会议是现代管理的一种重要手段，通过总结、商讨、传达、沟通等方式解决工作问题和调节工作进程。会议是一种群体沟通，展现了一个组织运作的事实。恰当的组织、主持和参会礼仪将促进会议目标的达成，进而实现企业商务目的。

【任务导入】

某股份有限公司召开一年一度的股东大会。参加会议的人数为50余人。为了使会议能够顺利召开，公司公关策划部门要为此次股东大会草拟一个会议筹备方案。通常公司会议的要素有哪些？在此次会议中，各与会者应遵守哪些礼仪规范？

【任务分析】

一般来说，会议的要素包括主持人、与会者、议题、名称、时间、地点。主持人是整个会议的中心，要遵守主持人礼仪规范，并在会议的进程中自觉履行职责；发言人在众目睽睽之下要特别注意自己在台上的发言表现和体态礼仪；与会者要遵守基本的着装和行为礼仪。

【相关知识】

一、会议的要素

一般来说，会议的要素包括主持人、与会者、议题、名称、时间、地点。

（一）主持人

主持人是会议过程中的主持者和引导者，往往也是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。

会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有相当地位、有威望的人担任。一般有两种情况：一种是固定主持人，是由其职务和地位，也就是由组织的章程或法规决定的。如：单位的工作例会由单位领导人主持，党组织的会议由党的书记主持，董事会由董事长主持。主持人因故不能主持会议时，也可委托副职或其他相应的负责人主持。另一种是临时的主持人，比如，各种代表会议，或几个单位、几个地区的联席会议，则由代表们选举或协商产生。特别重大的会议，则需产生相应人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。除了小型会议之外，大中型会议的主持人主持会议时通常需要秘书长或秘书协助。

（二）与会者

与会者分为会议主体、会议客体和其他人员。会议主体是指主要策划、组织会议的人员。会议客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员和旁听成员。其他与会议有关的人员包括主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。

（三）议题

议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题既要具有必要性和重要性，又要具有明确性和可行性。会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究，才容易取得共识或最后表决通过。因此每次会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多、分散，尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论，分散与会者的注意力，不利于解决问题。

议题的产生通常有两种情况：一种是根据需要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后提出，再经领导审定的。

有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”，并由秘书或秘书处汇总，再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会议议程的正式议题。因此，议题还必须具有合法性。

（四）名称

正式会议必须有一个恰当、确切的名称。会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等。

会议名称必须用确切、规范的文字表达。它既用于会前的“会议通知”，使与会者心中有数，做好准备；又用于会后的宣传，扩大会议的效果；还用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力和影响力。

（五）时间

会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间；三是指每次会议的时间限度。

会议召开应选择合适的时间。如每周一次的工作例会，通常放在周一的上午或下午，开始一周的工作。一年一度的职工代表会议，宜在年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。

整个会议所需时间少则几分钟、几十分钟，多则数小时、几天，甚至十几天。会议组织者应尽可能准确地预计需要的时间，并在会议通知中写明，这样便于与会者有计划地安排。

每次会议的时间限度最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。

（六）地点

会议地点，又称“会址”。它既是指会议召开的地区，又是指举行会议活动的场所。为了使会议取得预期效果，应根据会议的性质和规模，来综合考虑会场的大小、交通情况、环境与设备是否适合等因素。国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般在首都北京或其他中心城市如上海、广州、西安等地召开。专业性会议，应选择在富有专业特征的地区召开，以便结合现场考察。小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。

二、会议的分类和作用

（一）会议分类

会议从不同的角度，依据不同的标准，可划分为不同的类别。按照人数、规模，可分为大型会议、中型会议和小型会议；按照阶段，可分为预备会议和正式会议；按照会议召开的规律和日期，可分为定期例会、临时性会议；按照会议的形式，可分为小组会、座谈会、报告会等；按与会人员的成分，可分为党委会、董事会、记者招待会等；按内容、性质，可分为代表大会、工作会议和联席会议等。此外，还有按照会议的范围、地区、时间分类的。

