无论何种规模的公司会议，往往都具有鲜明的会议议题和目的。因此，掌握并有效地贯彻会议工作流程，能够清晰思路，防止遗漏，有利于保障公司会议的顺利进行及预期效果的达成。

【任务导入】

某股份有限公司召开一年一度的股东大会。参加会议的人数为50余人，为了使会议能够顺利召开，公司公关策划部门要为此次股东大会草拟一个会议筹备方案。若公司安排你来负责筹划此项任务，你要从哪些方面入手，该做哪些工作呢？

【任务分析】

首先要制定准确清晰的会前、会中、会后工作流程。会前工作流程包括：确定会议主题与议题、确定会议名称、确定会议规模与规格、确定会议时间与会期、明确会议所需的设备和工具、明确会议组织机构、确定与会者名单、选择会议地点、安排会议议程和日程、制发会议通知、制作会议证件、准备会议文件材料、安排食宿行、制定会议经费预算方案、布置会场、会场检查；会中工作流程包括：报到及接待工作、组织签到、做好会议记录、会议信息工作、编写会议简报或快报、做好会议值班保卫工作、做好会议保密工作、做好后勤保障工作；会后工作流程包括：安排与会人员离会、撰写会议纪要、会议的宣传报道、会议总结、催办与反馈工作、会议文书的立卷归档。

【相关知识】

一、会议前工作

召开会议之前要做许多准备工作。认真负责地做好会议的准备工作，是开好会议的基本保证。会前工作流程如图3-2所示。

图3-2　会前工作流程图

（一）确定会议主题与议题

（1）会议主题要有切实的依据，必须要结合本单位的实际，要有明确的目的。

（2）议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题既要具有必要性和重要性，又要具有明确性和可行性。会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究，才容易取得共识或最后表决通过。

（二）确定会议名称

会议名称要拟得妥当，名实相符。一般会名不宜太长，但也不能随便简化。会议名称必须用正确、规范的文字表达。会议名称一般由“单位+内容+类型”构成，应根据会议的议题或主题来确定。大型的会议名称被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。会标必须用全称，不能随意省略。

（三）确定会议规模与规格

根据会议的内容、性质、议题和任务来确定出席会议和列席会议的有关人员，从而确定会议的规模和规格，本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型和小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。

（四）确定会议时间与会期

会议时间的确定应考虑主要参会者最适宜的参会时间；会期的确定应与会议内容紧密联系，确定会期的长短。

（五）明确会议所需的设备和工具

（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音响设备等。

（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。

（六）明确会议组织机构

会议组织机构主要包括会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组等。

（七）确定与会者名单

应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。会议并不是参加的人越多越好。出席会议的人数越多，这个会就越复杂，时间也越长，费用就越高。有研究表明，当4个人的会议增加到5个人时，其复杂的程度将增加127%。3M公司会议管理研究所在宾夕法尼亚大学沃顿商学院和明尼苏达大学进行的研究表明，不同类型会议的理想与会人数如表3-2所示。

表3-2　不同类型会议的理想与会人数表

（八）选择会议地点

要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定会议地点。有时也考虑政治、经济、环境等因素。

（九）安排会议议程与日程

（1）会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印后分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。

（2）会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，包括会议全程的各项活动，是与会者安排个人时间的依据。会议日程表的制定要明确具体、准确无误。

会议日程一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元中，使人一目了然，如表3-3所示。先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的安排在最前面。

表3-3　某经济工作会议日程表

尽量保证在最佳时间开会。上午8：00—11：30，下午3：00—5：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。

（十）制发会议通知

会议通知的拟发由秘书处负责。会议通知的内容包括：会议的主题（或名称）、召开会议的目的、与会人员、会议的日程及期限、地点、报到时间、路线、与会要求（如服装要求、应准备什么）、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等，如图3-3所示。

