商务拜访通常是个人或者单位代表以客人的身份，有针对性地前往拜访其他单位、部门或个人，就有关事宜与有关人员进行探讨和磋商的一种社会交往形式。在拜访的过程中，应当遵循的一切行为规范和准则即称为拜访礼仪。

【任务导入】

某办公用品公司的业务员小李，听说某公司急需购进一批办公用品，为抓住这笔订单，小李跃跃欲试想拜访对方公司采购部经理。为增加胜算的把握，小李该做好哪些方面的准备？

【任务分析】

首先要选择合适的方式与对方公司的采购部经理预约会面，在会面时间、地点上征询对方的意见。然后知己知彼，提前做好相应材料等方面的准备工作。

【相关知识】

拜访是面对面的交往，能促进联系提高工作效率。按照拜访的目的不同，通常将拜访划分为事务性拜访和礼节性拜访。

为让拜访工作顺利开展，洽谈双方通过交往协商达成共识，促成合作，要注意把握各个环节的礼仪要求。

商务拜访时间选择

一、约见礼仪

商务拜访要提前预约

为防止冒昧打扰受访客户，同时也为确保拜访工作更加有计划性，在正式拜访之前，要事先跟对方约定。约定的方式往往可以通过电话，或者是当面进行。如果客户是经由熟悉的朋友介绍，在初次约定的时候最好经由中间人，这有助于初次拜访取得较为良好的效果。

在约见的时间、地点时，要遵循以下基本原则：

如果是公务性拜访，最好选在对方上班时间，但要避免上班后、下班前半小时或者是星期一上午、星期五下午。拜访地点是办公场所。

如果是私人拜访，要尽量避开休息的时间。不要在吃饭时间（除非是想请客户吃饭）、午休、晚上10点以后登门。上午9—10点，下午3—4点，晚上7—8点均是较为适宜的拜访时间。地点可选择在客户家中、咖啡厅等场所。

在具体的时间、地点的选择上，要充分征求并尊重客户的意见，以方便客户为原则。同时告诉对方你此次拜访大约占用的时间长度，便于对方的工作安排。

二、事前准备

所谓“知己知彼，百战不殆”。要想提高拜访的成功把握，收到预期良好的拜访效果，在预约成功之后正式拜访之前还应做好相应的一系列准备工作。

（一）知己

知己就是要明确本次拜访的目的及目标。就此次拜访的目标、拜访的进度安排，一一作出详细合理的计划，包括拜访流程中的小细节都要给予足够的重视，这样才能胸有成竹、有的放矢、胜券在握。与拜访对象的密切程度也会稳步提升，随着各个小目标的实现，大目标也就变成水到渠成的事情了。

（二）知彼

知彼就是要仔细了解对方的背景，把握对方的意图，甚至是对方的偏好、习惯等个人因素也要考虑周全。拜访的过程中，要尊重受访者的习惯，避免冒犯冲撞。这样方能获得客户的好感，引起客户对自己的重视，为拜访目标进步拓展做好铺垫。

（三）材料的准备

拜访是有一定目标的交际活动，拜访前要将相关的材料准备充分，以免措手不及。如本单位的有关介绍资料、产品说明书、名片、笔、记录本、价格表、计算器等。

（四）礼物的准备

根据需要可适当地准备一些小礼物，礼物的轻重要以对方能够愉悦接受为尺度。馈赠方可以通过事先了解对方的偏好有针对性地挑选合适的礼物。尽量让对方感受到准备者的用心和借此表达的浓浓情意。

私人拜访时间选择

三、会面礼仪

（一）着装得体

客户拜访是非常正式的一种拜访方式，一定要按照“TPO”的原则来着装，即根据约定的时间、地点、场合来正确的着装，做到得体大方，因为着装能反映对受访者的尊重程度。男士以西装为主，女士一般着套装、套裙等。年轻女性的裙长应在膝盖以上不超过5厘米。

私人拜访准时抵达

此外，还应注意以下四点：

（1）沐浴更衣，保证身体无异味，衣服整洁挺括。

（2）修剪指甲，指甲长度不宜超过2毫米，女士指甲油以淡色为宜。

（3）头发干净利落，不能有头屑。禁止染彩色发。

（4）衣服搭配合理，美观大方。

（二）遵守约定时间

准时赴约是判断对方可信、可靠度的一把重要标尺。拜访一定要遵守约定的时间，可以稍微提前一点到达约定地点，不能迟到。如果根据时间推算预测到可能会出现迟到的情况，要第一时间通知客户，告知对方具体事由并请求对方谅解。切忌让对方在不明事由的情况下等待。到达后，不要再花费太多的时间做过多的解释。(www.daowen.com)

如果见面的地点约在对方办公室，则无须提前太长时间，以免因对方准备工作尚未完成而给对方造成接待上的压力。到达之后，首先告诉前台接待人员，你代表的是哪一家公司、你的姓名以及你预约拜访的对象，然后要耐心地等工作人员的通报。如果接待者不能马上接待，也不能表现出不耐烦，而要根据对方的安排安静地等待。如若等待的时间已经超过20分钟，为防止被遗忘的无谓等待，要耐心主动跟前台接待员沟通，确认可以会面的时间。若当天因临时安排拜访不得不取消，也要谦和礼貌地告辞，并可以留下名片以期为下次会面创造机会。