（二）会议作用

无论什么会议，总要围绕中心议题进行讨论，总希望弄清什么问题，或解决什么问题，或得出什么结果。总之，要达到预期的目标，这是就会议的整体作用而言的。比如通过交流，取得了新的信息；经过讨论，集思广益，取长补短，形成了正确的意见；通过表决，多数或一致作出了决定或决议；通过听取别人的报告或发言，受到启发或教育等。

三、与会者礼仪

（一）主持人礼仪

会议的主持人是整个会议的中心。各种会议的主持人，一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。

1.主持人基本礼仪规范

主持人的基本礼仪规范如表3-1所示。

表3-1　主持人的基本礼仪规范

2.会议主持程序

作为主持人应时刻记住自己的职责，并在会议的进程中自觉履行。会议主持的程序如图3-1所示。（1）介绍主持人：通常，主持人在很多场合不用介绍自己。但如果觉得在场有很多人不一定认识自己，可以对自己作简单介绍，比如说：“请允许我作自我介绍，我是某某；能主持今天的会议我感到十分荣幸。”介绍主持人关键是要向大家介绍主持人的身份和姓名。

（2）致辞：主持人致欢迎词。

（3）宣布事项：主持人宣布会议的目的和注意事项。

（4）发言人发言：如果发言人有很高的知名度，那么主持人不必费时对发言人作特别介绍，只需对发言人作热情邀请。如果发言人的知名度不是很高，就有必要向大家作较为详细的介绍，包括发言人的背景以及邀请他作发言的缘由等。介绍一般不超过两三分钟。

图3-1　会议主持的程序

（5）提问和讨论：在发言人结束发言时，主持人应对报告人表示感谢，并宣布进行提问和讨论。主持人应尽量让所有人都能自由地提问或发表意见。如果有人偏离了会议的主题，主持人应给予礼貌的提醒。提问或讨论也应控制在规定的时间内。

（6）评价：主持人要对报告内容作恰如其分的评价。对于很有价值的报告应用恭敬、诚恳的语气进行赞美；对于一般性的报告也应给予礼节性的肯定，并对报告人再次表示感谢。如果接下来还有其他发言人，就继续为大家介绍第二位发言人，并请发言人作报告。

（7）会议结束：主持人应在规定的时间内宣布会议的结束。在结束之前，主持人应对会议作简要的总结。如果就某些问题，大家达成了一致的意见，在结束前应予以重申。会议结束时，主持人应对前来出席会议并提供帮助的人表示感谢，另外还要对协助组织会议的工作人员表示感谢。

（二）发言人礼仪

1.进入会场时的礼仪

发言人进入会场时听众可能已经坐好，如果是几位发言人同时进入会场，不可在门口推托谦让，而应以原有的顺序进入会场；听众如果起立、鼓掌欢迎，发言人应边走边举手表示谢意，不可东张西望，更不要止步与熟人招呼、握手。

如果听众没有完全入场，发言人要寻找靠近讲台的边座坐好，不要在门口观望等待。有人陪同时，要等陪同人指示座位，并应等待与其他演讲者同时落座，如果先坐下会有失礼节。

如果先进入会场，被会议主持人发现时给安排座位，应马上服从，按指定座位坐好，并表示谢意。坐好后不要左顾右盼找熟人，更不要主动与别人打招呼，那样显得轻浮。

2.介绍时的礼仪

发言前主持人常常要向听众介绍发言人。主持人提到名字，发言人应主动站起来，面向听众，微笑致意。如果主持人介绍词中介绍了发言人的成绩和事迹，听众反响强烈，发言人应再次起身，向听众致谢；如果反响一般就不必再次致意了。

3.上下讲台时的礼仪

当主持人提到名字，发言人应站起身来，首先向主持人点头致意，然后走向讲台。走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种胸有成竹、自信自强的风度与气质。走上讲台后要慢步自然转弯，面向听众站好，正面扫视全场，仿佛与听众进行一种目光交流，然后以诚恳、恭敬的态度向听众致鞠躬礼或点头致意礼，稍稍稳定一下之后，再开始发言。