图3-3　某公司会议通知

会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件等。

（十一）制作会议证件

会议证件的分类表如表3-4所示。

表3-4　会议证件分类表

会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。

（十二）准备会议文件资料

会议文件资料主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。

（十三）安排食宿行

通常主办单位会对会议伙食补贴一部分，由与会者自己承担一部分。住宿费有主办单位全部承担的情况，也有与会人员全部自理的情况。交通费是参会人员交通往返的费用，有主办单位全部承担的情况，也有与会人员全部自理的情况，也有各承担一部分的情况。可以细分为出发地至会务地的交通费用、会议期间交通费用以及欢送交通和返程交通费用。

（十四）制定会议经费预算方案

公司会议经费预算表如表3-5所示。

表3-5　某公司会议预算表

续表

（十五）布置会场

1.会场的设备准备

桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、投影和音响设备等，要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、放映设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。

2.会议用品的准备

纸张、本册、笔具、文件夹、姓名卡、座位签、黑白板、万能笔、粉笔、板擦、签到簿、名册、圆珠笔以及饮料、纸杯等会议用品根据会议需要进行采购和准备。

（十六）会场检查

会议工作人员要提前到达会场，对同会场有关的会议准备工作进行检查，包括会场布置是否合乎要求，座位是否够用、舒适，座签摆放是否正确，文具用品如铅笔、纸张是否备齐，扩音、录音、录像等设备是否完好，工作人员是否已就位，后勤服务、安全保卫等是否已准备妥当。如果发现问题，应立即采取措施补救。

会议准备工作的时限性很强，而且事情繁杂。会前一切准备工作，都要限定在会前全部圆满地完成。有一项准备不足，都会影响会议的正常进行，不可随意抽调会前准备工作人员。因此，工作人员必须集中力量、集中精力，确保在会议限定的时间内把各项会前准备工作做好。

二、会议中工作

各项会前准备工作就绪以后，秘书工作人员在会议进行中，有一系列不可缺少的工作要做，如签到、引座、安排发言、会议记录、编印和分发文件资料、进行有效的信息联系、各方面的关系协调、处理临时交办的事情以及会议的值班等，均属会议中工作的内容。会议秘书工作人员的服务质量，集中地反映在会议进行中。会议中服务工作的好坏，直接影响着会议秩序和会议效果，甚至关系到会议的成败。

会中工作流程如图3-4所示。

（一）报到及接待工作

报到，是指与会人员到达与会地点，并告知会议秘书部门。

报到与报名是两步手续，已报名的与会人员因故不一定报到，来报到的与会人员也可能事先没有报名，会议秘书人员应掌握这种情况。报到方式，一般应是本人持会议通知亲自报到，特殊情况也可允许其他人员代劳。报到时，会议秘书人员应将事先准备好的文件袋（包括文件、证件、餐券和会议用品等）发给本人，同时注意登记到达的时间和随员人数情况。

要随时掌握报到人数，发现该报到而未及时报到的，应抓紧催促，保证其按时参加会议，一般有外埠代表参加的会议，报到的手续是必需的。

应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾还需重点接待。对于与会人员的正当要求，应有求必应。

图3-4　会中工作流程图

（二）组织签到

签到是指与会人员进入会场前，在签到处签名或交签到证，是与会人员到会时的第一件事。会议签到是为了及时、准确地统计到会人数，便于安排会议工作。有些会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是一项重要的会中工作。会议签到有多种方式，其中电子签到是先进的签到手段，目前一些大型会议都是采用电子签到的方式。

知识链接：

常用的会议签到方式

1.簿式签到

会议工作人员预先要准备好签到簿，与会人员到会时让其在簿上签署自己的姓名，有的还需注明自己的职务、所代表的单位和团体名称，表示到会。这种簿子利于保存，便于查找关系，有纪念性意义。但只适用于小型会议或与会人员到会时间较为分散的会议，如较长时间的会议，要求与会人员提前一天或几天到会。一些大型会议，或与会人员到会时间集中，不宜采用这种办法。否则将会在签到处形成拥挤现象，造成秩序混乱，影响会议按时进行。(www.daowen.com)

