项目采购计划编制工作的成果是形成一系列的项目采购计划书和项目采购管理所需的指导文件。这方面的主要文件包括下述几个。

（一）项目采购计划书

项目采购计划书要被称为项目资源计划书，这实际上是有关项目何时、何地、需要使用何种资源的计划安排文件。实际上项目采购计划书就是前面讨论过的项目资源计划文件，这种文件全面规定了项目实施过程中何时、何地、需要何种资源。由于前面已经做了很多讨论，所以在此就不再展开讨论了。但是必须记住：项目采购计划书是项目采购管理计划书和项目采购作业计划书的依据和约束条件。

（二）项目采购管理计划书

这是项目采购计划编制工作生成的主文件，是项目采购计划编制工作的主要成果。项目采购管理计划书全面地描述了项目组织未来所需开展的项目采购管理工作的计划和安排，这包括从项目采购管理工作的计划安排到项目招投标活动、供应商的选择、采购合同的签订、实施和合同管理与完结等各项工作的计划安排。在项目采购计划书中应该给出下列内容。

1.项目采购工作的总体安排

在项目采购管理计划书中要明确规定项目所需采购的资源和在这些资源的采购中应该开展的采购工作及其管理活动的计划与安排。

2.项目采购具体作业的要求

在项目采购管理计划书中还应该给出项目采购具体作业的各种要求和规定，这包括项目采购工作的时间进度安排和实施办法规定等。

3.项目采购使用的合同类型

这包括在项目采购中采用的是固定总价合同，还是成本补偿合同或者是单位价格合同，同时还应该规定获得合同的方式是招投标还是其他的方式。

4.项目采购的定价办法

项目采购管理计划书中要对项目所采购资源的定价办法做出规定，并以此作为选择和确定供应商或承包商的依据和评判报价与投标书的标准。

5.项目采购工作的责任

项目采购管理计划书中还应该规定在项目采购中项目业主和项目实施组织将分别承担哪些责任和工作，如谁负责询价、招投标、谈判与签约等。

6.项目采购文件的标准化

项目采购管理计划书中还应该规定谁来负责编制或获得项目采购的标准文本，这包括标准合同文本、标准采购需求文本、标准招投标文本等。

7.供应商和承包商的管理规定

该计划书中还应该规定在项目采购工作中应如何管理好供应商和承包商，这包括如何选择和监控他们以及如何确定他们的履约情况等。

8.项目采购工作与其他工作的协调(www.daowen.com)

该计划书中应该进一步规定在开展项目采购过程中如何合理地协调项目采购与项目其他方面的关系，以便更好地实现项目的目标。

项目采购管理计划书可以是正式的或非正式的、详细的或粗略的、标准的或非标准的，但是它们的内容至少应该包括上述这几个方面。

（三）项目采购作业计划书

项目采购计划编制工作的第二项成果是编制和生成一份项目采购作业计划书，项目采购作业计划书是指根据项目采购计划与各种项目资源的需求信息而制订出的关于项目采购工作的具体作业计划安排。项目采购作业计划书规定和安排了项目采购计划实施中各项具体工作的任务、日程、方法、责任和应急措施等内容。

例如，对一种在项目中大量采购的零配件而言，项目采购作业计划书中需要规定这项采购何时开始对外询价作业、何时获得各种报价、何时选择和确定供应商、何时开始发盘还盘以及合同谈判与签约等各项工作。另外，对于各种采购招投标工作则应该规定何时开始发布招标信息，何时发放标书，何时开标、决标、中标谈判签约等。这些都属于在项目采购作业计划书中安排和确定的内容。

（四）项目采购计划的其他文件

在项目采购计划的编制过程中，人们还需要针对上述三个方面的项目采购计划的主要文件，进一步生成一系列项目采购所需的其他文件，这些文件分述如下。

1.项目所需资源的自制或外购决策

根据前面所介绍的自制与外购的决策方法，正式对项目所需的各种资源与劳务做出自制或外购的决策，并制定专门的决策文件。项目所需资源的自制与外购决策文件只需要使用最简单的表格将各种所需要的资源或劳务的自制或外购决策记录清楚，并简单记录决策的原因和依据即可。随着项目实施，需要对其中的某一项或几项进行变更的时候，只需要对该文件进行变更即可。

2.项目采购要求说明文件

项目采购计划编制工作的另外一项重要成果是编制出各种资源采购的要求说明文件，在这些文件中应该充分详细地描述项目各种资源采购的要求细节，以便让供应商或承包商确认自己是否能够提供这些货物或劳务。这里所谓充分详细的要求是指必须根据所采购货物或劳务的特性、项目的需求、采购中使用的合同格式等各种采购工作细节给出具体的说明。项目采购计划编制者必须根据项目采购要求，在说明文件中清晰准确地描述所需采购具体货物或劳务的各种具体要求和规定。项目采购要求说明文件除了应该描述清楚项目采购工作本身的要求之外，还应该对项目采购的后续服务要求等进行描述和说明。

3.项目采购具体工作方法的文件

这是在项目采购计划中生成的项目采购具体工作方法的文件。项目采购具体工作方法文件有不同的种类和要求，其中最常用的有：项目招标方法、项目谈判邀请方法、项目初步意向制定方法等。项目采购具体工作方法文件是按照一定的结构或格式编写的，这既可以方便供应商或承包商准确地理解项目采购者的要求和意图，也可以方便项目资源采购者准确完整地理解来自于供应商或承包商的各种回应。这些项目采购具体工作方法文件的内容包括：相关的采购要求、说明和做法，项目采购者期望的反馈信息以及各种采购合同或协议的条款说明，等等。项目采购具体工作方法文件的内容和结构应该符合规范和标准，要按照标准格式编制以便买卖双方能够进行沟通。同时，项目采购具体工作方法文件在形式上也要有足够的灵活性，以便买卖双方能够根据需要采用更好的工作方法和交易办法。

4.项目采购的评价标准文件

在项目采购计划文件中还应该包括项目采购工作的评价标准文件和供应商或承包商的评价标准文件等。在项目采购中人们需要使用这些评价标准文件对项目采购工作和供应商及承包商的报价书、报价信或投标书等评定等级或打分。这些文件中既要有客观评价标准指标，也要有主观评价标准指标，以构成一个完整的评价指标体系。在项目采购的评价标准中购买价格仅仅是评价标准之一，还必须综合考虑质量和供货期等其他各方面的因素，以评价和确定项目采购工作。表12-1是一个综合的项目采购工作评价标准体系。

表12-1　供应商与承包商的综合评价标准体系

5.各种项目计划的更新

除了上述文件之外，在项目采购计划过程中还应根据需要对于项目前期所做各种计划进行必要的更新。这既包括对于项目集成计划的更新和对于项目专项计划的更新，也包括对于项目实施的各种业务计划的更新和对于各种项目管理计划的更新（项目质量、时间、成本和范围管理计划等），甚至包括必要时对于项目章程的更新。

另外需要指出的是，在项目采购过程中上述项目采购计划的各种文件都需要随着项目的不断展开和各种项目信息的交流而重新评估、定义、更新或修订。因为在项目的开发过程中存在着大量的不确定性，没有哪个项目能够不做必须的计划修订和更新工作。