【本章导读】

本章作为会展运作阶段文案的中篇，主要介绍参展说明书、会展接待方案、展会相关活动策划案、会展意向书等主要内容。通过本章的学习，要求了解参展说明书主要包括的项目、会展意向书的写法；掌握会展接待的内容和步骤、展会相关活动的种类等相关内容。

【关键词汇】

参展说明书　会展接待方案　展会相关活动策划　会展意向书

【案例导入】

××婚庆博览会接待方案

为了更好地树立××酒店品牌形象，有效地带动酒店的宴会销售，为酒店创造良好的经济效益和社会效益，酒店策划开展一次以婚庆为主题的博览会，具体方案内容如下：

一、活动主题

浪漫今生——××第四届婚庆博览会

活动时间：2019年4月13日（星期六）9：00—18：00

活动地点：××国际会议中心（4楼）

协办单位：……

媒体支持：……

平面媒体：……

电台媒体：……

网络媒体：……

参与对象：以青年男、女为主，20岁以上均可参加。

参与形式：

通过媒体宣传，有意向的客户可通过电话报名参与。

各参展商（如婚纱影楼）自行邀请客户参与。

在酒店预订宴会且有预订宴会意向的客户由酒店进行邀请参与。

通过酒店全员邀请的客户和其他慕名而来的意向客户。

婚博会职责分工：……

总调度负责人：……

总策划负责人：……

会场布置总负责：……

二、场地布置

1.酒店前坪

大堂外横幅1条，酒店大厅设婚博会活动介绍水牌一块，国际会议中心大门口设水牌。

2.国际会议中心前坪

酒店停车场入口前坪拱门1个，空飘气球4个，停车场由××花艺共有6台婚礼花车展示。

3.国际会议中心——4楼

4楼国际会议中心由爱尚主题婚礼公司布置，现场设立各商家和酒店的展区。

三、活动流程

续表

四、奖品设置

超值“神秘大奖”2名：价值6 888元（湖景豪华大套间2间，温泉门票10张）。

特等奖1名：价值3 288元的××钻戒一枚，价值2 200元××酒店的套房一间。

一等奖1名：价值2 699元××婚纱套照一套，价值500元××酒店餐饮酒席代金券一张。

二等奖1名：价值988元的桂林四日游，价值400元的白酒1对。

三等奖1名：价值888元××床上用品一套，价值258元的温泉票2张。

纪念奖20名：克××情侣钥匙扣1个，温泉票1张。

参观来宾礼品：前100对情侣有机会得到精美玉珠手链、精美茶杯、××300元的优惠券、××388元的全免套照、××酒店御湖温泉免费券、喜糖等，先到先得，赠完为止。

五、宣传推广

续表

六、相关费用

注：本次活动预计酒店需支出现金为3 600元（不含广告对抵费用）。

七、接待方案

（一）房务部——负责人：×××

1.前厅部

①前厅部负责活动前期的咨询工作，活动当天来宾的引导工作。

②4月12日全天安排2台电瓶车轮流载客人参观别墅婚房，电瓶车由××婚庆公司装饰。

③4月11日17：00前准备500份客房宣传资料，便于婚博会现场的展台宣传。

2.客房部

①4月11日安排专人做好酒店套房及别墅的婚房特色布置，鲜花由××提供。

②4月12日全天套间安排4人、别墅安排5人轮流带领客人参观，并作好婚房介绍。

③4月12日全天安排专人确保酒店内公共区域及卫生间卫生，特别是4楼国际会议中心会场及过道，当天必须确保4位PA在现场进行即时清扫。

④4月11日布展当天给床上用品商家提供2.2米×2米的4个床垫，给商家进行产品展示。

（二）餐饮部——负责人：×××

①请做好整个活动4楼国际会议中心会场的商家区域划分（详见会场布局图），提前做好布置，（如T形舞台、签到台、饮水区、咨询台等），准备好婚宴宴会促销菜单及宣传册。

②请于4月11日全天协助各参展商家在4楼国际会议中心布展，活动当天的兑奖区设一楼永和厅，4月12日顺和厅供模特更衣，上午模特婚纱走秀后派专人进行服装保管，供下午酒店外请的模特试穿，确保所有的服装保存完好（4月11日14：00节目彩排，4月12日全天婚博会展示）。