2.签到证卡签到

就是将印制好的卡片预先发给与会人员，与会人员入场时交出一张卡片就行了。卡片签到也有两种办法：一种是签名的卡片，与会人员要在卡片上签上自己的姓名才能入场；一种是由卡片上的固定号码代表出席人的姓名。重要会议使用的多是签名卡片，上面也印有证件号码或座次号码，这种方法可避免簿式签到易造成人员拥挤的弊端。

3.会议工作人员代签

这种办法适用于小型会议。会议工作人员持有本次会议的与会人员名单，来一人签一名，随时可以知道到会情况，这种办法较为简单，完全不用麻烦与会人员，而且统计迅速。采用这种方法，会议工作人员必须认识本次会议的全部或绝大部分与会人员，根本不认识或大部分不认识与会人员，就无法采用这种办法。如果是富有纪念性意义的会议，为了保存与会人员亲笔签到的笔迹，小型会议也可以不使用这种办法，可让与会人员直接签名。

4.座次表签到

事先印制好座次表，上面印有与会人员姓名和排座号，进行签到。即一边接受签到，一边在座次表上标号，这样做，随时可以知道到会人数与缺席人数及其姓名。

5.电子签到

只要与会人员进入会场时把签到卡片进行扫描，电脑就会将姓名、号码传到信息处理中心，入场完毕，签到情况就会在电脑显示屏上显示出来。电子签到具有快速、准确、简便的特点，目前一些大型会议都是采用电子签到的方式。

（三）做好会议记录

不论规模大小会议都应做好会议记录，真实地记录会议的情况，客观地反映会议的内容和进程，可以为日后分析研究会议内容提供依据。因此，会议记录是重要的文书档案材料，也是会议快报、简报、纪要的原始根据和重要题材。

会议记录方式有笔记、打印、录入、录音、录像等。可单用某一种，也可交叉使用。手写笔记会议记录时，对会议名称、出席人数、时间、地点、发言内容、讨论事项、临时决议、表决选举等基本内容都要力求做到完整、准确、清晰。

（四）会议信息工作

会议文件一般应在会前发到与会者手中，但是有些文件，如重要发言、会议快报、简报及其他会议资料，需要在会中分发，所发文件或资料如果需要回收的，应当在文件右上角写上收文人姓名，收文时要登记，为回收工作创造便利条件。在会中发文，除直接对与会者发文外，一般性的文件资料，还可在会场每个座位上摆放一份，也可在入场时，由会议秘书工作人员在入口处依次将文件资料发到每位与会者手中。

（五）编写会议简报或快报

1.来源

会议简报内容的来源主要依靠会议记录，因此，在大会的每一单元会议结束后，会议秘书应及时整理好会议记录，为编写简报准备材料。

2.内容

会议内容可以是某个代表的个人发言，也可以按问题分类，综合各个代表的发言摘要。不论采用哪种形式，其内容都应有创见、有新意，做到言之有物，不要把一般性的情况都写进简报之中。

3.特点

简报的文字要做到简明扼要，内容要鲜明突出，体现简报的特点。

4.时间

会议文件资料、简报快报的撰写印制与日常文字工作要求不同，主要是时限性要求较高，会中每天的新情况往往限定秘书工作人员必须在当天夜间编印出来，第二天早晨分发到与会者手中。

5.方法

会中收集资料必须准确、快速、全面。通常采用的方法，一是把秘书工作人员分派到各小组，将有关情况随时加以收集整理；二是请与会者将新建议、新思想及新情况整理成书面材料，送交有关资料收集人员。由于文件资料的印制常常集中在夜间，因此，对于较长时间的会议，往往需要组织专门的校印人员，为了保证质量和时限，校对人员一般应做到“一校一读”；重要文件资料应坚持“两校一读”；特别重要的还应坚持“两校两读”。同时应确保校印人员与主校人员的联系，以便及时解决校印中出现的问题。