在进入接待办公室之前，要先轻轻敲门，正确的敲门方式是以食指敲门，力度适中，间隔有序敲三下，然后等待回音。在得到允许后进入并在受访者的安排下落座。若办公室还有其他的访客，则要礼貌地点头示意，表达友好。若自己是先到的访客，在其他访客进入的时候，要起身示意。

如果见面地点约在对方办公之外的其他地方，则需提前10分钟左右到达。到达之后，可以坐在一个较为显眼或者能观察到所在场所入口的位置，安静地等待受访客户。不要表现出焦躁的情绪，免得给进门的客人留下不好印象。

（三）交谈礼仪

交谈是人们传递信息和情感、增进了解和友谊的重要方式。为保证良好的沟通效果，事先要了解对方的心理状况。如对方的文化水平、人生阅历等，对交谈的方式、节奏、语言做针对性的准备。

同时交谈中还有以下七点注意事项。

（1）尊重对方。一定要注意自己的语音语调，表现出谦逊真诚的态度。交谈中，虚情假意、装腔作势等违背真诚原则的做法，是交谈的一大障碍。注意多用“请”“您”“谢谢”等礼貌用语。若是涉及对方的隐私或隐痛时，要注意措辞，委婉地表达。

（2）尽可能用普通话。交谈的双方如若是老乡，为显示亲近或者是迁就客户的方言习惯，可以用方言交谈。

（3）语速声量适中，表达清楚。语速太快、声量过高，会给对方造成压迫感；语速太慢、声量太低，会使听者分散精力或者是被认为不够自信。

（4）明确的目的性。交谈者一定要保持清晰的思路，不要漫无边际地扯闲篇，以免耽误客户的宝贵时间。更不能选择倾向错误的主题，忌讳的话题不谈不问，可以选择适当轻松的话题作为开场但不能占太多的篇幅。

（5）在交谈中，如果自己刚好有电话刚好打进来，要根据具体场合情况决定是否接通。只有自己跟受访者的时候，可以在得到对方允许的情况下，马上接通并礼貌回复：“不好意思，我现在有公务在身，稍后给您回过去。”如若很多人在场，最好直接不接电话。

但如果是受访者有电话打进来，要主动示意是否要暂时回避，以尊重客人的隐私。

（6）与客户交谈过程中一定要注意力集中，认真听取客户发言，并诚恳与之互动交流。在与客人之间意见不一致的情况下，不要急于争辩，可以就分歧点先记录下来，等客人讲完之后，耐心表明自己的立场。若认为对方的发言一定要打断，那么应该说“对不起，我打断一下。”

（7）如果交谈的成效不理想，就要根据实际情况果断作出决定，不要让受访者为难，更不能抬杠也不要冷场。若出现冷场的情况，优先考虑自己擅长或者熟悉的内容打开僵局。同时也要善于察言观色，必要的情况下要主动告退，切忌在别人正在讲话或者话刚讲完就提出告辞。

告辞的时候一定要干脆利落，不要告而不辞、啰唆不停、迟迟不退。告辞时，对受访者的接待一定要表达感谢之意。主动与对方握手道别，并请对方留步。

（四）合影礼仪

若安排会见双方合影留念，应事先选择好合影地点。人数众多的时候，应准备好椅凳。合影时，一般由主人居中，按礼宾顺序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。第一排人员既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，保证人人都能入镜头。每排两边一般都由主方人员把边。

私人拜访应举止稳重

知识链接：

交谈的技巧

在注意交谈礼仪的同时，若能够灵活地使用一些技巧，则能起到锦上添花的效果。

（1）恰如其分的赞美。要学会用欣赏赞许的眼光和心态去看待对方。善于发现对方的优点和长处，毫不吝啬地给予对方以赞美。但不能不尊重事实，睁眼说瞎话会让对方觉得赞美不真诚或有逢迎拍马之嫌。

（2）恰到好处的幽默。幽默是语言中一种高超的表达方式。在交谈中，正确地使用幽默能化解尴尬制造融洽，同时也能展示自身的灵活与睿智，扩大自己的交际圈子。

（3）交谈的对象性意识要强，学会换位思考。交谈的本质是沟通交流，应站在对方的角度上多考虑。要根据对象年龄、文化水平等等具体情况，选择合适有效的能引起对方共鸣的沟通方式。

（4）交谈要主次分明，语言要简洁流畅。要让对方准确无误地捕捉到交谈的有效信息，达到良好的沟通效果。

【技能训练】

学生分角色扮演拜访者、办公室秘书、受访者、同时拜访的其他客人等角色。创造性地设置场景，模拟办公室拜访礼仪。

步骤：

（1）学生分角色扮演；

（2）创造性地设置拜访场景，模拟办公室拜访礼仪；

（3）变换场景、角色等，演练不同情境下的拜访礼仪；

（4）学生点评；

（5）教师总结评论。

【案例分析】

幽默的智慧与力量

一次，周恩来接见的美国记者不怀好意地问：“总理阁下，你们中国人为什么把人走的路叫做马路？”周总理听后没有急于用刺人的话反驳，而是妙趣横生地说：“我们走的是马克思主义之路，简称马路。”

这个美国记者仍不死心，继续出难题：“总理阁下，在我们美国，人们都是仰着头走路而你们中国人为什么低头走路，这又怎么解释呢？”周总理笑着说：“这不奇怪，问题很简单嘛，你们美国人走的是下坡路，当然要仰着头走路了，而我们中国人走的是上坡路，当然是低着头走了。”在场所有人无不叹服总理的机敏与睿智。