日记账是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐笔进行登记的账簿。设置日记账的目的就是使经济业务的时间顺序清晰地反映在账簿记录中。日记账按其所核算和监督的经济业务的范围不同,可分为普通日记账和特种日记账,它们的格式、登记方法和内容是不同的。

(一)普通日记账

普通日记账一般分为“借方金额”和“贷方金额”两栏,登记每一会计分录的借方账户和贷方账户及金额,这种账簿不结余额。其格式见表7-1。

表7-1　普通日记账第　页

(二)特种日记账

1.库存现金日记账

库存现金日记账是出纳员根据审核后的库存现金的收、付款凭证,按时间先后顺序逐日、逐笔登记的。并根据“上日余额+本日收入-本日支出=本日余额”逐日结出现金余额,并与库存现金核对,即“日清日结”。库存现金日记账用来核算和监督库存现金每天的收入、支出、结存。其格式有三栏式和多栏式两种,外表形式一律采用订本式。

(1)三栏式库存现金日记账。其基本结构为“收入”“支出”和“结余”三栏,有的插入“对方科目”栏,以表明收入的来源和支出的用途。其格式见表7-2。

表7-2　三栏式库存现金日记账

(2)多栏式库存现金日记账。有两种多栏式库存现金日记账的账簿格式,一种是在“收入”栏下设“贷方科目”若干,在“支出”栏下设“借方科目”若干,格式见表7-3;另一种是分别设立库存现金收入日记账和库存现金支出日记账,以收入为主,在库存现金收入日记账中设“支出合计”栏,其格式见表7-4和表7-5。(www.daowen.com)

表7-3　多栏式库存现金日记账

表7-4　库存现金收入日记账

表7-5　库存现金支出日记账

根据现金收款凭证登记库存现金收入日记账,按日结算出每天现金收入合计数,登记在“收入合计”栏中;再根据从库存现金支出日记账中转来的“支出合计”,计算出当天的现金结存金额。

2.银行存款日记账

银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日收入、支出和结存情况的账簿,由出纳员按时间先后顺序逐日逐笔登记。银行存款日记账根据银行存款收款凭证和库存现金送存银行的付款凭证登记收入,根据银行存款付款凭证登记支出;每日结出存款余额。月末与开户银行的对账单进行核对,查明账存数与实存数是否一致。其外表形式一律采用订本式。

(1)三栏式银行存款日记账。一般有注明“现金支票”和“转账支票”的号数栏,方便与银行对账,其他与库存现金日记账相同。

(2)多栏式银行存款日记账。可分为两种:一种是在“收入”栏和“支出”栏下分别按对方科目开设若干栏;另一种格式就是分别设立银行存款收入日记账和银行存款支出日记账,以收入为主,在银行存款收入日记账中设“支出合计”栏,最后结出余额,格式与多栏式库存现金日记账类似。对于外币银行存款,应按不同的币种和开户银行分别设置日记账。