发言完毕，要向听众敬礼，向主持人致意。如果听到掌声，应再次向听众表示谢意，然后回原座位。(www.daowen.com)

4.站位和目光

站位不但考虑发言时活动方便，还要考虑听众观察发言人的方便。听众不论在什么地方都能看清发言人，方便情感的双向交流。目光要照顾到全场，仿佛与每位听众都进行过目光的交流。

如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答；对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由；对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是不恰当的，也不应失态。

（三）参会者礼仪

1.着装礼仪

（1）大多数会议，特别是参加大型会议，在着装上，男士一般穿西装，女士除了可以穿套裙，还可以穿裤装和长裙，发型、发饰应整齐美观。

（2）禁忌：会场应避免使用过于浓重的香水；与会人员应尽量避免休闲服饰；女士应避免穿着紧身（毛）衣参会。

2.行为礼仪

遵守会议纪律是每个与会者应做到的，这既是对会议组织者的尊重，也是对其他与会者的尊重。

与会者应按时到会和离会，中途不随意进出。保持会场安静，不大声喧哗、交头接耳，不打瞌睡，不翻阅无关资料，注意控制打哈欠、伸懒腰、挖耳、挖鼻、搔头、打嗝、咳嗽等动作和体声。认真听讲，可以准备纸笔记录下与自己工作相关的内容。

会中尽量不要离开会场，如果必须离开，要轻手轻脚、弯腰侧身，尽量不影响发言人和其他与会者。如果长时间离开或提前退场，应与会议组织者打招呼，说明理由，征得同意后再离开。

与会者应服从会议组织者的安排，对主持人的提议做出积极的回应，发言人发言时应尽量减少饮水次数，以示对发言人的尊重。发言结束后，与会者应报以热烈的掌声，以此向发言人表示赞赏和感谢。

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茶话会礼仪

所谓茶话会，在商界主要是指意在联络老朋友、结交新朋友的具有对外联络和进行招待性质的社交性集会。因其以参加者不拘形式地自由发言为主，并且因之备有茶点，故此称为茶话会。有的时候，也有人将其简称为茶会。从表面上来看，茶话会主要是以茶待客、以茶会友，但是实际上，它往往是重点不在“茶”，而在于“话”，即意在借此机会与社会各界沟通信息、交流观点、听取批评、增进联络、为本单位实现“内求团结、外求发展”这一公关目标，创造良好的外部环境。从这个意义上来讲，茶话会在所有的商务性会议中并不是无足轻重的。

1.茶话会的主题

茶话会的主题，特指茶话会的中心议题。在一般情况下，商界所召开的茶话会，其主题大致可分为以下三类。

（1）以联谊为主题。以联谊为主题的茶话会，是平日所见最多的茶话会。它的主题，是为了联络主办单位同应邀与会的社会各界人士的友谊。在这类茶话会上，宾主通过叙旧与答谢，往往可以增进相互之间的了解，密切彼此之间的关系。除此之外，它还为与会的社会各界人士提供了一个扩大社交圈的良好契机。

（2）以娱乐为主题。以娱乐为主题的茶话会，主要是指在茶话会上安排了一些文娱节目或文娱活动，并且以此作为茶话会的主要内容。这一主题的茶话会，主要是为了活跃现场的局面，增加热烈而喜庆的气氛，调动与会者人人参与的积极性。与以联谊为主题的茶话会不同的是，以娱乐为主题的茶话会安排的文娱节目或文娱活动，往往不需要事前进行专门的安排与排练，而是以现场的自由参加与即兴表演为主。它不必刻意追求表演水平的一鸣惊人，而是强调重在参与、尽兴而已。

