1）订单跟踪的管理

（1）接单

在客户签署贸易合作协议后，客户会向企业发来产品采购订单。在此过程中，销售跟单员接单知道采购要求后，一是要确认订单的真实性；二是要将外部订单的信息翻译成可供内部人员审查的内部订单。

（2）确认订单

确认订单也就是审核订单，销售业务员拿到订单后，需要将订单交与相关部门，并对品质要求、技术评估、交期评估、物料评估四个方面进行审核。如果可以达到客户的要求，则立即确认；如果无法达到，销售业务员必须与客户进行协商，调整客户要求。

（3）跟单

跟单也就是对内部生产情况进行跟踪，并及时向客户汇报生产进度。如果无法按预定日期交货，则需要向客户说明原因。

（4）出货

预定的出货日期到了，销售业务员还必须联络成品仓库出货，如果需要送货，销售部还必须联络好运输企业。客户收到商品后，销售业务员随时联络客户，并询问到货情况和满意度。

2）供应商按采购订单出货

尽管供应商延迟交货的理由有很多，但采购人员也需要考虑自身原因。当遇到以下情况时可以这样处理：

①交货期过短，供应商从原料采购到生产确实不能满足交期要求，提出延迟交货。

对策：既然着急下单，采购人员就需要做好业务评估，适当做些库存，以防供应商延迟交货。

②订单量少，供应商也不愿意配合，提出延迟交货。

对策：适当给供应商一些利润，让其先赶货，随后再考虑更换新供应商，这就需要一开始就签订合同，拖延交期的可适当扣除部分当批货款。

当出现供应商延迟交货情况后，采购人员不必着急划分责任，首要任务是完成生产，拿到采购物资，有效避免更大的损失，可以这样处理：

①跟供应商沟通协调，了解供应商延迟交货的真正原因，只有了解了真正原因，才能找到有效的方法去处理。

②如果是由于供应商的某些原因而导致交货延迟，可以适时地分析导致交货延期的问题点的严重性，与供应商取得联系，以找到最佳的解决方式。

③在供应商不配合交货的情况下，积极搜集市场价格，找出准备替换的新的供应商。

为了避免由于供应商原因造成的延迟交货，采购人员在前期就要做好一系列的准备工作，包括：

①事前管理：供应商导入前的评估与认证必不可少，供应商历史交付绩效表现（其他客户交付历史），熟悉供应商生产周期，判定供应商回复交期的可行性，除要求供应商回复出货日期外，必须回复此订单厂内计划投产日期与产出日期，在计划投产前与之确认计划是否按计划执行。

②事中管理：开始投产后，要求供应商定时反馈计划执行进度，出现异常时及时追踪处理。例如，跟单在制作环节需要对部件生产加工的各个环节了解情况，能够知晓各环节实际需制作时间。

③事后管理：出现延误时，及时沟通，提出短期对策，减小当前的影响，同时制订奖惩结合的长期改善措施。另外，可将供应商绩效评判作为分配订单量的依据。如果现有供货商经常延迟交货，建议引进新供应商参与竞争。

3）能够记录和反馈供应商的供货情况

最好是做一张供应商月供货情况记录表，每月记录一张，这样既能提高工作效率，也能清晰明了地反映供应商的供货能力，避免一些不必要的麻烦。

4）订单的跟踪管理

（1）订单跟踪的目的

①督促订单的正常执行。

②满足企业的质量要求。

③保持合理的库存条件。

（2）订单跟踪的要点(www.daowen.com)

跟单人员可以向供应商了解物料最终完成的包装入库信息。如果有可能，最好去供应商现场考察，确认供应商能否顺利生产，按照供应商提供的生产时间，再次确认能否进行生产。跟催的要点包括原料药、生产安排以及投入的设备等。

（3）确认供应商是否顺利生产

不要以为万事俱备，不需要跟踪，而是要继续跟踪确认供应商是否顺利生产，当供应商在加工中有难题时可以进行适当的协助，订单如果出现风险，要及时进行调整。

（4）对采购催货进行规划

①确定跟催的活动或者节点。

②催货的沟通方式（电话、微信、QQ、邮箱、传真、现场）。

③催货的方法（分方法、定期跟踪、现场跟踪、库存跟踪）。

④选择需要跟踪的订单（A、B、C）。

（5）交货后的跟踪

①跟踪药品的检验是否合格，并入库。

②对不合格的药品，组织人员迅速进行处理。

③紧急订单跟进来以后，持续跟催正常订单的交货。

知识拓展

订单跟踪之供应商跟踪管理

问：我们该如何进行供应商的管理呢？

答：企业通常采用考核的方式进行管理。那么，下面就让我们来看看都有哪些考核项目和方式。

供应商考核主要有哪些项目？

采购人员通常从价格、品质、交期交量和配合度（服务）几个方面来考核供应商，并按百分制的形式来计算得分，至于如何配分，各企业可视具体情况自行决定。

1.价格

根据市场同类材料最低价、最高价、平均价、自行估价，然后计算出一个较为标准、合理的价格。

2.品质

批退率：根据某固定时间内（如一个月、一季度、半年、一年）的批退率来判定品质的好坏，如上半年某供应商交货50批次，判退3批次，其批退率=3÷50×100%=6%。批退率越高，表明其品质越差，得分越低。

平均合格率：根据每次交货的合格率，再计算出某固定时间内合格率的平均值来判定品质的好坏，如1月份某供应商交货3次，其合格率分别为：90%、85%、95%，则其平均合格率=（90%+85%+95%）÷3=90%。合格率越高，表明品质越好，得分越高。

总合格率：根据某固定时间内总的合格率来判定品质的好坏，如某供应商第一季度分5批，共交货10 000个，总合格数为9 850个，则其合格率=9 850÷1 000×100%=98.5%。合格率越高，表明品质越好，得分更高。

3.交期交量

交货率=送货数量÷订购数量×100%。交货率越高，得分就越高。

逾期率=逾期批数÷交货批数×100%。逾期率越高，得分越低；逾期越长，扣分越多；逾期造成停工待料，则加重扣分。

4.配合度（服务）：在配合度上，应分配适当的分数。服务越好，得分越高。

将以上三项分数相加得出的总分，为最后考核评比分数，以此来考核供应商的绩效。