从国际经验来看,财务共享服务的办公选址正确与否将直接影响能否充分共享及投资报酬率,且制约业务执行效果。具体到决定将财务共享服务中心的办公地点设立在哪个国家或城市,这是一个相当复杂的问题,需要考虑许多因素并在这些因素之间进行平衡。这些选择从总体来看,受制于中心定位、运营模式、长远战略、企业规模大小等多个因素。具体来看,受制于成本效益分析、高素质人才的数量、工资水平、通信网络等基础设施环境、税收法律及其他法规的灵活性等因素。这些具体因素的考虑取决于总体因素的考虑。
如果建设财务共享服务的目的主要定位在降低成本,从中获得收益,选址时就会更多地考虑人力成本和运营成本等成本因素。其中,对于人力资源的成本要求也很低,不会过多投入。如果追求财务共享服务带来的业务服务质量,则会产生较高的人力资源成本。当然,需要注意的是,事实上不存在能够满足所有选择标准的办公地址,所以在决策过程中应进行排序,选择其中最适合的即可。当然,地震、飓风、洪水等自然灾害都有可能引起业务中断,在选址时也必须加以考虑。
总的来说财务共享服务中心的选址可以从城市环境因素和公司内部因素两个角度进行考察:在城市环境因素下,我们可以重点考察人力资源、基础建设和经济环境三个方面。人力资源方面,需要考察当地人才的专业技能、教育水平、流动性、人力成本,在基础建设和经济环境方面需考察房产价格、自然环境、通讯成本和通讯质量。国内很多企业自建的财务共享服务中心在城市选址上和服务外包的产业集群有很多相似之处。一方面,两者在决策中有很多的相似之处;另一方面,二者相互依存,在人才交流上能够互为补充。
如果选址决策并不适合企业自身,会带来各种水土不服的问题。比如用人困难、运营成本高等问题会随之产生。选址在财务共享服务中心的方案设计中是比较重要的一环。如先要按地域划分或按流程划分,确定后,需要考虑是建立在总部还是其他城市,不同的选择利弊是什么。在进行选址前,首先要决策的是建立一个还是多个财务共享服务中心,在真实的案例中,企业的选择是多样的。不同的考虑因素形成不同的决定。尤其在当前,房产价格的影响尤为突出,办公室的成本固然很关键,但更重要的是员工是否能够在当地买得起房子,这是影响团队稳定性的重要因素。另外一种比较常见的是总部式选址,即将财务共享服务中心建设在总部所在城市,这在建设财务共享服务中心初期较为常见,无论在沟通和管理上都比较方便。
对于企业财务共享中心的选址,还应考虑当地的人文环境、居民的幸福指数,特别是对离岸外包业务,还应考虑选择区域对发包方的商业文化熟悉度或相似性。在竞争激烈的大城市,由于财务共享中心的工作枯燥单一、重复性高、工资相对而言并不高,这将一定程度影响员工的稳定性,而在安逸的二、三线城市,员工压力低,又在一定程度上促进员工的稳定,也有利于中心的持续与长远发展。财务共享中心的选址必须有前瞻性,并取得内部各服务对象及员工的认同,建设初期的效率影响、成本攀升以及操作习惯的变化,对企业来讲都将带来阶段性阵痛。这需要财务共享服务中心的建设者取得其他部门以及中心财务人员自身的接受,看到低谷后面的曙光。[4]
提前做好全盘规划,保证人力资源的稳定,是财务共享中心选址的核心要素,此外加强人才队伍的培训,可以完善财务共享中心信息安全。人才的培养有利于运行机制的创新。支持和鼓励各类企业与高校共建实训基地,对于推进实用型人才的培养和选址至关重要。
我国境内已有超过450家共享服务中心,涵盖了各行各业。从布局上看,大部分共享服务中心选址在大城市或者其周边地区,其中包括上海、北京、广州、深圳、大连、成都和武汉。这些城市凭借自身的资源禀赋分别在业务先进性、行业代表性、服务辐射性、规模增长性四个方面呈现出各自的特色。从业务角度而言,北京在信息技术共享中心的拥有量上排第一,上海在客户服务及行业性共享服务中心数量上排第一,大连在财务共享服务中心拥有量上排第一;从行业角度,呈现出与本地优势行业紧密关联的特点,如上海在金融业共享服务中心拥有量上占有绝对优势,而苏州在制造业拥有优势;从服务辐射区域来看,全球性共享中心多布局上海,大连在服务东北亚地区的共享中心领域有较明显优势,而深圳在服务东南亚市场有较大优势。(www.daowen.com)
在国内财务共享服务以及财务外包呈现出明显的地域集群趋势。环渤海集群:该集群已形成以北京为核心的中国最大内需市场和以大连为门户的东北亚服务外包中心。长三角集群:中国城市化程度最高、经济发展水平最高的地区,该地区以上海为核心,依托国际金融商贸中心的优势,发展以金融后台服务为特色的服务外包中心。珠三角集群:依托政策体制先行所积累的经济基础以及东南亚文化融合的地缘优势,以广州和深圳为核心,打造“东南亚软件与信息服务外包中心区域”。
落实提升企业核心竞争力的执行力,考察如何通过某种变革方式释放更多资源,提供更好的见解来支持决策以及为业务部门提供更优质的服务,这一切都离不开财务共享中心初建时信息技术和政府决策的支持,否则如果选址失误,一旦迁址会消耗更多的成本和人力资源。
中西部后发优势:与东部三大产业集群不同,中西部内陆地区尚未形成明显的城市集群,各城市竞争实力相距不大,战略中心型城市缺位。但是中西部产业集群的形成将必然成为我国服务外包产业布局的走向,随着服务外包产业在中西部内陆城市的加速推进,中西部服务外包产业集群展现出“围绕中心城市,协同共进发展”的格局,也在日益崛起,从而使服务外包产业在有限区域范围内能够形成有梯次、有衔接、完整性强的产业链条,通过合作之力打造出更为强大的承接大额高端服务外包项目的能力,成都、西安、武汉等均是企业建立财务共享中心越来越关注的重要城市。
值得注意的是,财务共享服务一次选址后,并不是一成不变的,很可能会随着外部环境和公司业务的变化,进行二次选址。
事实上,随着国内企业为业务发展争夺人才,中西部地区和沿海城市的成本差异也会不断缩小。财务共享中心作为企业的内部组成部分和从企业独立出来的税收各有不同,独立以后的税收显然高于内部机构。这对建设财务共享服务中心本身起步就晚的中国企业的激励措施明显不利,所以区域政府激励政策也将是财务共享服务中心选址和确定运作模式的重要决策依据。
选址不但对企业自身业务有影响,而且还影响到供应商和供应链伙伴,随着激励措施的调整和市场的变化,企业应对财务共享服务中心的地点做出新的选择,并梳理当地政策和自身优势,而政府也应对财务共享服务中心的建设加以重视,以政策积极引导,政府的管理策略不能简单借鉴国外先进经验,同时需要和企业一道发掘属于自己的潜力,理性选择适合企业自身的地点,让财务共享服务中心融入当地的文化,协同发展。
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