（3）以专题为主题。所谓以专题为主题的茶话会，是指在某一特定的时刻，或为了某些专门的问题而召开的茶话会。它的主要内容，是主办单位就某一专门问题收集反映，听取某些专业人士的见解，或者是同某些与本单位存在特定关系的人士进行对话。召开此类茶话会时，尽管主题既定，仍须倡导与会者畅所欲言，并且不拘情面。为了促使会议进行得轻松而活跃，有些时候，茶话会的专题允许宽泛一些，并且允许与会者的发言稍许有所脱题。

2.茶话会的来宾

茶话会的与会者，除主办单位的会务人员之外，即为来宾。邀请哪些方面的人士参加茶话会，往往与其主题存在着直接的因果关系。因此，主办单位在筹办茶话会时，必须围绕其主题，来邀请来宾，尤其是确定好主要的与会者。

（1）本单位的人士。具体来讲，以本单位人士为主要与会者的茶话会，主要是邀请本单位的各方面代表参加，意在沟通信息、通报情况、听取建议、嘉勉先进、总结工作。有时，这类茶话会亦可邀请本单位的全体员工或某一部门、某一阶层的人士参加。有时，它也叫作内部茶话会。

（2）本单位的顾问。以本单位的顾问为主要与会者的茶话会，意在表达对有助于本单位的各位专家、学者、教授的敬意。他们受聘为本单位的顾问，自然对本单位贡献良多。同时，特意邀请他们与会，既表示了对他们的尊敬与重视，也可以进一步地直接向其咨询，并听取建议。

（3）社会上的贤达。所谓社会贤达，通常是指在社会上拥有一定的才能、德行与声望的各界人士。作为知名人士，他们不仅在社会上具有一定的影响力、号召力和社会威望，而且还往往是某一方面的代言人。以社会上的贤达为主要与会者的茶话会，可使本单位与社会贤达直接进行交流，加深对方对本单位的了解与好感，并且倾听社会各界对本单位的直言不讳的意见或反映。

（4）合作中的伙伴。合作中的伙伴，在此特指在商务往来中与本单位存在着一定联系的单位或个人。除了自己的协作者之外，还应包括与本单位存在着供、产、销等其他关系者。以合作中的伙伴为主要与会者的茶话会，重在向与会者表达谢意，加深彼此之间的理解与信任。这种茶话会，有时亦称联谊会。

（5）各方面的人士。有些茶话会，往往会邀请各行各业、各个方面的人士参加。这种茶话会，通常叫做综合茶话会。以各方面的人士为主要与会者的茶话会，除了可供主办单位传递必要的信息外，主要是为与会者创造出一个扩大个人交际面的社交机会。

茶话会的与会者名单一经确定，应立即以请柬的形式向对方提出正式邀请。按惯例，茶话会的请柬应在半个月之前被送达或寄达被邀请者之手，但对方对此可以不必答复。

3.茶话会的时间与地点

一次茶话会要取得成功，其时间、地点的具体选择，都是主办单位必须认真对待的事情。

（1）举行茶话会的时间问题，又可以分成三个具体的、相互影响的小问题，即举行的时机、举行的时间、时间的长度。

①茶话会举行的时机。在举行茶话会的时间问题上，举行的时机问题是头等重要的。唯有时机选择得当，茶话会才会产生应有的效果。通常认为，辞旧迎新之时、周年庆典之际、重大决策前后、遭遇危险挫折之时等，都是商界单位酌情召开茶话会的良机。

②茶话会举行的时间。举行的时间，在此是指茶话会具体应于何时举行。根据国际惯例，举行茶话会的最佳时间是下午四点钟左右。有些时候，亦可将其安排在上午十点左右。需要说明的是，在具体进行操作时，可不必墨守成规，而主要应以与会者尤其是主要与会者的方便与否以及当地人的生活习惯为准。

③茶话会时间的长度。对于一次茶话会到底举行多久的问题，可由主持人在会上随机应变，灵活掌握。也就是说，茶话会往往是可长可短的，关键是要看现场有多少人发言，发言是否踊跃。不过在一般情况下，一次成功的茶话会，大都讲究适可而止。若是将其限定在一个小时至两个小时之内，它的效果往往会更好一些。

