（一）在外国谈判

如果在外国进行谈判，当地没有自己公司的驻扎人员，那么出国谈判人员必须有所准备。出国谈判小组在安排谈判行政管理事务时应当妥善处理以下事宜。

1.打字问题

谈判小组中至少应有一人会打字，这对于谈判小组来说是非常重要的，这会使文件的形成和电传输送非常快捷迅速，否则，就容易延误工作。

2.信纸、名片、资料和常备用品准备

谈判人员在出国前应准备好印有公司名头的信纸和名片（特别是要印专门名片），务必把谈判小组中高级成员的重要职衔都印在名片上，以引起对方的重视。此外，还要带好与谈判有关的各种数据、文件和该国家的国情资料，以及一些常备用品，如计算器、订书器、剪刀、稿纸等。

3.住所选择

谈判小组应该住在一家设备较为齐全的旅馆里，通信设备（如电话、电报、电传、计算机等）要一应俱全。谈判小组负责人应该住在私下商谈比较方便的房间。

（二）在本国谈判(www.daowen.com)

如果在国内谈判，作为东道主，应该竭尽全力，把谈判的各项事宜都安排得有条不紊，以促使谈判最终取得圆满成功。

1.选择谈判室和休息室

谈判室应宽敞，能够容纳双方的谈判人员，并且有良好的通风条件。但要注意：不能装有电话，以防止干扰和泄密。在谈判室旁边应该设有休息室，以备休会时使用，休息室里应当装有电话。

2.配备秘书和计算机

应安排一到两名秘书在附近的办公室里值班，以便传递信息，复印、打印文件。如果属于复杂的大型机械设备、生产线以及高技术的进出口谈判，还应该准备一台多功能计算机，并配备专门的操作人员。

3.安排座位，准备茶点

谈判桌和双方每个人的座位都应事先安排好，座位安排应当体现出对等。一般来说，比较好的坐法是双方谈判人员面对面地各坐一面（四五人的谈判可以围坐），谈判负责人坐在自己一方的中间。

谈判间的茶点招待要安排得恰到好处，从而形成会间小憩的和谐环境。一般来说，比较理想的场所是安排在大休息室里，这样可以使双方借此机会磋商在谈判桌上不便提出的问题，也能够缓和一下谈判的气氛。