处理一份订单所包含的管理成本也是相当可观的。曾经有人估算过，用手工方式处理一份订单的成本是175美元。当我们考虑到高级采购人员的工资和他们的间接费用时，这个数字有可能更高。有时处理一份订单的成本要比订单本身的金额都高，这种情况并非罕见。根据公司的规模有时会做一个相关的设定，如500～1 000美元的订单可能就不予考虑。

在一个手工系统里，要尽可能地减少小额采购，以确保买家不会被不必要的采购而压垮，危及企业的竞争力。由于电子采购系统的高效率，买家就不容易因为小额订单而超负荷。为控制不必要的管理成本并缩短采购周期，采购经理有多种方法来处理小额采购。一般而言，可供选择的方法是用来采购办公室用品和其他间接物料。下面介绍这些方法。

1.采购信用卡或合作采购卡

采购信用卡或合作采购卡预先给定一个信用额度，根据公司的大小一般不超过1 000美元，发给采购单位的授权人。美国运通银行和国际信用卡公司发行的卡就是用于此目的。该卡允许物料使用人直接从供应商处采购商品，而无须办理采购手续。但是一般来说买家只能从授权供应商名单中采购物料，因为它们的价格已经是商定好的。

获得授权之后，信用卡也可以用来支付食宿、交通费用，无须使用者事先准备。月末，一份消费清单就会直接寄给采购人员或财务部门。

2.空白支票采购订单

空白支票采购订单是一份特殊的订单，一般在订单下边附带一张空白的签字支票。支票明确印有超过多少金额就无效的声明，一般是500～1 000美元。当供应商发货后，就可以在支票上填写金额并兑换成现金。如果事先知道确切的采购金额，买家一般在交给供应商支票以前就在支票上填好金额。

3.一揽子采购订单或无限制采购订单

一揽子采购订单包含各种物品，是针对在固定的时间段内如季度或年，重复采购物品而设计的。无限制采购订单和它的区别就是额外的物品和到期时间都是可以再协商的。每种物品的价格和数量以及其他事项都在订单中有所约定。通过一揽子订单发布或生产计划，可以对某项物品发布特定的数量要求。一揽子采购订单和无限制采购订单对于维护、修理和运营以及办公用品的采购都适用。在一段时间内，一般是一个月，供应商会给买家公司发一份订货清单要求付款。

4.无库存采购或系统合约

无库存采购或系统合约是一揽子采购订单的扩展。它要求供应商保留最少量的库存以保证在买家订货时能立即供货。这对买家来说就是无库存，因为维护库存的负担落在供应商一方。有些公司要求供应商将库存放在买家的仓库中以降低提前期。(www.daowen.com)

5.小额现金

小额现金是存在办事员或中层经理手中的一小笔现金。物料使用者一般采购需要的物料，然后将收据交到小额现金管理者那里，货款从小额现金中支付。这种方式的好处就是每笔交易都有据可查。

6.物料和部件的标准化和简单化

正确的情况是，采购应该和设计、工程和运营人员一起工作，努力将物料、部件标准化并从中受益。例如，一家汽车生产厂家可以设计不同款型的汽车但使用同样的启动装置，由此提高它的使用程度，降低多重的存储空间，同时可以从大批量订货中享受折扣。这种做法还可以降低针对那些很少使用的部件的小额采购。

简单化就是在产品设计过程中，减少产品和加工中的零部件、供应物和标准件的数量。例如，一家发动机生产厂家可以设计所有型号的发动机都使用同样一种型号的支架和螺丝管。因此，简单化可以进一步减少小额采购的数量，同时减少对存储空间的需求，争取更多的采购折扣。

7.积累小额订单生成大订单

大量的小额订单可以积累或混合成一个大额订单，特别是当物料的需求不是很紧迫的情况下。如果下订单的费用超过了库存的维护费用，可以简单地将采购订单的数量增加。大额订单可以降低采购价格以及单位商品的运输成本。

8.针对特定的物料应用固定间隔期

控制小额订单的另一个有效的方法就是将物料分类，然后设定每组固定的采购间隔期。根据使用要求，这个间隔周期可以是按周的，也可以是按月的。使用者将所需物料分类后，每次订购这一类物料中适当的品种和数量，而不是每次只订一种物料。这种做法提高了资金使用率，降低了小额订单的数量。