（2）举行茶话会的地点问题，指的是茶话会兴办地点、场所的选择。按照惯例，适宜举行茶话会的大致场地主要有：主办单位的会议厅；宾馆的多功能厅；主办单位负责人的私家客厅；主办单位负责人的私家庭院或露天花园；包场高档的营业性茶楼或茶室等。餐厅、歌厅、酒吧等处，均不宜用来举办茶话会。

在选择举行茶话会的具体场地时，还需同时兼顾与会人数、支出费用预算、周边环境、交通安全、服务质量、档次名声等诸多问题。

【技能训练】

做一个情景模拟。请学生分组进行讨论，2人一组，分别扮演主持人和发言人。小组自行设置主持人和发言人的台词内容，在座位上进行口头演练，并论述自己表演过程中的表情、言谈、举止礼仪，多次练习，为上台表演做准备。

步骤：

（1）学生分组讨论，2人一组，讨论公司会议的要素包括哪些内容；

（2）讨论时间结束后，教师抽取学生，上台阐述公司会议的要素；

（3）请台下同学进行点评，补充遗漏知识点，纠正错误知识点；

（4）小组的两名同学分别扮演主持人和发言人，自行设置主持人和发言人的台词内容，在座位上进行口头演练，并论述自己在表演过程中应该遵守的礼仪规范；

（5）教师抽取一组同学上台表演主持人礼仪和发言人礼仪，台下同学代表参会人员仔细观看倾听；

（6）表演结束后，请台下同学进行点评，主持人和发言人在哪些方面较好地遵守了礼仪规范，哪些方面还有欠缺；

（7）教师再抽取几组同学上台表演；

（8）多次演练后，同学们对主持人礼仪和发言人礼仪都有了较为深刻的理解和掌握，小组再讨论一下参会者礼仪；

（9）讨论时间结束后，教师抽取学生，上台阐述参会者礼仪；

（10）请台下同学进行点评，补充遗漏知识点，纠正错误知识点；

（11）教师总结评论，商务会议中，与会人员应依照自己的与会身份遵守相应的礼仪规范，文明自己，方便他人，不但能够展现良好的个人形象，还能够保障会议的顺利进行。

【案例分析】

早上小王迷迷糊糊睁开眼，一看表，不好——已经9：20了！9点钟公司要开会的！可恶的闹钟，坏了，没有响铃。小王一边抱怨一边飞速地穿衣服，匆忙之下忘了系领带。

终于下了车，小王飞也似的向公司大楼跑去，再跑进大厅，一路上擦蹭他人，不住地说着对不起，跌跌撞撞地钻进了电梯。小王大口地喘着气，哎呀，没带笔记本电脑，也没带纸和笔……算了，来不及了，先赶过去再说吧。

咣当——小王撞开了会议室的大门，紧急刹住步伐，大家都抬起头来看向他。只见他头发向上直立（跑得太久太快所致），脸没洗，胡子未刮，喘着粗气，敞开着衬衫衣领，两手空空地来开会了。

小王感到自己就像一件赝品一样被大家审视，实在是无地自容，真想找个地缝钻进去躲在里头。他慌乱地溜到自己的座位上，把头深深地低了下去。发言人打破了尴尬气氛，继续刚才的话题。一切似乎都恢复了平静。

突然，一阵高亢的歌声响起：“我是一只小小小小鸟，想要飞呀飞却飞也飞不高……”原来是小王的手机响了，他一直沉浸在慌乱自责中，忘记了开会时是要把手机静音的。小王自己也被吓了一跳，几秒钟的愣神后，他手忙脚乱地把手机从兜里翻出来，挂断了电话。他再次感到众多责备的目光齐刷刷地射向自己，仿佛芒刺在背，如坐针毡，热汗未消，又出了一身的冷汗……

请思考以下问题：

（1）小王在哪些方面做得不好？

（2）应该如何遵守与会者礼仪？