6.范围

简报的印制数量和发送范围应视具体情形而定。有的只发大会主席团，有的发到各团组负责人，而有的则要发至全体与会人员。

（六）做好会议值班保卫工作

会议值班，是会中服务的一项重要工作，是大中型会议和小型重要会议不可缺少的重要环节。值班室实行昼夜值班，在会议秘书处或秘书组领导下，负责会议承上启下、左右联系、互相沟通、平衡协调、保障安全、查处隐患等工作。

（七）做好会议保密工作

会议保密工作的内容很多，如文件的印发、回收、保管和销毁、技术保密、正确划密、保密范围的确定、保密教育、保密制度、措施和纪律的制定、会议的宣传报道等。这些工作一环紧扣一环，每一细节都必须慎之又慎地认真做好，决不能因疏忽而造成损失。

会议保密工作要根据会议的内容和有关文件的规定，对会议准确的划密，制定出细致、周到的保密计划、保密措施和严格的保密制度、保密纪律，对有特殊保密要求的会议，要设立会议保密机构，选配优秀的保密工作人员，以高度负责和严肃认真的态度，善始善终地把会议的保密工作做好。

（八）做好后勤保障工作

举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时，还应为与会者提供卫生可口的饮料。会上所提供的饮料，最好便于与会者自助饮用，不提倡为其频频斟茶续水。那样做往往既不卫生、安全，又有可能妨碍对方，还不利于会议保密。如果必要，还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件。

三、会议后工作

在会议的组织与服务工作中，除了会前准备和会中服务工作以外，会后工作也是一个十分重要的内容。有人认为：会前的准备工作头绪繁多，漏掉一项就可能出现失误，而会后工作就等于打扫战场，除了零星收拾以外，没有多少事情可做了。这种认识是非常片面的。应该说，任何一个会议，特别是大型会议，其组织工作与服务工作，自始至终都是十分重要的，会前不准备，临时“抱佛脚”，会议肯定开不好；会议开始，如不尽快步入正轨，保证会议有良好的开端，便于与会人员迅速进入“角色”，也难以使会议顺利进行；同样，做不好会后工作，不能善始善终，就必然影响会议的预期效果。因此，精彩的会议结尾，是保证会议全面成功的重要一笔，必须全力以赴，精心安排，争取最好的结果。

会后工作流程如图3-5所示。

图3-5　会后工作流程图

（一）安排与会人员离会

安排与会人员离会，明显的特点就是零碎、烦琐。但是，如果这一工作做不好，同样会影响整个会议的组织与服务工作，就会使与会人员觉得会议松松垮垮、虎头蛇尾。因此，一定要周密安排，热情服务，使与会人员心情舒畅、高高兴兴地返回。

1.礼品馈赠

会议结束后，可根据需要为与会者准备富有主办单位特色或本次会议纪念意义的礼品。会议礼品要选择体积小、重量轻、便于携带、实用、有特色的物品，不宜赠送过于贵重的礼物。

2.协助返程

大型会议结束后，主办单位一般应为外来的与会者提供一切返程的便利。若有必要，应主动为对方联络、提供交通工具，或是替对方订购、确认返程的机票、船票、车票。

（二）撰写会议纪要

撰写和印发会议纪要，不仅便于有关部门贯彻执行会议精神，同时也避免日后查找时，动不动就翻原始会议记录，可以提高工作效率。

会议纪要是根据会议的宗旨，用准确而精练的语言阐明会议的基本精神，综合记叙会议的目的、议程、活动经过以及议事要点和决定事项。它是在会议原始记录的基础上进一步分析、综合、提炼而成的。

（三）会议的宣传报道

会议的宣传报道，有多种多样的形式。可以在会议进行中间，邀请记者旁听，及时编发会议新闻；也可以由大会秘书处起草，经有关领导审定后，由报纸、电台、电视台等以会议公报的形式发布。

（四）会议总结

一个会议能否开好，是否达到了预期的目的，与会议组织和服务工作的水平有着直接的关系。会议结束以后，公司应该及时召集全体会务工作人员，一般是以开总结会的形式进行，对整个会议的组织与服务工作进行全面总结，积累经验，找出不足。特别是对会议组织与服务工作的整个过程中出现的漏洞与差错，作出总结和检查，避免今后再次发生类似事情。

