1.电子采购系统的兴起

开始于20世纪70年代的电子数据交换（EDI）促进了采购流程。但由于其私有性要求有大量的前期投资。20世纪90年代互联网技术的出现刺激基于互联网的电子采购系统的迅速发展。电子商务的支持者认为基于互联网的系统很快就会取代手工系统，就像我们看到的许多提供电子商务的公司在90年代末得以迅速发展一样。从那以后，这类公司经历了大的动荡，直到现在一直挣扎着寻找足以支撑的市场。在2000年初期，大批公司的股价直线下降，甚至有许多公司不复存在了。批评家们认为电子商务公司的发展过度膨胀了。如今，随着用户认识到其服务的好处，许多管理很好的电子商务公司开始兴旺起来。

2.电子采购系统的运作

图3-8描述了一个真实的基于互联网的B2B电子采购系统，它为拉斯维加斯的度假胜地而设计，解决游客的采购问题，采购商品从低价的办公用品到食物、饮料到高价的工程技术类产品，范围十分广泛。

图3-8　基于互联网的电子采购系统

物料的使用者通过输入物料申请单和其他相关信息启动电子采购流程，如将数量、到货日期等要求输入物料申请单模板。接下来，物料申请单被打印出来并提交给采购部门的人员（也可能直接发送电子文件）。采购人员审核采购产品的准确性和接受程度。根据对需求的满意确认，买家将物料申请单日期转发到基于互联网的电子采购系统，并通知合格的供应商进行投标。需求上特别明确产品描述、截止日期、投标状况。供应商只要连到互联网上的电子商务系统就可以瞬间得到相关信息，同时买家还可以从服务提供商那里收到传真形式的投标。采购部门针对每一类的物料都维持一份人选的供应商名单。这份名单可以与其他买家编辑和共享。因此，买家可以在几秒钟内向许许多多的供应商提交询价单。

投标结束后，买家审阅从互联网和传真发来的所有报价，并根据质量、价格、运送等条款来挑选供应商。接下来，如果这家供应商连接到电子采购系统，电子的采购订单就会提交给选中的供应商。否则，这个采购订单就需要打印并寄给供应商。

3.电子采购系统的优点

传统的手工采购系统就是发出物料申请单和采购单，是一项乏味的劳动密集型工作。虽然EDI解决了部分问题，但其私有性要求较高的启动成本，对于缺乏预算的小公司是很难使用的。电子采购系统改变了对基础设施的要求，使几乎所有的公司都可以承受。应用电子采购系统的优点如图3-9所示。

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图3-9　电子采购系统优点

（1）节约时间。电子采购在以下几种情况效率更高：挑选和保持一批有潜力的供应商名单、处理报价和采购订单、重复订货。单个的买家可以针对不同类的商品和服务建立所喜欢的供应商名单。例如，一个小工具的供应商小组可能包括15个供应商，买家从这15家里采购小工具。这份名单可以供公司内所有部门进行共享和编辑。供应商的实时绩效数据可以在线及时更新。对询价单进行收集、整理、分析和比较都是需要投入大量人力且耗时的工作。一家典型的公司每天都要对几百家公司的报价进行整理。电子采购系统削减了这些没有增值意义的收集和整理行为。因为询价单的信息直接来自使用者的最初录入，因此也避免了数据的重复录入。

系统可以设计成在规定的时间段内如每天或每周对订单内容自动报价。对于那些必须小批量订货的商品，以及知道规格需要频繁订货的商品，这项功能的价值是无法衡量的。

（2）节约成本。省去了物料申请的手工报价处理，买家可以完成更多的购买。其他成本的节约包括：因为扩大了供应商而降低了采购产品和服务的价格；订货频繁而降低的库存成本；减少了采购人员、管理人员和更快的订单实现。

（3）准确性。系统消除了分别来自物料使用者和购买者的重复录入。系统加强了购买者和供应者之间沟通的准确性，更多的商品和服务的信息都可以在网上查询。

（4）实时。系统能使买家的招标和供应商的反馈在一周7天每天24小时的情况下进行。一旦物料申请单流程启动，买家可以在网上即时发布招标信息，而不需要像以往那样一家一家的去通知供应商。

（5）机动性。买家可以提交、处理、检查发标的状况，同时与供应商的联系不受买家地理位置和时间的限制，这就是电子采购系统高度的灵活性。

（6）可追索性。发生过的所有流程都可以以电子表格的形式保存或传输。跟踪一份电子招标和交易要比纸张的更容易和更快。买家和供应商都可以在线要求额外信息、发表评论或者表明他们是否对投标感兴趣。

（7）管理。这个系统可以设计成具有重要的供应商信息，包括供应商是否是少数派或归本地所有，这样才能使买家支撑这项业务。由此产生的概要统计和供应商业绩报告可以帮助管理者审核供应商并制定未来的计划。

（8）对供应商的好处。由于较低的进入壁垒和交易费用，可以接触更多的买家，针对市场情况不断调整，因此电子采购系统对绝大多数供应商都有吸引力。