图3-5显示了一个简单的传统手工采购系统。虽然一些手工采购系统可能看上去与图3-5不太一样，但图3-5还是抓住了采购系统中的主要因素。手工采购系统速度慢，并且因为在采购各环节的重复输入极易导致错误。例如，类似的物料需求信息，如产品描述，会造成采购订单的重复生成。

1.物料申请单

采购流程从物料使用者提交物料申请单（MR）的副本开始。有些公司使用采购申请单代替物料申请单。物料申请单上明确注明产品、数量、预期送达日期。单子的副本数取决于组织内部的管理控制设计。一般来说，出单人要保留一份副本，仓库收到原件外加一份副本。仓库的副本随货物一起送到订货方。这份副本也提供了一些重要信息，特别是会计部门向某个使用者收费的信息。

大多数申请都通过普通物料申请单传递，少部分针对循环发生的物料和标准件的单子则使用循环请购单来处理。不同于物料申请单，循环请购单除了产品描述以外，还有其他有关信息，如订货到交货的周期、批量等。当需要再供货时，使用者只需填写数量和要求到货日期，然后提交给仓库即可。当再供货的信息被记录下来，循环请购单就会返回到使用者手中，等待将来再次使用。

图3-5　传统手工采购系统

物料需求计划（MRP）中的计划订单发布或物料清单（BOM），也可以用于物料申请单的发布或直接向供应商订货。这种方法适合于那些长期使用相同部件制造标准产品的企业。

如果所需的物料是仓库中现有可供的，物料就会直接发给使用者而无须经过采购部门。另一种方式就是将物料申请单指派给适当的买家，由其对此项物料负责。如果该物料有更好的替代品，采购部门需要推荐给使用者，并和使用者一起检验替代品是否可行。不经使用者认可，采购人员不能变更物料和零部件的使用说明。挑选恰当的供应商是采购人员的权利和责任，使用者常常推荐一系列供应商名单。图3-6介绍了一个物料申请单的示例。

图3-6　物料申请单示例(www.daowen.com)

2.询价单和提案请求

如果仓库中没有所需物料，这份物料申请单就递交到采购部门。如果现有供应商不能提供该物料，买方就要找到一组合格的供应商，并发出询价（RFQ）。提案请求（RFP）的提交，并不需要非常复杂和高技术，特别是当这个部件的规格未知时。提案请求可以让供应商提出新物料和新技术，从而使公司发掘出供货公司的专门技术。

在供应链管理中一个不断发展的趋势是开发供应商。当缺乏合格的供应商时，企业可以通过提供技术帮助和财务支持，帮助现有的和新的供应商提高其加工能力、产品质量、运送和成本绩效。通过这种方法，可以使企业更加关注自身的核心竞争力，而将非核心的业务外包给供应商。

3.采购订单

面对一家合适的供应商，或者是记录在案的合格供应商，买家会向这家供应商发出采购订单（PO）。一般情况下，采购订单的原件和至少一份副本都会发给供应商。采购订单的一个重要特征就是采购的条款和条件都事先在单子的后面印好。采购订单是买方的出价，一旦被供应商接受，它就成为一份具有法律约束力的合同。因此，公司会要求供应商认可并返回一份签字的采购订单表示接受这份合同。图3-7是一份采购订单的示例。

图3-7　采购订单示例

供应商有可能按照自己的条款和条件供货，特别当其是唯一的制造商或者拥有这项产品的专利的时候。这时就要用到供应商的销售合同。这份销售合同就是供应商的报价，一旦被买家接受就成为具有法律约束力的合同。

一旦订单被确认，采购人员要确保采购物料的准时运送，要对订单进行跟进和加速。跟进就是为防止运送延迟而采取积极措施，加速就是对迟到的运输采取措施。