理论教育 如何管理Excel工作簿?

如何管理Excel工作簿?

时间:2023-06-01 理论教育 版权反馈
【摘要】:单击快速访问工具栏的“新建”按钮,即可新建一个空白工作簿。此操作使文件保存三要素不变,只是将工作簿的内容更新到最后的操作状态。找到文件所在的位置,双击需要打开的工作簿图标,即可打开指定的工作簿。

如何管理Excel工作簿?

1.新建工作簿

新建工作簿有多种方式,启动Excel后,系统会自动新建一个空白工作簿,除此之外,还可以通过其他方法新建工作簿。

方法一:通过已启动的工作簿的“文件”按钮新建工作簿,具体操作如下:

(1)单击“文件”按钮,在弹出的下拉菜单中单击“新建”菜单项。

(2)在弹出的“新建工作簿”任务窗格中选择“空白工作簿”后,单击“创建”即可。

方法二:利用快速访问工具栏新建工作簿。

(1)单击快速访问工具栏中的下箭头按钮,在弹出的下拉菜单中单击“新建”菜单项,即可将“新建”命令添加到快速访问工具栏。

(2)单击快速访问工具栏的“新建”按钮,即可新建一个空白工作簿。

方法三:利用“Ctrl+N”组合键也可以新建一个空白工作簿。

2.保存工作簿

对工作簿创建和编辑操作后,需要对工作簿进行保存,当再次打开工作簿时,数据才不会丢失。保存三要素:保存位置、保存名字和保存类型。记住保存的位置和名字才能在下次使用时准确找到文件。

方法一:保存新建的工作簿。

(1)单击“文件”按钮,在弹出的下拉菜单中单击“保存”菜单项。

(2)在弹出的“另存为”对话框中,设置好保存三要素后,单击“确定”即可。

方法二:保存已有的工作簿。

保存已有的工作簿的操作很简单,单击“文件”按钮,然后从弹出的下拉菜单中选择“保存”菜单项,或者单击快速访问工具栏中的“保存”按钮即可。此操作使文件保存三要素不变,只是将工作簿的内容更新到最后的操作状态。

方法三:将工作簿另存。

有时用户对打开的工作簿加以修改,但是原来的工作簿想保留不变,改后的工作簿可以另存一个工作簿,这时就可以使用“另存为”对话框,“另存为”对话框和单击“保存”操作的对话框为同一个,此时用户需要注意,既然想生成新的工作簿,就不可以在保存三要素完全不变的状态下保存,至少有一个要素要发生变化,比如名字不想变,你可以选择另外的位置加以保存,又如想在同一位置下保存,可将名字重新定义一个。(www.daowen.com)

为了避免在操作的过程中因为意外断电引起数据丢失,用户可以设置工作簿的自动保存,具体操作如下:

(1)单击“文件”按钮,在弹出的下拉菜单中单击“选项”菜单项。

(2)在弹出的“Excel 选项”对话框中,单击“保存”选项卡,在右侧设置好“保存自动恢复信息时间间隔”,单击“确定”即可。

有些用户保存的文件不想被别人打开或修改,可以设置打开或修改权限,具体操作如下:

(1)保存时,在未单击“保存”前,单击“工具”按钮,选择“常规选项”。

(2)在弹出的“常规选项”对话框中,设置“打开权限密码”和“修改权限密码”后,单击“确定”即可。

3.打开工作簿

当用户需要查看或修改已经创建的工作簿时,就需要打开它,打开工作簿一般用以下两种方法:

方法一:双击文件图标。

找到文件所在的位置,双击需要打开的工作簿图标,即可打开指定的工作簿。

方法二:在Excel的“文件”菜单中打开。

(1)单击“文件”按钮,在弹出的下拉菜单中单击“打开”菜单项。

(2)在弹出的“Excel 选项”对话框中,单击“打开”对话框,找到文件,单击文件后,单击“确定”即可。也可双击文件直接打开。

Excel允许同时打开多个工作簿,可以在不关闭当前工作簿的情况下打开其他工作簿;可以在不同工作簿之间进行切换,同时对多个工作簿进行操作。

4.保护工作簿

打开“审阅”选项卡,在“窗口”功能区单击“保护工作簿”图标,为工作簿设置密码,进行保护。

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