各单位所设置的会计账簿应该形成能够适应需要、功能各异、结构合理的一套完整的账簿体系。为了更好地了解和正确运用会计账簿,充分发挥账簿在经济管理中的作用,应该按照不同的标准对账簿进行适当的分类。

(一)账簿按用途分类

账簿按用途分类,可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。

1.序时账簿

序时账簿又称日记账,是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序,逐日逐笔进行登记的账簿。

序时账簿按其反映的内容不同,又分为两类:一是普通日记账,用来登记全部经济业务的发生情况,即把全部经济业务的各项会计分录都按照时间顺序记录在账簿中,故称分录簿。因它不能分类反映经济业务的发生情况,很少被采用,其格式见表7-1。二是特种日记账,用来记录特殊经济业务发生情况的日记账,一般企业只对库存现金和银行存款的收付业务设置库存现金日记账和银行存款日记账进行序时核算,以便加强对货币资金的管理。其格式见表7-2～表7-4。

2.分类账簿

分类账簿又称分类账,是将全部经济业务事项按照会计要素的具体科目开设的分类账户进行登记的账簿。分类账簿按其反映指标的详细程度不同,分为总分类账簿和明细分类账簿两种。

总分类账簿,又称总分类账,简称总账,是根据一级会计科目开设,用以记录全部经济业务总括核算资料的分类账簿。

明细分类账簿,又称明细分类账,简称明细账,是根据总账科目所属的二级或明细科目开设,用以记录某一类经济业务详细核算资料的分类账。

3.备查账簿

备查账簿,又称辅助账簿或备查簿,是对某些在序时账簿和分类账簿等主要账簿中未予登记或登记不够详细的经济业务事项进行补充说明的账簿。注重文字描述,为某些经济业务提供必要的参考资料,如以经营租赁方式租入的固定资产的登记簿、受托加工材料的登记簿、开出商业汇票的到期日和金额等。备查账簿相当于一个备忘录,应根据企业的实际需要设置,没有固定格式,企业可以根据自身需要进行设计。

上述三种账簿中,序时账簿和分类账簿相互联系、相互制约,形成了一个完整的账簿体系。总分类账统驭日记账和明细账,日记账和明细账指标又是对总分类指标的具体说明。备查账簿的资料则是对某些经济业务的必要补充。

(二)账簿按账页格式分类

账簿按账页格式分类,可分为三栏式、多栏式、数量金额式账簿。(www.daowen.com)

1.三栏式账簿

三栏式账簿属于最典型的账簿格式,包括借、贷、余三栏,主要用于各种日记账、总分类账,以及资本、债权、债务等的明细账。

2.多栏式账簿

多栏式账簿是在三栏式账簿的基础上发展起来的,在借方或贷方中按照需要分设若干专栏的账簿,主要用于成本、费用类账户的登记。如“制造费用”“生产成本”“管理费用”等账户,就需要设置多栏式明细账。

3.数量金额式账簿

数量金额式账簿是在借方、贷方、余额三个栏目内,分别设置数量、单价、金额三个小栏,借以反映财产物资的实物数量和价值量的账簿,主要在“原材料”“库存商品”等存货类科目中使用。

(三)账簿按其外表形式分类

账簿按其外表形式分类,可分为订本式、活页式、卡片式账簿。

1.订本式账簿

订本式账簿在启用前已装订成册、连续编号,主要用于总分类账、库存现金日记账、银行存款日记账。其优点是可以防止账页散失和非法抽换;其缺点是账页固定后,不便于分工记账,也不能根据记账需要增减账页。

2.活页式账簿

活页式账簿把账页装在账夹内,可随时增添或取出账页,装订成册前无固定页码编号,主要用于明细分类账。其优点是可根据需要增添或重新排列账页,并且可以同时分工记账;其缺点是账页容易丢失和被抽换。采用活页式账簿,平时应按账页顺序编号,并在会计期末装订成册。装订完毕后,应按实际账页数顺序编号并加目录。

3.卡片式账簿

卡片式账簿由专门格式、分散的卡片作为账页,一般放置在卡片箱中,可以随取随放,实际上也是一种活页式账簿。卡片式账簿除具有一般活页式账簿的优缺点外,它无须每年更换,可以跨年度使用。“固定资产明细账”“低值易耗品明细账”一般采用这种形式。