（五）催办与反馈工作

对会议议定事项进行检查催办是会后工作中不可缺少的一个重要内容。抓紧检查催办工作，有助于会议决定事项的尽快落实。同时，还可以防止有的部门或单位将会议交办的事项无期限地拖延，甚至忘记。

会后工作的检查催办的具体方法要灵活多样，比如发催办通知、发催办单、电话催办、直接查办等。

会议决策不是目的，通过实施取得效益才是目的。在贯彻落实中如果出现了影响进程和效益的因素，没有及时反馈，求得上级指示和帮助解决，将会造成一定损失，甚至前功尽弃。因此反馈的重点主要是妨碍会议决策落实活动的各种信息。

会议反馈工作应做到迅速及时、真实准确。

（六）会议文书的立卷归档

（1）把具有保存价值的全部会议文件资料，按照它们之间的相互联系，进行分类整理，有秩序、有系统地加以编排，完整地保存下来，这就叫会议文件资料的立卷。会议文件立卷具有重要作用，它不仅可以保持会议文件之间的历史联系，便于查找和利用，而且还可以保护会议文件的完整与安全，便于保管。

会议文件立卷的范围大体包括：会议的正式文件，如决议、决定、指示、开幕词、闭幕词等；会议的参考文件；会议上的各种发言稿；会议正式文件的历次修改稿；会议各种简报；会议纪要；选举材料；各种证件；记事本；其他有关材料等。

为了会后利用方便，对所保存的会议文件应该按问题分类编出卡片，作为索引。

（2）秘书部门在按照文书立卷的原则和方法将会议文件资料立成案卷以后，应该按照公司归档制度的具体管理要求，办理好存档工作。这样，整个会议文件资料的立卷归档工作即告结束。

一般来说，会后服务工作的内容比较多，时间要求急。会议已经结束，工作人员还要辛苦一阵子，因此，各位会务工作人员一定要坚守岗位、善始善终，圆满完成整个会议组织与服务工作的各项任务，给所有与会人员留下良好的企业形象和个人印象。

【技能训练】

请学生分组进行讨论，公司会议的会前、会中、会后工作流程，4人一组。讨论过程时，学生们以自己为负责安排工作流程的人员就一次具体的公司会议进行操作，包括会议名称、主题、规模、时间、地点等所有内容由小组自行设置，小组成员进行不断的补充和修正，最后将提交一份本小组制定的会议工作流程报告。

步骤：

（1）学生分组讨论，4人一组，讨论公司会议的会前、会中、会后工作流程；

（2）讨论时间结束后，教师抽取学生，上台阐述公司会议的会前、会中、会后工作流程；

（3）请台下同学进行点评，补充遗漏知识点，纠正错误知识点；

（4）分组讨论过程中，教师对学生的疑问和困惑进行帮助、引导和解答；

（5）以小组为单位讨论一次具体的公司会议的工作流程的制定，包括会议名称、主题、规模、时间、地点等所有内容由小组自行设置，小组成员进行不断的补充和修正；

（6）讨论时间结束后，教师抽取小组，小组出一名学生作为代表，上台阐述本小组成员共同制定的公司会议的会前、会中、会后工作流程，特别是会议日程、会议通知、会议简报、会议总结等内容较多的环节一定要详细制定出来；

（7）请台下同学进行点评，补充遗漏知识点，纠正错误知识点；

（8）教师再抽取几个小组，上台阐述成果；

（9）教师总结评论，会议的会前、会中、会后工作流程的每一个环节都要仔细推敲，不能出错，最后将各个小组制定的会议工作流程报告提交上来。

【案例分析】

某公司定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。

接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某公司的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知？一气之下，都回家去了。

事后，会议主办公司的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才得知礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。

但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。

请思考以下问题：

秘书在会议准备时应注意什么问题呢？