根据业务运行的风险和运行收益进行划分,建议将易于标准化和规范化、较快取得收益的低风险业务纳入管控服务型财务共享中心中,如应收应付、总账核算、固定资产核算、费用报销以及成本的分摊核算、资金管理等业务。经过调研,最先纳入财务共享中心核算范围的六项业务流程是:费用报销、应付账款、资产核算、应收账款、工资核算、总账核算。
管控服务型财务共享中心颠覆了传统会计的工作模式,将传统的会计部门转型为服务工厂,建立了流水线的工作模式,对内部组织和个人赋予了新的职能。由于工作模式及职能的变化,一些业务流程也发生了变化,可按照业务类型梳理成标准化的业务流程和操作流程。业务流程梳理的主要依据是集团内控制度和相关管理制度,梳理完成的标准流程和管理流程通过信息系统予以固化。流程梳理不用泛化,不是所有的流程都需要梳理,而是要达到简要审慎选择流程梳理、优化和再造的目标。
流程梳理应考虑业务端到财务端的全业务流程,同时重点关注业务与财务衔接的责任分工问题。流程梳理包含输入方、输入、过程、输出及输出方。其中,输入方主要指为流程活动提供关键物料、信息等资源的个人或单位;输入主要指流程活动或其中某项活动需要的物料或信息;过程主要指有价值贡献或核心的、有增值性的动作或动作集,属于满足客户需要必须完成的活动;输出主要指流程运行过程中产生的物料或信息,其输出的内容应该能满足客户各方面需要;输出方指使用流程产出的个人或单位。流程梳理完成后,在后续运营流转过程中,需结合相应的优化机制持续改进并完善。
梳理后的业务核算流程包括收入核算流程、成本费用核算流程、存货核算流程、在建工程流程、资产核算流程、税金计缴流程、应付款核算流程、银行贷款核算流程、资金拨付流程、总账核算流程等,总账核算流程作为核心,和应收核算流程、应付核算流程、资产核算流程、成本核算流程及资金核算流程等发生紧密的交互。梳理后的操作管理流程包括出纳管理流程、对账管理流程、资金管理流程、报表管理流程、会计稽核流程、会计核算流程、原始凭证管理流程、档案管理流程等。[3]
费用报销类流程负责处理备用金借款、备用金还款、差旅费用报销、通用业务报销等业务。备用金借款流程是员工因公需要借备用金的流程,用于差旅、业务招待、商务活动、零星采购及其他费用性支出。备用金还款流程是员工完成备用金借款报销事项后,将剩余的备用金进行归还的核算流程。差旅费报销流程主要是指员工因公异地出差、学习培训等发生的交通费、住宿费、补贴费等报销的核算流程,包含乘机费、车船费、住宿费、餐费、市内交通费、培训费、差旅补助等费用报销。通用业务报销子流程指公司员工发生的由本人用备用金支付或个人垫付而后提单报销的各项其他无合同因公费用业务、报账人提单报销时对无合同对公挂账不付款业务、报账人提单报销时直接向无合同对公进行款项支付业务、银行依据与第三方签订的扣款协议直接从企业银行账户扣缴费用(如电话费、网络费等)的核算流程。资金收支结算类流程主要包含资产、物资等结算支付办理、银行转账付款、承兑汇票付款、信用证付款、资金划拨、内部调剂还款等流程。
资产类流程包含固定(无形)资产核算流程、临时设施核算流程、在建工程核算流程,是将资金新增、折旧、减值、处置、调拨、盘点、摊销等相关业务场景进行业务流转与财务核算的流程规范。(www.daowen.com)
物资核算流程包含物资结算核算流程、周转材料核算流程等,是将材料、周转侧方的暂估、冲销、出库、处置等相关业务流程。
收入成本核算流程包含对上、对下计划,成本季度确认等成本类业务的流程,如劳务、专业分包、机械结算、与业主的计量计价等相关业务流程。
薪酬核算流程包含人员计提信息、薪酬发放,主要从人力资源到财务共享中心进行支付、核算的业务处理流程。税金核算流程包含各种税种的计提与缴纳支付流程。财务核算流程包含安全费用、不同单位之间的费用列支,及其他占比较小的业务,从通用业务入口进入共享中心进行核算。
对业务进行流程化、标准化梳理之后,逐步形成管理制度化、制度流程化、流程标准化、标准自动化的管理体系。通过业务流程梳理,对业务流程进行标准化处理,相关规章制度、业务管控点通过系统自动闸口,强化集团管控、规避业务风险。当然,在这里我们会关心流程和职责权限的分工问题,应该在保证管控权限不变的基础上梳理业务流程;同时,原来业财一体化的流程,在共享模式上仍然要保证,甚至要更加强化。后期在共享中心运作过程中,根据运营发现的问题,设定流程优化项目目标,进行流程优化追踪,通过PDCA形成版本化、制度化的流程优化制度。
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