1.排序

排序是将数据库中的记录按着一定顺序进行排放。其中，数字是按照数字本身大小进行排序，文字默认按着汉字拼音字母的先后顺序进行排序，也可以设置按笔画顺序进行排序，并且可以将相同内容的记录排在一起，从而达到分类的目的。

例如，金星公司12月份工资表如表1-2所示，Excel默认人民币单位为“元”。

6.数据排序和筛选

表1-2　金星公司12月份工资表

将“金星公司12月份工资表”先按“性别”升序排序，再按“奖金”降序排序，具体方法如下：

（1）在数据区域内单击任意一个单元格。

（2）单击“开始”选项卡，选择“编辑”组中“排序和筛选”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“自定义排序”按钮，打开“排序”对话框。

（3）在“排序”对话框中的“主要关键字”列下拉列表中选择“性别”，在“次序”下拉列表中选择“升序”按钮。

（4）单击“添加条件”，然后在下面“次要关键字”列下拉列表中选择“奖金”，在次序下拉列表中选择“降序”按钮，如图1-25所示。

图1-25

（5）单击“确定”按钮，出现如图1-26所示的排列效果。

图1-26

在“排序”对话框中如果选中“数据包含标题”单选按钮，则表示在排序时保留记录的字段名称行，字段名称行不参与排序。如果未选中“数据包含标题”单选按钮，则表示在排序时删除字段名称行，字段名称行中的数据也参与排序。

2.筛选

筛选是指为工作表中的数据指定某些特定的条件，使工作表中只显示满足条件的数据记录，其他不符合条件的数据记录全部隐藏起来。

Excel 2010提供了两个筛选命令：用于简单条件的“自动筛选”和用于复杂条件的“高级筛选”。与排序不同，筛选并不重排记录，只是暂时隐藏不必显示的行（记录）。

1）自动筛选。

图1-27为望海学院教师工资表。

图1-27

在望海学院教师工资表中筛选出“岗位工资”为3 200的记录，就可以按以下步骤筛选数据：(www.daowen.com)

（1）在望海学院教师工资表中单击任意一个单元格。

（2）切换到“数据”选项卡，在“ 排序和筛选”组中单击“筛选”按钮，此时在每个字段的右侧会显示一个下拉按钮“”。

（3）单击“岗位工资”右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表框中选择“数字筛选”，再在右侧的列表中选择“自定义筛选”，将弹出“自定义自动筛选方式”对话框。

（4）在该对话框中设置筛选条件，在对话框左边的下拉列表框中选择“等于”，在右边的列表框中输入“3 200”，如图1-28所示。

图1-28

（5）单击“确定”按钮，筛选完毕。筛选结果如图1-29所示，只显示了“岗位工资”为3 200的记录，而隐藏了其他数据行。

图1-29

自动筛选功能也能设置多项筛选条件，比如不仅要筛选“岗位工资”为3 200的记录，而且要筛选“性别”为男的记录，可以在图1-29所示的“岗位工资”为3 200的记录中再单击“性别”单元格右侧的下拉按钮，进行相应设置即可。

在筛选后的数据表中用户可以发现，使用了自动筛选的字段，其字段名右边的下三角箭头变成了“”，而且行号也呈现为黄色。

2）高级筛选。

如果需要进行筛选的数据列表中的字段比较多，筛选条件又比较复杂，则使用自动筛选就显得非常麻烦，此时使用高级筛选将可以非常简单地对数据进行筛选。

使用高级筛选时，必须先建立一个条件区域，输入筛选字段名称，并在其下方输入筛选条件，然后打开“高级筛选”对话框，设置筛选条件。高级筛选可以和自动筛选一样对数据列表进行数据筛选，但与自动筛选不同的是，使用高级筛选将不显示字段名的下拉列表，而是在区域下方单独的条件区域中键入筛选的条件，条件区域允许设置复杂的条件筛选。需要注意的是，条件区域和数据列表不能连接在一起，必须用一条空记录将其隔开。对于比较复杂的数据筛选，使用高级筛选可以大大提高工作效率。

例如，在望海学院教师工资表中筛选出性别为男，岗位工资大于等于3 000，总工资大于7 000的记录，其操作步骤如下：

（1）在条件区域中输入列标志和进行筛选的条件，如图1-30所示。

图1-30

（2）选择数据区域内任意一个单元格。 切换至“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“高级”按钮，打开“高级筛选”对话框。如图1-31所示。

（3）默认选择“在原有区域显示筛选结果”单选按钮，表示在原区域上进行筛选，且Excel自动选择工作表中的列表区域，用户无须设置“列表区域”。

（4）单击“条件区域”右侧的“跳转”按钮，切换至工作表，选择前面输入的筛选条件所有单元格“$C$12：$E$13”。

图1-31

（5）单击“确定”按钮，即可在原区域中显示出筛选结果，如图1-32所示。

图1-32