会计档案是指记录和反映经济业务事项的重要历史资料和证据。为了规范会计档案的管理，2015年12月11日财政部和国家档案局联合修订并发布《会计档案管理办法》，该办法自2016年1月1日起执行。

（一）会计档案的概念

《会计档案管理办法》所指的会计档案，是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不属于会计档案。

（二）会计档案的归档范围

会计档案一般包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他会计资料等会计核算的专业材料，具体包括：

1.会计凭证类

原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。

2.会计账簿类

总账、明细账、日记账、固定资产卡片账、辅助账簿和其他会计账簿。

3.财务会计报告类

月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。

4.其他会计资料类

银行存款余额调节表、银行对账单，应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。财务预算、计划、制度等文件材料属文书档案。

（三）电子会计档案的归档要求

为确保电子会计档案的真实、完整、可用、安全，对于电子会计资料仅以电子形式归档保存的方式，即符合条件的可只建电子档案，新《会计档案管理办法》提出了如下要求：

（1）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。

（2）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。

（3）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系。

（4）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改。

（5）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

（6）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

（7）电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。

单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至第六项规定；单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至第七项规定。

（四）其他归档要求

（1）单位的会计机构或会计人员所属机构（以下统称为“单位会计管理机构”）按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

（2）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。

单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

（五）会计档案的移交和查阅

（1）单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

（2）单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。

单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

（六）会计档案的保管期限

（1）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

（2）会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

（3）各类会计档案的保管期限原则上应当按照《会计档案管理办法》附表执行（表2-1、表2-2）。《会计档案管理办法》规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

（4）单位会计档案的具体名称如有同《会计档案管理办法》附表所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。

表2-1　企业和其他组织会计档案保管期限表

(www.daowen.com)

续表

表2-2　财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表

续表

续表

注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理。

（七）会计档案的鉴定和销毁

1.会计档案的鉴定

（1）单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

（2）会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

2.会计档案的销毁

（1）会计档案的销毁程序。

①单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

②单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

③单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

（2）不得销毁的会计档案。

保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

【案例2-7】　甲公司在整理会计档案后准备销毁一批保管期满的会计档案，其中包括两张未了结的借款原始凭证，财务经理刘某在会计档案销毁清册上签署销毁意见后，由该公司的档案管理部门负责对该批会计档案进行销毁。甲公司在会计档案销毁过程中的做法都正确吗？

【解析】　甲公司的做法不正确。根据《会计档案管理办法》的规定，未结清的债权债务原始凭证不得销毁，应抽出单独装订，待未了事项结清后才能销毁。单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人都需要在会计档案销毁清册上签署意见，而不只是财务经理。对于一般企业、事业单位和组织，销毁会计档案时，应当由单位档案机构和会计机构双方共同派员监销，而不是只由档案管理机构一方进行销毁。按照规定监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对，在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章，但是甲公司在销毁前没有核对，销毁后也没有签名或盖章。

（八）单位分立、合并时会计档案的处理

1.单位分立会计档案的处理

（1）单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

（2）单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

（3）单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。

（4）单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。

2.单位合并会计档案的处理

单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。

（九）单位之间交接会计档案的手续

（1）移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

（2）交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

（3）电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

（十）其他相关规定

（1）单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。

（2）单位委托中介机构代理记账的，应当在签订的书面委托合同中明确会计档案的管理要求及相应责任。

（3）建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。