由于记账差错的具体情况不同,更正错误的方法也不同,常用的更正错误的方法有划线更正法、红字更正法和补充登记法三种。

1.划线更正法

记账凭证正确,在手工记账的情况下,在过账或结账中发现账簿记录的文字或数字有错误,应采用划线更正法。更正时,先在错误的文字或数字上划一红线注销,要使原来的字迹仍可辨认,然后在红线上方空白处用蓝字填上正确的文字或数字,并在更正处由记账人员盖章。对改正错误的数字一定要用红线全部划去,不能只改个别数字。

2.红字更正法

红字更正法适用于记账凭证上的科目和金额发生错误,并已登记入账的情况。更正时,先用红字金额填制一张内容与错误记账凭证完全相同的记账凭证,并在摘要中写明“更正第×号凭证错误”,并据以用红字金额登记入账,冲销原有的错误记录;然后,再用蓝字重填一张正确的记账凭证,登记入账。

现举例说明如下:

【例7-1】某车间领用A材料1 000元,编制记账凭证时,借方账户误写为“管理费用”,并已登记入账。

借:管理费用1 000

贷:原材料1 000

更正上述错误,应用红字金额填制一张内容与原来一样的记账凭证,即

借:管理费用1 000(www.daowen.com)

贷:原材料1 000

然后,用蓝字重新填制一张正确的记账凭证。

借:制造费用1 000

贷:原材料1 000

将上述两张记账凭证登记入账后,账簿记录的错误得以更正。

另外,如果在记账后发现记账凭证中应借、应贷的账户没有错,只是所填金额大于应填金额,可填制一张红字金额记账凭证,冲销原来多记的金额。

【例7-2】某车间领用A材料1 000元。填制记账凭证时,将金额误记为10 000元。

借:制造费用10 000

贷:原材料10 000

为了更正上述账户中多记的9 000元,应填制一张红字金额的记账凭证。

借:制造费用9 000

贷:原材料9 000

将上述更正错误的记账凭证记入有关账户后,原账簿中的错误记录便得到更正。

3.补充登记法

补充登记法适用于记账后发现记账凭证中应借、应贷的会计科目正确,但所填的金额小于正确金额的情况。采用补充登记法就是将少填的金额(即正确金额与错误金额之间的差额)用蓝字填制一张记账凭证,在“摘要”栏内注明“补记第×号凭证少计数”,并据以登记入账。

【例7-3】成品仓库收到合格产品一批,共计10 000元,已验收入库。填制记账凭证时,将金额误记为1 000元,并已登记入账。

借:库存商品1 000

贷:生产成本1 000

为了更正错误的记录,可将少记的9 000元用蓝字填制一张记账凭证。

借:库存商品9 000

贷:生产成本9 000

在用红字更正法和补充登记法更正错误时,在更正错误的记账凭证上,应注明被更正记账凭证的日期和编号,以便核对查考。