1）会议记录的含义和作用

会议记录是由会议组织者指定专人，如实、准确地记录会议的组织情况、会议进程和会议内容的一种原始性文书。会议记录一般用于比较重要的会议或正式的会议。它要求真实、全面地反映会议的本来面貌。会议记录的作用体现在以下5个方面：

①立卷归档，以供参考、研究或编写材料，为日后查考、研究会议提供第一手材料。

②在一些法定性会议中，会议记录经发言人和会议领导人确认签字后，具有法律效力。

③便于会议组织者及时、全面了解和掌握会议的进展情况和动向，督促会议各项决议事项的执行情况。

④为形成决定、决议、会议纪要等最后文件打好基础。

⑤经会议领导和发言者同意，可根据记录的内容，起草、修改有关文件，散发会议记录整理稿，以便传达和学习会议精神，或撰写会议简报和会议新闻。

2）会议记录的种类

按记录的方法，可分为以下3种：

（1）详细记录

重要会议应采用详细记录，尽可能做到有言必录，以记载会议的全过程。详细记录要求记录人员熟练掌握速记技能，运用速记方法进行记录。必要时，可由多人同时记录，会后共同核对整理，将速记符号转换成文字。整理稿必须经每个记录人签字。经同意，也可使用录音的办法，然后根据录音整理成记录稿。

（2）摘要记录

摘要记录适用于一般性的会议。摘要记录与详细记录的区别仅在于记录发言时只需记录发言人姓名、发言的要点，而不必有言必录。摘要记录可直接用规范的文字进行记录，使会议记录一次性成文，经领导人审核或经发言者确认后直接归卷，省去了会后整理的工作程序。摘要记录要做到“取其精华”，努力保持发言者的发言风格。

（3）简易记录

简易记录只要求记载会议的概况、会议的议题和结果，不必记录发言的内容和经过。简易记录由于不能较全面反映会议的过程，查考研究利用的价值较小，故仅限于较为简单的事务性会议。

3）会议记录的格式和内容

（1）标题

会议记录的标题有以下两种：

①专用性标题。由会议名称和“记录”组成，如“××公司2018年度销售工作会议记录”。大中型会议往往有主席团会议、代表团团长会议、分组讨论或审议会等，可使用格式统一的记录用纸，标题格式为“××学会第×届代表大会第×次全体（或主席团）会议记录”。

②通用性标题。适用于一个单位内的所有会议。由单位名称和“会议记录”组成，如“×××会展公司会议记录”，会议名称则写在首部的表格中。

（2）首部

会议记录的首部的任务是反映会议的基本情况，一般要求采用表格的形式，以便使每个项目清楚明了。具体项目包括：

①会议名称。会议名称一定要写全称，以便于后人查考。如果标题中已有会议名称，这里的名称可省略。

②会议时间。包括开始时间、结束时间和中间休会时间。时间要具体到时、分。

③会议地点。应具体到会场名称或房间号码。

④会议主席。即会议的召集人或主持人，要写明姓名和职务。联席会议、多边会议还应写明主持人所在的单位名称。

⑤参加人员。包括出席人、列席人、旁听人，不同性质的与会者要分类记录，并写明姓名、单位、职务。

⑥缺席人员。法定性会议的记录应反映缺席情况，这样既可让组织者了解缺席情况，便于事后补会，也可清楚地反映会议应出席的范围，这对日后查考和研究会议十分重要。(www.daowen.com)

（3）主体

主体部分的任务是记载会议的进程和内容。其具体包括：

①会议的议程和议题。议题的记录要完整。如果是讨论或审议某一项文件，应写明文件的完整标题。以口头方式提出的临时提议，可作为发言来记录。

②发言情况。发言情况是会议记录的重点，包括发言人姓名和发言内容两部分。发言人的姓名要求记录全名，发言内容可根据记录的要求确定详略程度。详细记录要求有言必录，并记录插话、争论、表态等情况。摘要记录只记其发言要点即可。

③会议结果。包括对议题的通过、缓议、撤销、否决情况。如果经表决通过或否决了某个议题，要记录表决对象的名称、表决的方式（如口头表决、举手表决、投票表决、表决器表决等）、表决的结果（同意、反对、弃权的统计数字）。如实行多轮投票，每轮投票的情况都要记录在案。

④会场情况。即会议期间会场内所发生的与会议进程有关并且具有记录价值的情况，如与会者的掌声、笑声、迟到、早退、中途退场以及其他影响会议进程的情况。记录会场情况可更全面地反映会议的气氛以及与会者的情绪和态度。

（4）尾部

尾部的任务是记载署名的情况。署名是对记录的真实性郑重负责的体现。以下4种人需要署名：

①记录人。会议记录人必须在会议记录上签字，以示负责，同时也便于日后与其核实情况。

②审核人。重要的会议记录应由会议主要领导人对其进行审核，确认无误后签字。审核人对记录的真实性负领导责任。

③发言人。论证会、鉴定会、听证会以及国际性组织的重要会议，与会者的发言常常是决策、定案的重要依据。因此，可要求发言人会后对记录进行核对并签字。

④法定的签字人员。例如，《中华人民共和国公司法》明确规定，各类公司的股东会、董事会应对所议事项的决定做成会议记录，出席会议的股东、董事应当在会议记录上签名。

署名一般应置于会议记录的尾部，用以表示记录完整性，同时也避免有人在正文部分私加文字。如将记录人、审核人置于首部，必须在结尾处写明“会议结束”的字样。如需发言人签署，应置于尾部。

为了方便记录，提高效率，现已有印刷好的会议记录表格。其格式见表5.4。

4）会议记录的要求

（1）准备充分

具体包括：

①事先了解会议的目的、议题、程序、方式和手段，对一些专业性较强的会议，还应事先阅读会议文件，掌握有关的专业知识，熟悉主要的专业术语，确保记录时得心应手。

②会前熟悉与会人员的姓名、职务、相貌特征、口音特点、说话习惯，以提高记录的准确性。

③备好必需物品。一是备好纸和笔。会议记录用纸应尽可能统一印制，格式规范。记录所用的笔墨应符合归档的要求。如有分组会议，要事先将记录纸和笔分发到组。二是备好必要的器材。如果会议允许作录音记录，要事先安装并调试好录音设备，确保录音质量。采用摄像机记录的，要事先选好机位和角度，配好灯光。用计算机记录的，要准备好电脑及电脑桌椅，接好电源。

（2）客观真实，全面准确

客观真实、全面准确是会议记录最基本的要求。具体要做到：

①记录时，注意力高度集中，全神贯注，认真听取每个人的发言，仔细观察发言者的表情、手势和口型，做到反应迅速，判断准确，以提高记录的全面性和准确性。

②会议结束后要及时核对，有的会议记录还应请发言者本人进行核对和确认。

（3）清楚规范

会议记录是立卷归档的重要材料，一般都列为永久保存，因此一定要用钢笔或毛笔记录。录音记录、速记和多人同时记录，会后要整理、誊清，并签字，以示负责。整理后的记录稿，要做到字迹清楚、文字规范、语法正确。