由于财务共享服务中心整理并合并了原先企业财务部门的各项职能,因此企业组织及财务部门的职能都发生了变化:企业将精力集中在总体经营管理战略及发展规划的制定、内部财务政策及财务执行准则的制定上,企业管理层为各分公司、子公司及分支机构设定具有针对性的发展目标和规划,统一配置企业资源;各个分公司、子公司、分支机构将精力集中在自身发展上,在企业制定的各项财务指标和标准下进行自己范围内的财务处理;财务共享服务中心将精力集中在为总公司、各个分公司、子公司、分支机构提供专业周到的财务服务上。
在这种背景下,财务共享服务中心的构建就必须对企业原有的财务组织架构进行全面调整,下面介绍一种共享的组织架构。
第一,账务报送及核算中心。总公司根据各子公司、分公司及分支机构的具体情况,在设立账务报送及核算中心时,一般由各个子公司、分公司及分支机构组成,它们分别作为账务核算和报送的基点,中心系统对于公司内部基本的财务业务及基本的财务单据进行自动审核,如果审核通过,在系统自动审核通过之后的一段时间内,再由财务工作人员针对较为重要的事项和细节进行二次审核,二次审核通过之后系统会自动生成凭证,并根据财务制度的要求进行报送。[3]
第二,资金结算点。资金结算点需要对企业相关账户进行管理,保证相关账户的信息安全,防止账户信息泄露,另外各子公司、分公司及分支机构的出纳人员需要同共享中心资金结算点做好工作上的沟通联系,确保资金的申请、划拨工作能够高效无误地完成。(www.daowen.com)
第三,预算管理中心。预算管理中心负责整个公司的预算编制、执行及监督管理,此外由于财务共享服务中心具备高效的信息化平台,能够第一时间传递各种财务账务数据,因此通过建立预算管理中心也能够对各子公司、分公司及分支机构的预算执行情况进行实时的监督和管理,确保预算执行能够按之前制订的具体计划保质保量地完成。
第四,数据处理及维护中心。财务共享服务这种新的财务管理模式需要对流程进行再造,重新树立业务流程的准则和指标,会有大量的账户信息、财务信息输入中心系统中,当账户处理过程中出现异常情况而使得系统暂停业务流程时,就需要相关信息技术人员及时介入和处理。
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