从参展说明书所起的作用可以看到，参展说明书是展会筹备过程中的一个重要文件。要让参展说明书在展会筹备过程中切实起到上述作用，在编制参展说明书时，必须遵循以下要求：

1）实用

参展说明书所包含的内容必须是对参展商进行筹展、布展、展览和撤展等有较大的指导作用，或对办展机构展会筹展、布展、展览和撤展各环节进行管理有较大帮助，或对参展商邀请老客户来展会参观有辅助作用；否则，该内容就不能进入参展商手册。

2）简明

参展说明书对各方面内容的说明和叙述应该简洁，文字不要太多，篇幅不要太长，能说明问题即可；参展说明书对各方面内容的说明和叙述必须准确、具体，让人看得明明白白，不能产生歧义。否则，在展会筹展、布展、展览和撤展等环节的具体执行中就会引起争议，既不利于参展商展出，也不利于办展机构对展会现场进行管理。

3）详尽

对参展说明书提到的各项内容要尽量详细，如对布展和撤展加班时间的规定可具体到小时和分钟，对各种表格的返回最后期限的规定具体到年月日等，这样更有利于展会的具体操作和管理；对参展说明书提到的各项内容，要做到没有遗漏。

4）美观

参展说明书的排版和制作要美观大方，印刷讲究，尽量不要出现错别字和其他印刷错误；参展说明书的制作和用纸与展会的档次和办展机构的品牌与声誉相符，不能让人产生不好的联想。

5）专业

参展说明书的遣词造句要符合行业习惯和规范，要使用行业熟悉的语言，所涉及的术语要规范，不应使用一些行业比较陌生的词语；内容编排要符合参展商筹展的筹备程序，便于展商查找。

6）国际化

如果展会是国际性的展会，或者展会有向国际化方向发展的打算，那么，参展说明书的内容编排和制作也要尽量做到符合国际参展商的需要，如除了中文的文本外还要有外文的文本。外文文本的参展说明书，其翻译一定要准确。

【例文评析】

【训练设计】

请根据下述材料将学生分编成组，每组8名同学分别撰写前言、展览场地基本情况、会展基本信息、会展规则、展位搭装指南、展品运输指南、会展旅游信息、相关表格，从而形成一份完整的参展说明书。(www.daowen.com)

2019中国广告媒体推介洽谈会（××）

主办单位：××广告协会

展会时间：2019年11月28—30日

展会地址（场馆）：××国际会展中心

展品范围：公共广告媒体、展览展示媒体、广告制作系统、广告材料及物料、广告设计、多媒体技术设备、户内外广告媒体、广告摄影技术及设备、大屏幕显示及应用设备、广告礼品等。

参展手续：

1.填写参展申请表邮寄或传真至组委会，报名截止日期为2019年10月31日。

2.请于展位确定后10日内将参展费用（50%定金或全款）电汇至组委会，余款于10月31日前付清。

3.参展商凭组委会展位确认函及交款票据办理参展手续。

联系人：×××　　×××

联系方式：

电　话：×××-××××××××

传　真：×××-××××××××

邮　箱：××××@163.com