③负责邀请部分已在酒店预定和有意向预定宴会的客人参加婚博会，在会场设立××酒店展台一个，提前准备好婚庆手册500份，国际会议中心手册500份，酒店会员手册500份，准备宽条桌2张，4张椅子，铺好台布。

④4月11—12日请安排专人负责做好活动现场签到台、酒店展台、舞台、休息区、宴会台型设计的布置，请参照会场布局图，配合做好现场氛围及参展商展位布置，免费给各商家提供一张条桌3张椅子、3小瓶矿泉水、纸、笔等物品。

⑤负责做好整个活动现场和酒店餐饮展区的准备和布置工作，提前设计好6款婚宴宴会台型，并于4月10日17：00前将设计创意说明以电子文档的形式交由策划部制作介绍牌，4月12日9：30—9：45由主持人进行讲解台型设计创意，所有设计台型于4月11日14：00前布置到位。

⑥4月12日全天安排6名迎宾员作好活动现场宾客指引及抽奖协助工作，准备好抽奖箱一个，安排4名工作人员协助保安进行检票。

⑦请于4月11日12：00前安排人员将酒店大堂钢琴搬至国际会议中心4楼国际会议中心，4月12日14：30—14：45进行钢琴弹奏表演。(www.daowen.com)

⑧请于4月12日当天派8人协助市场营销部对所有观展来宾的登记、入场券发放、来宾礼品发放等工作。

（三）工程部——负责人：×××

①请于4月10日下午安排2名工作人员协助爱尚主题婚庆公司对舞台进行布置，4月10日12：00前挂好酒店大堂外横幅；4月11日9：00前安装好会议中心停车场的拱门用电，9：00广告公司会过来安装拱门。

②请于4月11日布展当天及4月12日活动当天做好安排，彩排时间为4月11日14：00，安排专人负责彩排及活动现场的音响、灯光的调试，准备好适合婚博会主题的背景音乐（由策划部刻碟），安排DJ师全程跟进。

③准备无线话筒4个，主持人主持及模拟婚礼时使用，节目当天安排专人全程跟进。

④4月12日婚博会当天暖场时，请安排专人播放喜庆音乐。

⑤4月11日布展全天，请安排专人监督所有商家布展时酒店设施设备情况，以免造成酒店设备的损坏，请提前检查会场，确保活动过程中所有灯光、空调、话筒等设备设施的正常使用。

