在制订项目采购和采购作业计划编制时必须获得足够的相关信息，这样才能保证这些计划的科学性、正确性和可行性。除了各种从外部收集的信息以外，项目组织还必须得到关于项目其他管理过程中所生成的信息，这样计划才能够与整个项目的管理保持很好的统一性和协调性。所以制订这种计划需要两种信息，一是项目文件，二是项目信息。

（一）项目采购的各种信息

制订项目采购和项目采购作业计划所需的各类信息主要包括如下几个方面。

1.项目组织外部环境因素

此时的项目组织外部环境因素主要包括：各种项目所需资源市场条件，现有市场上可以获得哪些项目所需产品，现有市场上有哪些供应商和承包商，项目通过什么途径能获得这些产品等。总之，所有与项目和项目组织的约束条件和假设前提条件有关的信息都属于此列。

2.项目组织自身条件因素

项目组织自身条件因素是指项目组织在以往的项目采购过程中所积累的各种正式或非正式的与采购相关的政策、过程以及项目组织以往制订的各种项目采购合同等对具体项目采购计划和项目采购作业计划制订有帮助的各种条件和信息。例如，项目组织的项目采购政策和项目组织在采购方面的财务政策等都属于此列。

（二）现有的项目相关文件(www.daowen.com)

项目组织现有项目相关文件也是项目采购计划制订的主要依据，这方面的信息主要包括如下几个方面的具体内容。

1.项目章程和项目集成计划

它们给出了项目的目标、要求、限制条件和假设条件等，同时给出了项目各种要素、各个方面的集成和配置关系以及由此生成的项目各种基本要求和规定。例如，项目资金的限制条件规定、交货日期的规定、健康安全和环保的规定等等都属于此列。

2.项目范围计划和项目工作分解结构与活动清单

项目范围计划描述了一个项目的边界和内容，其中就包含有在项目采购计划中必须考虑的项目范围要求与组织战略等方面的重要信息。项目的工作分解结构及其字典和项目活动清单也是项目采购管理的重要依据之一，因为项目资源都是为完成项目工作而准备的，这些文件可以提供有关项目范围的信息，人们可以据此分析得到完成项目所需资源的种类、数量以及品质要求等信息。

3.项目其他方面的文件

在制订项目采购计划时还必须要使用其他的项目管理计划作为依据和参照，主要有项目工期计划、项目成本计划、项目质量计划、项目资金计划、项目人员配备计划和项目风险清单等。其中，项目风险清单主要是有关项目采购方面的风险，这是人们制订项目采购和采购作业计划的根本依据之一。