任何项目管理工作都是由一系列管理过程构成的，项目采购管理也是由一系列管理阶段和过程构成的。在项目采购管理中买主是起决定性作用的，所以项目采购管理要从项目资源买主的角度来讨论。因此项目采购管理就是从买主的角度出发而开展的一系列管理工作和过程，这些具体管理工作和过程主要包括如下几个方面。

（一）计划安排项目采购和采购工作

为满足项目的需要就必须根据项目集成计划和资源需求，确定出项目在什么时间需要采购什么产品、怎么采购这些产品，并据此编制出详细可行的项目采购计划。项目采购计划是项目采购管理的核心文件，是项目采购管理的根本依据之一。同时，为保证能够按时、按质、按量获得各种货物或劳务，人们还必须制订出项目采购工作的计划。这是有关项目何时开展所需货物或劳务产品的询价、订货、签订合同等工作的具体计划，它是确保项目采购能够按时、按质、按量和在需要的时候到位的一种管理安排。

（二）计划安排项目合同订立

计划安排项目合同订立的过程就是准备各种项目合同订立所需各种文件，以便为后续的项目合同买方的投标邀请提供支持和为进一步的卖方选择提供支持。这包括三项工作，一是各种用于征询项目供应提案的采购文件，二是各种采购评价使用的规范，三是项目合同工作的说明。例如，常用项目文档包括投标邀请函、提案要求任务书、报价单要求书、招标通知和谈判邀请等，这些都属于计划安排项目合同订立的工作范畴。

（三）向供应商或承包商询价

这是项目组织为获得各种资源所开展的具体采购工作的第一步，包括在项目采购中搜寻市场行情、获得资源报价或各种实施劳务及资源的招投标报价，以及获得供应商和承包商给出的各种信息、要求、报价单、投标书等文件的实际工作都属于这个范畴。这主要是使卖方提供各种信息、报价、发盘、提案等文件的工作。

（四）选择承包商和供应商(www.daowen.com)

这是在项目采购过程中，在获得多个供应商或分包商的报价等相关信息之后，按照一定的承包商和供应商选择评价标准或规范，从所有的候选供应商或承包商中选择出一个或多个进行项目采购合同洽谈和订立，以便最终购买其货物或劳务的一项具体工作。

（五）项目合同管理

这包括与选定的各个卖主完成采购合同谈判，以及合同签订以后所开展的项目采购合同履约管理和对承包商评价的工作。这是买主与卖主之间的整个合同关系的管理工作，也包含对卖方在项目供应合同的履约过程的评价。除了项目买主和卖主之间的项目合同管理外，项目实施组织也同样需要对其与项目业主/客户之间的合同进行有效管理。

（六）项目合同终结

这是在项目采购合同全部履行完成前后，或者是某项合同因故中断与终止前后所开展的各种项目采购合同结算或决算，以及各种产权和所有权的交接过程。这一过程中包括了一系列的关于项目采购合同条款实际履行情况的验证、审计、完成和交接等管理工作。

项目采购管理的工作内容和过程基本上是按照上述顺序进行的，但是不同阶段或工作之间有相互作用和相互依存的关系以及某种程度的相互交叉重叠。在项目采购过程中，买主一方需要依照采购合同条款，逐条、逐项、逐步地开展项目的采购管理，甚至在必要的时候向各方面的专家寻求项目采购管理方面的专业支持。当然对于许多小项目而言，这种管理会相对简化，而一般大型项目的采购管理则比较复杂和要求较高。