⑥请于4月12日全天安排专人对借用的烟雾机、泡泡机进行开关的调试控制。

（四）策划部——责任人：×××

①负责媒体广告的投放设计，宣传单页的设计及制作，入场券、各商家赞助品券、酒店代金券、套房赠券的制作（内容详见美工单），要求在4月9前全部完成。

②4月12日全天安排电视台人员进行全程拍摄，负责将婚博会广告在××婚庆网上发布。

③提前联系广告公司在4月11日9：00前将国际会议中心和步行街的充气拱门、空飘气球落实到位。

④请于4月9日17：00前将婚博会具体的活动细则制作成水牌，摆放在酒店大堂，温泉大厅、餐厅门口进行宣传，4月10日12：00前完成对大堂外的横幅制作。

⑤以下是具体的宣传内容，要求4月10日17：00前完成。

拱门内容：

“浪漫今生”——××酒店首届婚庆博览会4月12号盛大启幕

空飘内容：

a.热烈祝贺“浪漫今生”——××酒店首届婚庆博览会4月12号盛大启幕！

b.祝“浪漫今生”——××酒店首届婚庆博览会圆满成功！

水牌内容：

（1）酒店大堂

①热烈欢迎参加“浪漫今生”——××酒店首届婚庆博览会的各位领导、各位新人，祝新婚快乐、百年好合（一块）。

②“浪漫今生”——××酒店首届婚庆博览会主会场设国际会议中心2楼、4楼国际会议中心（一块）。

③“浪漫今生”——××酒店首届婚庆博览会活动安排宣传水牌（一块）。

（2）国际会议中心

①热烈欢迎参加“浪漫今生”——××酒店首届婚庆博览会的各位领导、各位新人，祝新婚快乐、百年好合（一块）。

②“浪漫今生”——××酒店首届婚庆博览会主会场设国际会议中心2楼、4楼国际会议中心（两块）。

③“浪漫今生”——××酒店首届婚庆博览会活动安排宣传水牌（两块，1楼、2楼各一块）。

④“浪漫今生”——××酒店首届婚庆博览会展区分布图（1楼、2楼各一块）。

（3）酒店入口岗亭处

“浪漫今生”——××酒店首届婚庆博览会主会场设国际会议中心2楼、4楼国际会议中心加箭头（两块）。

（五）保安部——责任人：×××

①请于4月11日晚间加强国际会议中心的巡查工作，确保各商家的财产安全。

②4月11日国际会议中心前坪，按照餐饮部的要求，预留6个车位，便于婚庆花车的展示，负责活动当天车辆的停放，国际会议中心前坪控制好车位。

③活动期间请派4名保安维持现场秩序，协助餐饮部对所有来宾进行验票，另派2名固定保安着重对××珠宝展位进行严加防范，确保商品展示安全。

（六）总办——责任人：×××

①负责好此次活动的宣传报道工作。

②请于4月12日8：30—18：00不定时在步行街酒店拱门广告位地方，等候观展客人，负责往返的运送观展客人至酒店国际会议中心及市区。

③司机需提前做好车检工作，确保车辆的正常使用。

（七）人力资源部——责任人：×××

①请于4月9日前与各相关部门协调，在4月12日婚博会11：30—11：40和16：30—17：40分别安排吻合婚博会主题的1个节目，要求带妆表演，彩妆和服装由××婚庆礼服提供。

②4月11日14：00对组织好的节目进行彩排。

（八）康乐部——责任人：×××

①请在活动当天做好指引工作。

②4月11日前领取500张免费温泉券，交由财务部，便于对当天参展来宾的礼品发放。

③4月11日17：00前准备500份温泉、足浴宣传单，便于婚博会当天酒店展台宣传。

（九）计财部——责任人：×××

①请于4月11日安排专人与市场营销部核对赞助奖品数量的清点工作，4月12日安排4名工作人员负责活动现场的抽奖票及奖品的管理和兑换工作。

②严格按照抽奖环节进行兑换，兑换时间截止日期为4月20日，具体奖品清单附后。

（十）采购部——责任人：×××

做好活动期间临时物资的采购工作。

（十一）市场营销部职责分工

总调度负责人：×××

各商家布展负责销售代表：×××

来宾登记：×××　　入场券发放：×××　酒店展台：×××

①4月11日前收集各部门的宣传资料，活动当天由××进行酒店资料派发，客人咨询等工作。

②4月11日前打印好嘉宾签到表50张，按照观展来宾要求，以青年男女为主，年龄在20岁以上的做好登记，并可领取入场券1张（按一对男女一张入场券的原则），对未成年人酒店将不发放入场券，可以观展，不参加抽奖和纪念品的领取。

③4月11日全天各销售代表与保安部、工程部、餐饮部做好商家进场布展的时间掌握，确保各商家布展用品通过统一的入口进入会场，进场布展严格要求交纳押金，通知工程部人员进行布展施工的监督工作，如有损坏将照价赔偿。

④4月11日各销售代表将赞助奖品，统一汇总交给财务部奖品发放专人进行数量的核对及手续的办理，确保洽谈前的奖品数量。

⑤由部门副经理、主管对所有活动现场的指引水牌、横幅、喷绘、签到台、兑奖区、商家布展的前期准备情况等进行严格把关，确保此次活动的流畅。

八、特别说明

①各部门要对此活动高度重视，接待期间注意礼节礼貌、仪容仪表，做好个性化、细微化服务。

②此次活动还有一些细节尚未明确，营销部将密切与各商家衔接，并第一时间通知相关部门做好准备工作。

③各部门负责人在活动接待期间，手机必须二十四小时开机，保持信息传递的畅通。

会展接待方案是会务和展务工作机构针对重要的会展接待应事先制订接待方案，或作为会展策划方案或预案的有机组成部分。接待方案获得批准后，即成为会展接待工作的依据和保障。